Enterprise Resource Planning (ERP) beschrijft de processen die door organisaties worden gebruikt om essentiële aspecten van hun bedrijf te helpen beheren en integreren.
Het doel van bijna elk bedrijf is om te groeien. Groei leidt over het algemeen tot een verbeterde zichtbaarheid en merkwaarde, om nog maar te zwijgen van een grotere winst- en productiecapaciteit. Maar met groei komen bepaalde complicaties. Voor beheerders kan groei een exponentiële toename van hun al zware werklast betekenen. Het beheren van ongelijksoortige afdelingen, zoals boekhouding, inkoop, supply chain operations, projectmanagement, risicomanagement en compliance, en het coördineren van processen om optimaal samen te functioneren, kan een nachtmerrie zijn. Dit is waar ERP kan helpen.
ERP is een algemene term die verwijst naar de volledige reeks tools en strategieën die zijn ontworpen om de manier te verbeteren waarop bedrijven hun resources gebruiken. Vaak nemen deze oplossingen de vorm aan van ERP-software.
ERP-systemen bestaan om de efficiëntie van processen in een hele organisatie te verbeteren. Ze doen dit door te optimaliseren en te stroomlijnen hoe essentiële resources worden ingezet. Een ERP-systeem vermindert het totale aantal resources dat nodig is om het bedrijf optimaal te laten functioneren, terwijl er ook een gecentraliseerde database met belangrijke bedrijfsprocessen wordt gebruikt. Het beheer van deze processen wordt eveneens vereenvoudigd door het gebruik van realtime dashboards en rapportage, waar beheerders gegevens kunnen bekijken en de productiviteit en winstgevendheid kunnen meten, allemaal in één oogopslag.
Hoewel ERP vaak een enkelvoudige entiteit wordt genoemd, omvat het een reeks verschillende toepassingen, systemen en processen, die vaak worden ondersteund door een verzameling gespecialiseerde softwaretoepassingen.
Omdat ERP-systemen het volledige scala aan bedrijfsprocessen omvatten, moeten deze diverse functionaliteit bieden. In het algemeen betekent dit dat ERP-systemen de volgende functies bieden:
- Ondersteuning voor componenten en applicaties
Om effectief te kunnen functioneren, moeten ERP-systemen in staat zijn naast elkaar te werken met een reeks verschillende componenten en software. - Real-time bedrijfsvoering
De business is dynamisch, wat ook geldt voor veel essentiële bedrijfsprocessen. ERP-systemen moeten in staat zijn gegevens in real-time te controleren en te verwerken, zodat beheerders het tempo van de praktijk kunnen bijhouden. - Digitale gebruikersinterfaces
Met een consistente vormgeving, uitstraling en functionaliteit voor alle modules, ongeacht de afdeling, wordt het gemakkelijker deze te gebruiken en de drempel voor toegang voor personeel dat tussen teams kan bewegen aanzienlijk verminderd. - Betrouwbare automatisering
Top ERP-oplossingen stellen organisaties in staat handmatige, herhaalde taken te automatiseren. - Meerdere implementatieopties
Effectieve ERP-systemen zijn compatibel met alle implementatiemodellen, inclusief op locatie, door de cloud gehost en SaaS.
Vaak worden de termen ERP en financials door elkaar gebruikt. Strikt genomen zijn ze echter niet hetzelfde.
Financials verwijzen naar bedrijfsfuncties die specifiek betrekking hebben op boekhouding, inkomstenbeheer, onkostenbeheer, facturering, schulden en vorderingen, collecties en andere functies van de financiële afdeling. ERP is een veel bredere reeks functies, gerelateerd aan bedrijfsprocessen in de hele onderneming. Financiële systemen zijn opgenomen in ERP-systemen als een subset van modules.
Financials zijn slechts één set modules die het hele ERP-systeem vormen. Hoe meer bedrijfsactiviteiten op betrouwbare wijze kunnen worden gegroepeerd in een ERP-systeem, hoe effectiever dat systeem waarschijnlijk zal zijn. Met dit in het achterhoofd volgen hieronder
veel van de meest voorkomende ERP-modules:
Financiële modules (ook wel bekend als financials) zijn integraal in vrijwel elk ERP-systeem, beheren financiële gegevens en bronnen, en vergemakkelijken nauwkeurige, real-time rapportage.
Voorraadbeheermodules in ERP-systemen houden het voorraadniveau in real-time bij en meten essentiële voorraadcijfers, zodat voorraadafhankelijke organisaties de vraag kunnen voorspellen en de beschikbare voorraad kunnen optimaliseren.
Productiemodules helpen bedrijven bij het afstemmen van de productie om aan de vraag te voldoen, het monitoren en rapporteren van geplande, in-progress en voltooide items en het coördineren van de verschillende stappen en processen die betrokken zijn bij de productie.
Met de modules voor orderbeheer kunnen organisaties prioriteiten stellen en orders van klanten bewaken en volgen, van betaling tot levering. Effectief orderbeheer helpt levertijden te verbeteren en de kans op late of ontbrekende orders te verminderen.
Het beheren en automatiseren van alle aankopen van het bedrijf, inclusief eindproducten en grondstoffen, helpt inkoopmodules de inkoop af te stemmen op de vraag en het risico van overkopen en onderkopen te minimaliseren.
PSA-modules worden gebruikt om projecten te conceptualiseren, te plannen en te volgen. PSA is in staat om investeringen in resources en tijd te monitoren en te rapporteren, en tegelijkertijd de samenwerking tussen projectteams te verbeteren.
Ontvangen, opslaan, picken, verpakken, verzenden, en het bewaken van magazijngoederen zijn allemaal taken die samenhangen met het magazijnbeheer. Modules voor magazijnbeheer helpen deze taken te leiden en te optimaliseren, voor een verbeterde magazijnefficiëntie.
Toen ERP-systemen voor het eerst prominent werden, werden deze vaak geclassificeerd op basis van de omvang van de organisaties die van service moesten worden voorzien. Ze vielen dus in een van de volgende categorieën:
- Enterprise-ERP
- Middelgrote ERP
- ERP voor kleine bedrijven
Over het algemeen vallen ERP-implementatieopties in een van de volgende drie categorieën:
- ERP op locatie Verwijst naar systemen die op locatie worden geïmplementeerd en onderhouden en op dezelfde manier worden gehost door de servers van de organisatie, bekend als ERP op locatie. Dit maakt optimale controle en eigendom van het ERP-systeem mogelijk, maar legt ook de volledige verantwoordelijkheid voor onderhoud, reparatie en training bij het bedrijf zelf.
- Cloud ERP Verwijst naar systemen die extern worden onderhouden en toegankelijk zijn via internet. Cloud ERP is een vorm van software as a service (SaaS). Deze ERP-opties worden over het algemeen aangeschaft via een betaalmodel voor abonnementen. Met ERP in de cloud kunnen bedrijven profiteren van de voordelen van ERP, zonder dat ze de verantwoordelijkheid hoeven te nemen voor ondersteuning, onderhoud, updates of training. Ze zullen echter ook minder controle hebben over ERP en moeten wellicht samenwerken met de provider om het systeem aan te passen voor een optimale effectiviteit.
- Hybride ERP Verwijst naar elke combinatie van de andere twee ERP-implementatieopties. Verschillende providers bieden verschillende hybride ERP-functionaliteit, maar stellen hun klanten in het algemeen in staat te migreren tussen implementatiemodellen en te profiteren van de flexibiliteit om een oplossing te vinden die het beste aansluit
op hun behoeften.
Omdat ERP-systemen zijn ontworpen om de productiviteit, rapportage, efficiëntie en nauwkeurigheid in vrijwel elk onderdeel van een bedrijf te verbeteren, zijn de potentiële voordelen vrijwel onbeperkt. Hieronder worden enkele van de meer effectieve voordelen van ERP kort beschrijven:
Het belangrijkste voordeel van ERP, dat veel van de andere voordelen op deze lijst omvat, is de mogelijkheid de kosten in een hele organisatie te verlagen. Verbeterde zichtbaarheid van processen helpt beheerders inefficiënties te identificeren en te elimineren. Automatisering stelt afdelingen in staat menselijke fouten door handmatige invoer te verminderen, terwijl de focus op andere essentiële taken toeneemt. Verbeterde beveiliging verlaagt de potentiële kosten en schade die verbonden zijn aan cyberaanvallen en andere dreigingen. In elk geval zijn kostenbesparingen het eindresultaat.
ERP-systemen brengen workflows en andere procesinformatie samen, waardoor geautoriseerde werknemers en beheerders in één oogopslag alle relevante projecten en functies kunnen bekijken. Projectupdates zijn met één druk op de knop beschikbaar, en alle belangrijke documentatie wordt beveiligd en beschikbaar gehouden binnen het systeem.
Ingebouwde ERP-controletools leggen relevante data vast en presenteren deze op een manier die volledig uitgebreid en makkelijk te volgen is. Dit maakt een betere nauwkeurigheid in de rapportage en een real-time weergave van essentiële resources mogelijk.
Rapportage over vastgelegde gegevens is slechts de helft van de strijd; ingebouwde ERP-analyseoplossingen helpen belangrijke inzichten te halen uit ruwe informatie, waardoor bedrijven beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen en belangrijke trends kunnen identificeren. En omdat ERP-systemen alle relevante afdelingen en processen coördineren, kunnen bedrijfsleiders gemakkelijker vaststellen hoe veranderingen op een bepaald gebied van de organisatie andere gebieden beïnvloeden.
Nu financiële rapportage, gegevensbeveiliging en andere standaarden strenger worden (en de boetes voor het niet halen van wettelijke normen strenger worden), kan de juiste ERP organisaties helpen volledig aan de regels te voldoen. Cloud- en hybride ERP-oplossingen zijn ontworpen om up-to-date te blijven over alle wettelijke standaarden en ERP-audit trails maken het gemakkelijk om compliance aan te tonen of mogelijke probleemgebieden te identificeren.
Ingebouwde beveiligingsprotocollen voegen een extra laag gegevensbeveiliging toe. Deze beveiligingsmaatregelen zijn ontworpen om in alle bedrijfsprocessen te functioneren en de gedeelde database te beschermen tegen bedreigingen. Dit helpt de kans te verkleinen dat bedreigingsactoren toegang krijgen via systemen die over het hoofd worden gezien.
Omdat ERP-oplossingen ook kunnen functioneren als effectieve hubs voor samenwerking en communicatie. Gebruikers in de hele organisatie kunnen bestanden delen, toegang krijgen tot records van klantenondersteuning, huddles instellen, relevante gegevens bekijken en meer.
Om levensvatbaar te blijven bij het beheer van het volledige scala aan bedrijfsprocessen, zijn ERP-systemen ontworpen om extreem flexibel te zijn. Dit betekent niet alleen dat ze in het algemeen in staat zijn de meest noodzakelijke taken onmiddellijk uit te voeren, maar ook dat ze kunnen worden aangepast om unieke taken te ondersteunen. Bovendien kunnen bedrijven dankzij geavanceerde automatisering en andere resources voor het besparen van resources eenvoudig geschaald worden om aan de toegenomen vraag te voldoen.
ERP-oplossingen profiteren meer dan alleen interne processen en communicatie; ze zijn ook effectief in het verbeteren van de relaties met klanten en partners. ERP-systemen kunnen inzichten bieden met betrekking tot leveranciers en serviceproviders en een optimale informatie-uitwisseling faciliteren. Deze systemen kunnen ook worden gebruikt om tickets voor klantenondersteuning, retourzendingen en antwoorden op enquêtes bij te houden, zodat er nooit klanten de dupe worden.
Hoewel het belangrijkste voordeel van ERP kostenbesparingen kan zijn, is het hoofddoel het vereenvoudigen en samenvoegen van IT-processen. Dit vereenvoudigt veel taken van werknemers, voor een betere gegevensnauwkeurigheid, een hogere productiviteit en een over het algemeen een meer tevreden groep werknemers.
Hoewel er veel voordelen zijn voor het implementeren van een effectieve ERP-oplossing, zijn er bepaalde uitdagingen waar we ons bewust van moeten zijn. Deze kunnen het volgende omvatten:
ERP brengt processen en beleid samen en optimaliseert de managementinspanningen die met elk van deze processen te maken hebben. Wat het over het algemeen niet kan doen, is het repareren van gebroken processen. Dit gezegd hebbende, kunnen problematische problemen binnen deze processen en beleidsregels worden geïdentificeerd, zodat organisaties de noodzakelijke verbeteringen kunnen aanbrengen.
Door de efficiëntie en productiviteit in de hele onderneming te verbeteren, betalen de meeste ERP-oplossingen relatief snel voor zichzelf. Dit gezegd hebbende, wordt nog vaak een semi-significante investering van tijd, geld, en inspanning vereist om te implementeren en goed te keuren. Dit omvat de tijdsbesteding en productiviteitsverlies als gevolg van het trainen van werknemers in het correct gebruiken van de ERP-oplossing.
ERP-oplossingen kunnen organisaties van elke omvang in vrijwel elke bedrijfstak ten goede komen. Hieronder volgen een aantal belangrijke indicatoren die aangeven dat een bedrijf mogelijk wil upgraden naar ERP:
ERP-oplossingen helpen processen te stroomlijnen, waardoor de tijd die nodig is om ze uit te voeren wordt teruggebracht.
Naarmate organisaties groeien of processen veranderen, kunnen ze onhandelbaar worden. ERP-software kan deze processen vereenvoudigen, waardoor ze eenvoudiger te beheren zijn.
Ongelijksoortige systemen en het gebrek aan beschikbare, betrouwbare cijfers kunnen het moeilijk maken essentiële zakelijke vragen te beantwoorden (zoals vragen met betrekking tot omzet, productbeschikbaarheid, productie, rendement, enz.). ERP-systemen bieden een duidelijke zichtbaarheid en rapportage, en bieden antwoorden waar deze nodig zijn.
Handmatige, niet-verbonden processen en systemen vragen veel aandacht, waardoor organisaties mogelijk niet in staat zijn nieuwe kansen na te streven. Automatisering en andere machine-intelligence-mogelijkheden van de beste ERP-oplossingen maken bedrijven vrij om kansen aan te grijpen en nieuwe dingen uit te proberen, en ingebouwde analysefuncties helpen leiders de best mogelijke actiemogelijkheden te identificeren.
Als de processen van een bedrijf de organisatie eenvoudigweg niet in staat stellen aan de verwachtingen van de klant te voldoen of een positieve beleving te bieden, kunnen ze profiteren van ERP. De juiste resources en bronnen, ondersteund door optimale analyses, automatisering en samenwerking tussen afdelingen, helpen teams hun klanten een betere service te bieden.
ERP-oplossingen komen in veel verschillende vormen en maten en zijn helaas niet allemaal gelijk. Met de proliferatie van ERP-softwareoplossingen die nodig zijn voor een reeks verschillende gebruiksscenario's ontdekken sommige organisaties dat hun ERP-strategie zijn eigen, moeilijk te beheren gegevenssilo's creëert. Om te zorgen dat alle relevante gegevens correct worden beheerd en alle betrokkenen toegang hebben tot één waarheidsbron voor alle belangrijke bedrijfsresources, wenden succesvolle bedrijven over de hele wereld zich tot de ServiceNow App Engine.
ServiceNow App Engine is het toonaangevende platform voor low-code appontwikkeling en automatisering van ServiceNow, waarmee allerlei organisaties hun digitale transformatie kunnen versnellen. De App Engine, die geavanceerde AI- en analysemogelijkheden biedt en gebruikers in staat stelt snel digitale workflow-apps te automatiseren, uit te breiden en te maken met behulp van low-code, biedt de essentiële mogelijkheden die bedrijven nodig hebben om op schaal te werken. En door alle relevante informatie samen te brengen op één centraal dashboard helpt App Engine te zorgen dat belangrijke ERP-oplossingen geen moeilijk te beheren gegevenssilo's creëren. Voeg hieraan de optimaliserings- en ondersteuningsoplossingen van het ServiceNow AI Platform toe, en het is gemakkelijk te begrijpen waarom zoveel bedrijven vertrouwen op ServiceNow om hun mogelijkheden voor het plannen van resources te verbeteren.
Lees meer over App Engine en ontdek hoe de juiste oplossing ERP verder kan brengen dan ooit tevoren.