Hoe vooraf gebouwde ERP-workflows moeilijke source-to-pay-activiteiten temmen

Verouderde ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) zijn goed in het uitvoeren van transacties en het produceren van uitvoer op basis van documenten, zoals inkooporders. Maar ze kunnen niet leveren als het gaat om het verbinden van het werk van gebruikers tussen afdelingen en functies. Vooraf gebouwde ERP-workflows kunnen hierbij helpen

Ik heb meer dan 25 jaar in het ERP-domein doorgebracht en heb slechts een handjevol klanten met één ERP-instantie gezien. De meeste bedrijven hebben heterogene landschappen met veel ERP-instanties van verschillende releaseniveaus met pointoplossingen daarbovenop.

Organisaties worden geconfronteerd met uitdagende economische omstandigheden en systeemomgevingen die duur en moeilijk te onderhouden zijn, en zoeken naar manieren om kosten te verlagen en efficiëntie te creëren. Tegelijkertijd vragen ze zich af hoe ze hun werknemers en externe belanghebbenden, zoals leveranciers, betere belevingen kunnen bieden.

Moeten ze innoveren of risico's verminderen? Moeten ze de kosten verlagen of zich richten op het opbouwen van wederzijds voordelige leveranciersrelaties? Het antwoord op beide vragen is ja. Organisaties kunnen uitgaven beheren en beheersen, bedrijfsvoering schalen en doelen voor risico's en milieu, maatschappij en governance (ESG) bereiken met vooraf gebouwde ERP-workflows.

Problemen met ERP-implementatie aanpakken

ERP-systeemomgevingen zijn doorgaans al tientallen jaren gegroeid, vaak door fusies en overnames. Ze worden vaak belast door aanpassingen, add-ons en extensies. Als gevolg hiervan werken teams vanuit meerdere bronnen van waarheid die beperkte zichtbaarheid bieden en silo's aanmaken. Dit verhindert integratie en samenwerking tussen verschillende functies.

Gebrek aan geschikte systeemondersteuning kan leiden tot aanzienlijk "lawaai" in het inkoopproces. Bijvoorbeeld: Werknemers zijn gefrustreerd over moeilijk te gebruiken gespecialiseerde systemen, dus ze gaan online bestellen. Ze omzeilen gevestigde inkoopprocessen, waarbij ze ervoor kiezen hun aankopen als onkosten te declareren in plaats van bestaande leveranciers en contracten te gebruiken. Dit bemoeilijkt het uitgavenbeheer, wat leidt tot minder kortingsmogelijkheden.

Op hun beurt worden inkoop- en financieringsspecialisten die al zwaarbelast zijn verder belast met taken die nul waarde genereren, zoals het reageren op aanvragen van werknemers en leveranciers over niet-levering, onjuiste levering van een order of niet-betaling van facturen, om maar een paar voorbeelden te noemen.

Volgens klantenbenchmarking van ServiceNow¹ besteden inkoop- en financieringsteams meer dan 50% van hun tijd aan het beheren van dit lawaai. Wat als er een eenvoudigere manier was om werknemers een betere algehele aankoopbeleving te bieden door middel van selfservice en geautomatiseerde begeleiding?

Vooraf gebouwde ERP-workflows

Vooraf gebouwde ERP-workflows kunnen organisaties helpen problemen op te lossen waar pointoplossingen en onderliggende ERP-systemen geen antwoord op hebben. Ze bieden kant-en-klare functionaliteit die één interactielaag biedt voor:

• Verbeterde gebruikerservaring

• Verbeterde procesorkestratie

• Geautomatiseerde selfservicetaken

Kant-en-klare workflows van ServiceNow vervangen transactionele systemen niet. In plaats daarvan helpen ze organisaties om silo's tussen deze systemen met elkaar te verbinden om innovatie op het gebied van gebruikerservaring, werkorkestratie en automatisering mogelijk te maken. Op deze manier kunnen ze organisaties helpen om snel en hoog rendement te behalen op de investeringen die ze al hebben gedaan.

Hoe snel? De implementatie van de ServiceNow Source-to-Pay-workflow duurt gemiddeld ongeveer 11 weken. Hiermee kunnen organisaties de uitgaven snel door het systeem leiden, duizenden leveranciers binnen een paar weken onboarden en geavanceerd taakbeheer gebruiken om problemen te automatiseren.

De productiviteit van het inkoopteam verhogen

De AI-gestuurde Procurement Service Management-workflow verhoogt de productiviteit van het inkoopteam. Tegelijkertijd worden de uitgaven onder beheer en de werknemersbetrokkenheid vergroot door middel van meerkanaals, begeleide belevingen.

Door Procurement Service Management te implementeren, schat een wereldwijd sportkledingbedrijf dat het tegen het boekjaar 2025 $ 1 miljard zal besparen op inkoop. Het bedrijf ging van meer dan 24 systemen en meer dan 12 manieren om een aanvraag te starten naar één enkel beginpunt voor elk type inkoop.

Door alle systemen in geautomatiseerde workflows te integreren, heeft het bedrijf de uitgaven onder beheer kunnen verhogen en de uitgaven voor diversiteit, gelijkheid en inclusie kunnen bewaken en verhogen om de duurzaamheidsdoelstellingen te bereiken.

Onboarding, betrokkenheid en offboarding van leveranciers

De Supplier Lifecycle Management-workflow voorziet in de onboarding, betrokkenheid en offboarding van leveranciers met geïntegreerd risicomanagement om organisaties te helpen bij het creëren van een duurzamer en ethische leveranciersbestand.

Een toonaangevende fabrikant in de lucht- en ruimtevaart realiseerde een rendement van 300% op zijn investering door gebruik te maken van een wereldwijd standaard workflowplatform voor leveranciers. De fabrikant heeft processen geconsolideerd die betrekking hebben op financiën, toeleveringsketen, juridische afdelingen en bedrijfssystemen, van ERP en e-mail tot spreadsheets en contracten.

Hierdoor kan het bedrijf via verschillende kanalen contact opnemen met zijn zakelijke partners, allemaal in één omgeving die helpt de voorraad van onderdelen te verminderen en compliance van exportvereisten te garanderen.

Profiteer van de voordelen van ERP-workflows

Vooraf gebouwde workflows van ServiceNow zijn niet beperkt tot inkoop of toeleveringsketen. Ze zijn ook van toepassing op aangrenzende bedrijfsgebieden zoals financiën, ESG en risico- en complianceactiviteiten. In een beter samenspel zorgen we ervoor dat belevingen, gegevens en processtromen in al deze producten worden geïntegreerd.

ERP-workflows verbinden mensen, processen en gegevens, waardoor de efficiëntie en productiviteit worden verbeterd. Ze bieden:

• Eén geweldige beleving voor iedereen: incidentele gebruikers, afdelingsspecialisten en leveranciers, op alle apparaten

• Toegang via meerdere kanalen, om gebruikers te ontmoeten waar ze zich bevinden

• Verhoogde procesefficiënties

• Lagere kosten en minder verloop

• Kortere inkoopcyclustijden

• Snelle onboarding van leveranciers

Vooraf gebouwde workflows kunnen doorgaans 80% tot 90% van de ERP-vereisten van een organisatie aan, wat helpt bij het oplossen van procesonderbrekingen. Om de andere 10% tot 20% aan te pakken, biedt ServiceNow App Engine no-code- en low-code-mogelijkheden om aangepaste oplossingen te bouwen en de resterende open ruimte op een gecontroleerde en schaalbare manier op te vullen.

Belanghebbenden in de branche beschikken vaak over de creativiteit en expertise om ERP-systemen te optimaliseren, maar niet over de technische kennis. Low-code- en no-code-technologieën brengen gebruiksvriendelijke tools in handen van de mensen die deze processen het beste begrijpen, terwijl de IT-afdeling de noodzakelijke begeleiding en controle biedt om de ontwikkeling en implementatie van dergelijke toepassingen te bewaken.

Tijd en kosten besparen

Een wereldwijd agrochemisch productiebedrijf worstelde met consistentie, nauwkeurigheid en integriteit van gegevens in de kernprocessen van het bedrijf. Werknemers haalden handmatig gegevens en verzamelden uit hun ERP-omgeving en diverse oplossingen, wat leidde tot vertragingen en onnauwkeurigheden in de gegevens.

Het bedrijf wendde zich tot App Engine en bouwde workflowextensies om de hoofdgegevens en taakinteracties met deze transactionele systemen te kunnen verwerken. De processen voor export- en postverzendingsdocumentatie zijn aanzienlijk versneld—van één week tot minder dan één dag—terwijl de orderverwerkingsprocessen zijn afgenomen van drie uur tot 30 minuten.

Het automatiseren en elimineren van het lawaai van taken die geen waarde toevoegen, vertaalt zich in echte besparingen—gemeten in werkuren, de mogelijkheid om waardevolle resources opnieuw te gebruiken, kostenbesparing door kortingen of betere relaties met leveranciers. Dat geld in de bank helpt enorm bij het waarborgen van het aanbod, merkherkenning en het behalen van ESG-doelstellingen.

ServiceNow ERP-workflows transformeren wat mogelijk is, op elk punt op de kosten- en risicocurve. Het is tijd om 'ja' te zeggen tegen zowel werknemerstevredenheid als uitgavenbeheersing.

Lees meer over hoe ServiceNow organisaties helpt bij het moderniseren van ERP-workflows.

¹ Benchmarkgegevens van huidige klanten van ServiceNow Source-to-Pay-activiteiten

© 2023 ServiceNow, Inc. Alle rechten voorbehouden. ServiceNow, het ServiceNow-logo, Now en alle overige ServiceNow-merken zijn handelsmerken en/of gedeponeerde handelsmerken van ServiceNow, Inc., in de Verenigde Staten en/of andere landen. De andere bedrijfsnamen, productnamen en logo's kunnen handelsmerken zijn van de respectievelijke bedrijven waaraan zij gelieerd zijn.