Comment rouvrir les bureaux en toute sécurité ?

Le point de vue du DRH

Lorsque j’ai commencé ma carrière, assurer la continuité de nos activités face à une situation aussi délicate que le COVID-19 aurait été difficile, voire impossible. Nous étions dépendants de nos bureaux. Les ordinateurs étaient à peine une option, et si vous en possédiez un, il s’agissait d’un modèle de bureau, physiquement relié au réseau LAN.

Heureusement aujourd’hui nous avons gagné en flexibilité et utilisons des technologies bien plus agiles. Les ordinateurs portables, les mobiles, le Wi-Fi, le cloud… sont autant d’outils qui ont permis à beaucoup d’entre nous de maintenir notre productivité en dehors de notre lieu de travail « habituel ».

Malgré cela, ces derniers mois nous ont permis d’en apprendre énormément en venant perturber nos routines de travail. J’ai eu l’occasion de discuter avec des dirigeants de tous les secteurs, dans le monde entier et nous nous accordons tous sur un point : le travail ne sera plus jamais le même. De la sécurité des employés aux installations, en passant par les services sur le lieu de travail et la continuité d’activité, le travail a bel et bien changé. Et pour toujours.

À quoi cela nous mène-t-il ?

Alors que les directives de confinement s’allègent dans bon nombre de nos régions, j’entends beaucoup parler de « retour au travail ». Mais ce terme simpliste ne peut s’appliquer à toutes les situations. Le travail n’est pas une notion universelle. Les secteurs varient et les lieux de travail ont des empreintes diverses : les ateliers de fabrication, les terres agricoles, les points de vente au détail, les centres d’appels et sans oublier les espaces de travail traditionnels. Voici comment je vois les choses :

• Il est vrai que dans certains secteurs, les employés qui ont été mis au chômage ou licenciés verront, espérons-le, un « retour au travail ».
• Mais ceux qui précédemment se rendaient sur un lieu de travail et qui aujourd’hui travaillent à domicile doivent davantage faire face à un « retour sur le lieu de travail ».
• Il y a donc une « préparation des effectifs » à mettre en œuvre. Il nous faut organiser le retour des employés sur leur lieu de travail, tout en se respectant les réglementations et en dispensant les formations nécessaires.

Au fur et à mesure que les économies prospèrent à nouveau, cette diversité opérationnelle accroît la complexité du retour au travail. Cette situation fait écho aux conversations que j’ai avec d’autres DRH. Nous devons passer de la gestion de crise pure à la gestion des nouvelles façons de travailler. Cette période a également ouvert la possibilité pour les employeurs d’être encore plus créatifs et flexibles dans la façon dont ils répondent aux besoins « employé-employeur ».

Une nouvelle ère d’expériences pour les employés et les clients

Le retour sur le lieu de travail exige une planification et une exécution minutieuses, le tout arboré d’une agilité organisationnelle. Les différents services de l’entreprise doivent travailler ensemble afin de créer une expérience sécurisée et plus productive pour les employés. Les systèmes et les accès doivent être simples, transparents et disponibles via tous les périphériques.

Les logiciels d’hier et les processus manuels lents et obsolètes n’ont plus lieu d’être. Les feuilles de calcul deviennent inutiles. Le lieu de travail de demain (ou dirons-nous, d’aujourd’hui) doit gérer digitalement les workflows complexes pour fournir aux employés les services et les expériences dont ils ont besoin pour effectuer leur travail de manière transparente et efficace.

Les workflows digitaux, doublés d’une approche compassionnelle, sont essentiels alors que nous nous adaptons et concevons la « normalité de demain ». Partout dans le monde, nous constatons que les entreprises plus avancées dans ce type de transformation digitale sont bien mieux équipées pour gérer cette période. Elles sortiront de cette crise, dotées d’effectifs productifs et engagés. Du point de vue opérationnel, elles seront davantage prêtes pour le retour de leurs employés au travail, chez eux s’ils le souhaitent, ou au bureau.

Il y aura toujours des défis à relever à mesure que nous suivrons la feuille de route et rouvrirons les entreprises à travers le monde. Nous apprendrons au fur et à mesure, nous nous adapterons et nous changerons si nécessaire. C’est pourquoi je prévois une approche progressive. Nous souhaitons tous gérer correctement les questions de santé et de sécurité des employés. Tout le monde ne retournera pas sur le lieu de travail en même temps et nous pensons que beaucoup auront des horaires spécifiques, des espaces et des ressources attribués, ainsi qu’une collaboration physique limitée. Certains devront porter des masques ou prendre leur température.

Une transformation digitale propulsée par la technologie

Mais comment faire pour tout mettre en place ? Il faut avant tout ne jamais perdre de vue la santé et la sécurité des employés, ni celle de leurs familles. Il nous faut les diriger avec compassion et adopter une approche axée sur les personnes.

Pour aller plus loin, voici les actions que je recommande :

Impliquez-vous auprès des employés pour les informer de vos plans et écoutez leur feedback. Adaptez-vous si nécessaire.

• Déterminez qui doit détenir telle ou telle information et communiquez de manière ciblée. Commencez par la direction de l’entreprise. Fournissez-leur des documents qui leur permettent de communiquer en cascade au sein de leurs organisations. Tenez les responsables informés. Distribuez-leur des FAQ, afin qu’ils puissent répondre aux questions les plus attendues.
• Posez des questions aux employés. Prenez le pouls de la situation à mesure que vous avancez. Mesurez leur opinion sur vos communications, votre empathie, votre assistance informatique, leur sentiment de sécurité et leur productivité. Si nécessaire, prenez des mesures en fonction de leur feedback.
• Faites-en sorte que les employés disposent d’informations à jour. Assurez-vous que les informations les plus importantes concernant le retour sur le lieu de travail sont claires pour les employés, où qu’ils les cherchent.

Automatisez vos étapes de retour au travail.

• Réunissez régulièrement une équipe inter-fonctionnelle afin d’évaluer les progrès, prendre des décisions et communiquer avec la direction et les employés. Incluez, au minimum, les fonctions support, le service IT, le service juridique et les RH. Assurez-vous d’avoir une matrice de décision claire. Ensemble, nous sommes meilleurs, mais quelqu’un doit prendre les décisions finales.
• Digitalisez les processus de préparation des employés et du lieu de travail. Tout cela est probablement nouveau pour vous, mais c’est aussi une opportunité de workflow. Il s’agit notamment de surveiller l’état de santé, de gérer les EPI, de fournir des badges intelligents, d’envoyer des notifications lorsque le nettoyage vient d’être effectué, d’enregistrer les visiteurs, etc.
• Proposez des processus digitaux pour le recrutement et l’onboarding de nouveaux employés. Aidez-les à s’adapter rapidement et de façon conviviale et agile.

Garantissez un environnement de travail sûr.

• Même si cela paraît évident, nettoyez, désinfectez et assainissez les bureaux et autres lieux de travail. Pour aller encore plus loin, digitalisez les demandes et les rapports de propreté, pour que les employés puissent rapidement avertir (par exemple à partir d’un appareil mobile) les fonctions support lorsqu’un bureau, une salle de conférence, une caisse, un équipement ne sont plus utilisés, afin qu’ils puissent être nettoyés.
• Gérez les horaires de travail de manière appropriée et planifiée. Simplifiez la planification de la présence des employés et des invités sur site. Informez sur les nouvelles règles et procédures sous format digital, afin que chacun sache à quoi s’attendre.
• En fonction de votre secteur d’activité, créez une liste de vérification de la conformité à mettre à jour régulièrement pour vous assurer que les responsables des lieux de travail et des fonctions support respectent les directives.

La feuille de route de réouverture et les nouvelles méthodes de travail, ainsi que l’environnement professionnel, font partie d’un chemin que nous parcourons ensemble. Une chose est sûre, les entreprises doivent transformer leur mode de fonctionnement dès le retour sur le lieu de travail. L’environnement de bureau de mon début de carrière a cédé la place aux ordinateurs portables, au Wi-Fi, aux équipements mobiles et aux assistants vocaux. Pour les employés d’aujourd’hui et de demain, le lieu de travail traditionnel est déjà un artefact pré-COVID.

En savoir plus sur ServiceNow