Source-to-Pay Operations : l’outil indispensable pour réduire les coûts et augmenter les taux de satisfaction

Depuis le lancement des workflows Finances et Chaîne d’approvisionnement au mois de mai, j’ai eu de nombreuses occasions de discuter avec des clients de ServiceNow. Ils veulent savoir comment nous utilisons la Now Platform pour relever les défis que leurs équipes métier rencontrent tout au long du processus source-to-pay.

ServiceNow Source-to-Pay Operations automatise et organise les activités liées aux achats, de l’intégration des fournisseurs à la gestion des demandes d’achats indirects, en passant par la confirmation de la réception et le paiement des fournisseurs en échange des produits ou services fournis. La solution relie les systèmes, les équipes et les sources de données. Elle rassemble même les parties prenantes externes sur une seule plateforme pour simplifier et accélérer les processus.

Une méthode de travail plus simple et efficace

Aujourd’hui, presque toutes les entreprises utilisent un amalgame de systèmes pour répondre aux divers besoins et exécuter les différentes tâches du processus source-to-pay. Pour les employés comme pour les fournisseurs, il peut être très frustrant de naviguer dans différents systèmes et de tenter de comprendre les processus ou les états d’avancement.

Pour les professionnels des achats, cela implique un trop grand nombre de processus manuels, en particulier en ce qui concerne la saisie de données. Chaque étape manuelle ralentit votre processus actuel et offre des possibilités de contournement. Il n’est donc pas étonnant que les entreprises peinent à augmenter la part des dépenses contrôlées.

Il existe une méthode de travail à la fois plus simple et plus efficace pour vos employés. Source-to-Pay Operations comprend trois produits :

1. Sourcing and Procurement Operations automatise le processus source-to-receipt pour fluidifier les achats et la gestion des dossiers entre les équipes, de manière à permettre aux professionnels de l’approvisionnement et des achats de se concentrer sur les priorités stratégiques, notamment constituer une base de fournisseurs de meilleure qualité et négocier des contrats plus favorables.
2. Supplier Lifecycle Operations vous permet d’intégrer rapidement les fournisseurs, de gérer sans effort les données fournisseurs, d’ajouter les contacts fournisseurs essentiels, de surveiller les performances des fournisseurs et d’améliorer la productivité des équipes qui interagissent avec les fournisseurs afin de les aider à en faire plus, plus facilement, sans avoir à augmenter les effectifs.
3. Accounts Payable Operations aide les services financiers à simplifier et à coordonner les activités indispensables pour payer les fournisseurs avec précision, du rapprochement des factures aux bons de commande, jusqu’aux réceptions des marchandises, en passant par les approbations et par l’émission des paiements, afin de permettre à votre entreprise de payer en toute confiance et d’améliorer ses relations avec les fournisseurs.

Donner plus de moyens aux employés

Les équipes en charge du processus source-to-pay (achats, réception, comptes fournisseurs, etc.) peuvent désormais se concentrer sur des activités plus stratégiques :

• Optimisation des dépenses
• Réalisation des objectifs en matière d’achats plus responsables et de respect des critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG)
• Création d’une base de fournisseurs plus résiliente et de meilleure qualité
• Paiement des fournisseurs fiable, précis et dans le respect des délais

Telles sont les tâches que les équipes sont censées effectuer tout au long du processus source-to-pay. C’est précisément ce pour quoi vous les avez embauchées et ce qu’elles aspirent à faire. Toutefois, il arrive trop souvent que les employés soient submergés par les e-mails de demande de suivi ou par les tâches manuelles de saisie des données, qui leur prennent énormément de temps et d’énergie, sans apporter de valeur ajoutée à l’entreprise.

Source-to-Pay Operations réduit la charge de travail afin d’aider vos employés à suivre les processus d’achat établis et de donner plus de temps aux professionnels des achats pour se concentrer sur les activités à valeur ajoutée, tout en maintenant les fournisseurs dans la boucle. Source-to-Pay Operations offre de nombreux avantages :

• Deux fois plus de demandes et de fournisseurs traités par votre équipe d’achat
• Identification d’opportunités de remises en consolidant les dépenses et en profitant de remises pour paiement anticipé
• Amélioration de la qualité des fournisseurs et réduction de la fraude grâce à une intégration des critères ESG et de la gestion des risques
• Création d’une meilleure expérience pour tous grâce à un environnement de travail unique et convivial

Connecter les systèmes et créer de la valeur

Si vous utilisez déjà la Now Platform, tout cela peut vous sembler familier. Nous utilisons toutes les technologies fondamentales de la plateforme (workflows, gestion des dossiers, IA) et nous les appliquons au domaine des achats.

Si vous êtes un professionnel des achats, envisagez ServiceNow comme un guichet unique pour aider vos employés à accomplir leur mission. Source-to-Pay Operations se connecte aux systèmes sous-jacents (solutions ERP ou d’approvisionnement, par exemple) et les complète afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de vos investissements existants, tout en simplifiant la vie de vos employés.

Les workflows Finances et Chaîne d’approvisionnement de ServiceNow illustrent et répondent à l’idée selon laquelle nous avons besoin de nouvelles façons plus efficaces d’envisager les systèmes métiers qui couvrent à la fois les équipes, les applications et les flux de données. Vous pouvez désormais dire Oui à la réduction des coûts et à une plus grande satisfaction de vos employés.

En savoir plus sur les workflows Finances et Chaîne d’approvisionnement.