ServiceNow en Coca-Cola European Partners bieden blauwdruk voor veilige terugkeer naar de werkplek

Velen van ons werken al meer dan zeven maanden gedwongen thuis, zeker in de Verenigde Staten.

Dat zijn zeven maanden waarin onze partners, kinderen en ouders onze collega’s zijn geworden. En ik weet het niet hoe het met u zit, maar ik word er een beetje rusteloos van.

Als dit artikel in Wall Street Journal een indicatie is, ben ik lang niet de enige. Ondanks een aanvankelijke verhoging van de productiviteit beginnen duidelijk scheuren in de ervaring van werken op afstand te ontstaan.

Natuurlijk zijn dit de zorgen van een paar bevoorrechte mensen. Hoewel ik naar kantoor wil terugkeren, is dit geen vereiste voor mijn baan. Voor anderen is terugkeren naar het werk niet optioneel. Het is hun broodwinning, en hoe langer het duurt, des te groter de kans dat we een K-vormig herstel ervaren waarbij een hoogopgeleide groep professionals economisch terugveert terwijl alle anderen tegen problemen blijven aanlopen.

Wat we daarom allemaal willen—en nodig hebben—is een veilige terugkeer naar het werk .

Toen de omvang van de COVID-19-crisis duidelijk werd, heeft ServiceNow alles op alles gezet om ervoor te zorgen dat onze klanten de crisis aankonden. Het resultaat, de Safe Workplace-suite met apps, is al drie maanden actief. De apps zijn door meer dan 800 organisaties gedownload. Bedrijven over de hele wereld gebruiken deze oplossingen voor contactonderzoek, veiligheidsbeheer op de werkplek en gezondheidsscreening en bereidwilligheid van werknemers.

De afgelopen maanden hebben we de apps real time verder ontwikkeld.

We hebben zeven softwarereleases geïmplementeerd. Ondanks een steeds veranderende wereldwijde situatie hebben we enorme vooruitgang geboekt. Vanwege die vooruitgang heb ik er vertrouwen in dat ik in ieder geval een inschatting kan maken van hoe veilig mijn werk weer kan worden uitgevoerd. Deze blauwdruk is grondig getest en verankerd in de Safe Workplace Apps van ServiceNow.

Lessen van Coca-Cola European Partners
Coca-Cola European Partners (CCEP), ‘s werelds grootste Coca-Cola-bottler qua inkomsten, gebruikte onze Workplace Safety Management-app om zeer snel te reageren in zes verschillende landen—Frankrijk, Groot-Brittannië, Spanje, Portugal, België en Bulgarije—om een veilige, zorgvuldige terugkeer naar het werk mogelijk te maken met de juiste hulpmiddelen en protocollen. CCEP’s terugkeer naar het werk is mooi beschreven in het verhaal en video-interview van ZDNet van afgelopen week, How Coca-Cola European Partners juggles supply chain, offices amid COVID-19 .

Deze protocollen beginnen ruim voordat managers een kantoor openen. Toen COVID-19 voor het eerst opdook, bevond CCEP zich in de positie om snel te reageren en de vele behoeften van zijn medewerkers te ondersteunen. CCEP, al lange tijd klant van ServiceNow HR Service Delivery (HRSD), was in staat om in slechts zes dagen naadloos een coronavirus-supporthub te implementeren op de werknemersserviceportal van ServiceNow om cruciale informatie op één plek te centraliseren.

De hub heeft drie toepassingen. Ten eerste heeft CCEP 252 artikelen in negen talen geüpload om medewerkers te blijven informeren en gerust te stellen. Ten tweede heeft de organisatie een eenvoudige rapportagefunctie ontwikkeld waarmee medewerkers hun gezondheidssituatie en quarantainestatus konden doorgeven. Ten derde gebruikten managers de portal om updates van hun teams te ontvangen en hun teams ook te informeren.

Deze mogelijkheden bieden uiteindelijk volledig inzicht, zodat leidinggevenden de juiste maatregelen kunnen nemen om hun organisatie te beschermen.

“Onze mensen produceren, verkopen en distribueren ‘s werelds meest geliefde drankjes in 13 landen in West-Europa, en voelden zich nu meer dan ooit verplicht om aan de eisen van onze klanten te voldoen”, aldus Nico Orie, VP of People and Culture bij CCEP, in een presentatie aan mijn team.  “[De hub] was een geweldige eerste stap en was heel eenvoudig in gebruik te nemen. Het implementeren van services en het vastleggen van gegevens verliep zeer snel, zodat we hierover verslag konden uitbrengen. ServiceNow bood ons een flexibel platform voor de implementatie van workflows om onze strategie voor een terugkeer naar het werk van 23.000 kantoor- en magazijnmedewerkers in zes landen vorm te geven.”

Deze eerste reactie vormde de basis voor de terugkeer naar het werk van CCEP. Het bedrijf kwam uit op de ServiceNow Workplace Safety Management-app, onderdeel van de Safe Workplace-suite van ServiceNow, en rolde deze uit in minder dan drie weken. Met behulp van de app reserveren werknemers werkplekken, houden managers de kantoorcapaciteit bij, worden schoonmaakdiensten geautomatiseerd en beschikken leidinggevenden over het inzicht dat nodig is om toezicht te houden op de gehele bedrijfsvoering.

“Het is een totaaloplossing voor iedereen: werknemers, managers, facilities en leidinggevenden”, legt Orie uit. “In het nieuwe normaal moeten werknemers alles reserveren voor gebruik: vergaderruimten, fitnessapparatuur, enz. De eenvoud van de app neemt frustraties en onzekerheid weg.”

Binnen twee maanden na de introductie hebben bijna 6.000 CCEP-kantoormedewerkers in zes landen en op tien werklocaties de ServiceNow-app gebruikt om veilig meer dan 40.000 werkruimten op kantoor te reserveren.

“De ServiceNow-app is zeer goed ontvangen”, voegde Orie toe.  Mensen waren positief verrast over de snelheid en het gebruiksgemak. We zijn overgestapt van processen op papier en in Excel naar een gebruiksvriendelijke digitale oplossing, waarbij we ook processen hebben geïntegreerd in de back-end, bijvoorbeeld met facilities. In al mijn jaren in de HR-sector heb ik nooit zo’n positieve, spontane reactie gehad op een applicatie. Het heeft ook iets ‘cools’.  Mensen vinden het geweldig dat we vooroplopen in de digitale HR-wereld en dat we hen in recordtijd een eenvoudige en elegante oplossing hebben geboden.”

“Zoals iedereen merkt, is de COVID-crisis in elk land anders. Het is op elke locatie anders”, aldus Orie.  “Daarom heb je iets nodig dat heel flexibel is.”

Terwijl de pandemie zich elke dag ontwikkelt en verandert, blijft ServiceNow die flexibiliteit bieden. En hoewel het niet gemakkelijk is om weer aan het werk te gaan, heeft CCEP er dankzij de samenwerking met ServiceNow vertrouwen in dat het de juiste keuze is voor zijn werknemers. Orie en zijn Coca-Cola-team zijn nu op zoek naar oplossingen voor de rest van het jaar en 2021.

Orie heeft een advies voor HR- en Facility managers die hun terugkeer naar de werkplek plannen: “Maak tempo en probeer niet het onmogelijke te doen. Verandermanagement is een belangrijk onderdeel van de terugkeer naar het werk en technologie is slechts een van de ondersteunende factoren.”

Hij zei dat het belangrijk is om te investeren in communicatie, training en instructie, en hij benadrukte het belang van steun van het hoger management.

“COVID-19 is de ultieme test van een snelle en slagvaardige aanpak,” voegt Orie toe.  “Het gaat om vooruitgang boven perfectie. Blijf flexibel in uw aanpak en de manier waarop u de ServiceNow-applicaties implementeert. In sommige landen hebben we een tweede golf (van COVID-19-besmettingen) gezien en overheden raden werknemers daar aan niet naar het werk te gaan.”

Orie zei dat CCEP met de huidige toename in besmettingen waarschijnlijk nog enige tijd zal vertrouwen op de ServiceNow-apps.

Dit bevestigt onze beslissing en inzet om deze apps meer dan vier maanden geleden te bouwen en bij te blijven werken. Geen enkele medewerker mag bang zijn voor die vooruitgang. Wanneer iedereen weer naar kantoor gaat, kunnen we helpen dit op een veilige manier te doen.

© 2020 ServiceNow, Inc. Alle rechten voorbehouden. ServiceNow, het ServiceNow-logo, Now en alle overige ServiceNow-merken zijn handelsmerken en/of gedeponeerde handelsmerken van ServiceNow, Inc., in de Verenigde Staten en/of andere landen. De andere bedrijfsnamen, productnamen en logo’s kunnen handelsmerken zijn van de respectievelijke bedrijven waaraan zij gelieerd zijn.

Kom meer te weten over ServiceNow