Overal in de zakenwereld wordt algemeen geaccepteerd dat we dingen anders moeten doen en de manier waarop we werken moeten omvormen om betere, snellere en duurzamere voordelen te behalen voor klanten, de maatschappij en onszelf.
Dit was duidelijk voor het begin van de COVID-19-crisis en de afgelopen maanden werden bedrijven aangemoedigd, misschien zelfs gedwongen, om deze ideeën om te zetten in actie. Wat ooit ‘beste bedoelingen’ waren om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en efficiënter te maken, werd plotseling een topprioriteit voor bedrijven om te kunnen overleven en te presteren.
Flexibiliteit meten
Het concept flexibiliteit staat centraal bij deze nieuwe honger naar processen en efficiëntie. Het is geen nieuw fenomeen, maar flexibele bedrijven zijn veelbesproken. Pioniers als Spotify oogsten bewondering, maar hun voorbeeld wordt meestal niet gevolgd.
Een nieuwe whitepaper van IDC*, gesponsord door ServiceNow, waarin kenmerken van flexibiliteit werden gemeten bij Europese bedrijven op basis van hun capaciteiten, processen en prioriteiten, laat de belangrijkste kenmerken van een flexibele organisatie zien en in welk stadium bedrijven zich bevinden in de zoektocht naar flexibiliteit.
Het onderzoek toonde aan dat flexibele bedrijven:
- Zich meer richten op leiderschap en structurele flexibiliteit
- Snel herstellen en volledig profiteren van een crisis
- Bij nieuwe oplossingen prioriteit geven aan time-to-market boven ‘perfectie’
- Geavanceerder zijn in hun digitale activiteiten en gebruikmaken van digitale processen bij een breed scala aan gebruiksscenario’s
- Beter presteren op verschillende bedrijfsmeetwaarden
Volgens de whitepaper van IDC* wordt bijna de helft (45%) van de bedrijven in Europa gecategoriseerd als ‘in beweging’, halverwege organisatorische flexibiliteit, terwijl 34% op de lagere niveaus ‘statisch’ of ‘niet-verbonden’ staat.
Er is dus duidelijk werk aan de winkel. Maar hoe bewust zijn bedrijven van deze behoefte en gaan ze aan de slag met flexibiliteit?
De mythen over flexibiliteit aanpakken
Voordat we in detail kunnen bekijken hoe we een flexibele transformatie kunnen realiseren, is het belangrijk om enkele van de gemeenschappelijke fabels over flexibiliteit te overwegen (en te ontkrachten).
Een belangrijke misvatting is dat flexibele werkmethoden niet beheersbaar zijn vanwege hun snelle en soepele aard. Het is echter goed mogelijk om flexibel gedrag te industrialiseren en de laag van beheersbaarheid en consistentie toe te voegen.
Sterker nog, hoe meer controle bedrijven kunnen implementeren, hoe sneller ze reageren, hoe beter ze georganiseerd zijn en hoe sneller ze kunnen herstellen – allemaal belangrijke kenmerken van een flexibel bedrijf. Gegevens spelen ook een belangrijke rol bij het bieden van de operationele dashboards aan bedrijven. Die hebben ze nodig om betere en snellere besluitvorming te realiseren op basis van de resultaten die ze nodig hebben.
Een andere mythe is dat geen flexibele transformaties kunnen worden gestimuleerd in grote en complexe ondernemingen. De essentie van flexibiliteit is stapsgewijs te werk te gaan, wat leidt tot een incrementele waarde die in de loop van de tijd tot flexibeler gedrag leidt. Een manier om dit in een organisatie te implementeren is door een flexibele routekaart te introduceren, die een incrementele waarde levert die in de loop der tijd tot flexibeler gedrag leidt. Op deze manier wordt het proces zorgvuldig beheerd en kunnen successen worden gecommuniceerd en gevierd, wat leidt tot een bredere acceptatie binnen het hele bedrijf.
Een flexibiliteitstransformatie doorvoeren
Hoe kunt u deze status bereiken nu u de mythen rond flexibele bedrijven hebt geïdentificeerd en ontkracht? En welke rol speelt technologie?
Organisaties die een voorsprong willen, moeten zich richten op het transformeren van hun technologische stack, het verminderen van de complexiteit en het digitaliseren van workflows voor bedrijfsactiviteiten. Dit omvat drie hoofdprocessen: Interne IT-ondersteuning, klantgericht en werknemersgericht. Door deze processen met elkaar te verbinden, kunnen organisaties de digitale blauwdruk of de digitale tweeling van hun organisatie creëren. Zo krijgen ze de transparantie en zichtbaarheid die op bedrijfsniveau nodig zijn om snel te kunnen reageren op en zich aan te passen aan veranderingen.
Aan de technologie en het framework alleen hebben ze echter niet genoeg. Alle hulpmiddelen kunnen aanwezig zijn, maar als u de cultuur, het begrip en de communicatie niet volledig hebt geïmplementeerd, kan er geen sprake zijn van consistentie of verbondenheid.
Mensen spelen een enorme rol in elke flexibiliteitstransformatie. Het lijkt misschien een open deur, maar we moeten ons richten op het menselijke element in plaats van alleen naar rollen of personeelsbezetting te kijken. We moeten mensen coachen om leiders te zijn, niet managers.
Managers controleren en bewaken zaken. Leiders inspireren, coachen en ondersteunen. Het is van essentieel belang dat u deze inspirerende rolmodellen zichtbaar maakt en mogelijkheden geeft, van hoog naar laag in de organisatie, wanneer u ingrijpende transformatiemaatregelen probeert te implementeren.
Organiseren rond een gemeenschappelijk doel
Ik heb jarenlang met bedrijven samengewerkt op het gebied van flexibiliteit en ik heb een zeer duidelijke les geleerd: het herstructureren van de manier waarop u werkt en uitvoert, is veel effectiever dan het opnieuw structureren of toevoegen van lagen. Dat lijkt misschien hetzelfde, maar dat is niet het geval.
Als u kijkt naar de manier waarop u uw bedrijfsstrategie uitvoert, zijn er veel verschillende functies betrokken: Marketing, PR, Sales, Business Development, R&D en Legal, om er maar een paar te noemen. Ze moeten allemaal betrokken worden bij het proces, allemaal deel uitmaken van dezelfde waardestroom en daarom moeten ze niet op een eilandje zitten en werken volgens hun eigen KPI’s op basis van factoren die verband houden met hun eigen doelen.
Flexibele bedrijven organiseren alle afdelingen en teams rond gemeenschappelijke doelen met gemeenschappelijke KPI’s om het bedrijfsmodel te stimuleren bij het leveren van de producten of diensten aan hun klanten. Elke afdeling draagt eigen expertise en specialistische vaardigheden bij aan het behalen van deze doelen, maar de organisatie is gericht op het uiteindelijk leveren van de overeengekomen resultaten. Sommige bedrijven begonnen op deze manier, maar veel werken nog steeds met een silo-aanpak die kan leiden tot incompatibele of zelfs concurrerende prioriteiten binnen organisaties. Of we zien complexe processen over meerdere afdelingen, wat leidt tot het doorgeven van taken, vertragingen en lange en complexe feedbacklussen, waardoor bedrijven in dit opzicht een enorm potentieel hebben voor verbetering.
Het onderzoek van IDC is in veel opzichten bemoedigend. Hoewel Europese bedrijven nog steeds aan het begin van hun flexibiliteitsomslag staan, is het enorm positief dat ze eraan zijn begonnen.
Accepteren dat verandering nodig is, vormt een geweldige eerste stap en met de juiste ondersteuning, cultuur en tools kunnen bedrijven op slechts één manier naar een flexibelere toekomst gaan.
De mate van flexibiliteit van uw organisatie beoordelen
Hoewel de meeste organisaties van mening zijn dat flexibiliteit van strategisch belang is voor hun toekomstige succes, tonen IDC-benchmarkinggegevens aan dat 79% van de organisaties nog steeds in een vroeg stadium van hun flexibiliteitsomslag is. Dus waar zit uw organisatie? En hoe verhoudt zich dit zich tot andere organisaties in uw sector?
(*Bron: Whitepaper van IDC, gesponsord door ServiceNow, IDC #EUR146988320, “ Agility: The strategic imperative to survive and thrive in volatiles times”, November 2020)
Kom meer te weten over ServiceNow
