프로젝트 관리의 기본 사항
프로젝트란 목표를 달성하기 위해 설계된 모든 계획적인 공동 작업 노력입니다. 프로젝트 관리 애플리케이션은 프로젝트를 계획하고 추적하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 다른 애플리케이션과 통합됩니다.
프로젝트 설정
프로젝트를 설정하려면 프로젝트 작업을 생성하고 연결하기 위한 접근 방식을 결정해야 합니다. 또한 필요한 사용자와 그룹을 프로젝트 작업에 할당할 수 있도록 ServiceNow에서 이들을 생성해야 합니다.
프로젝트 계획 수립프로젝트를 생성하기 전에 다음과 같은 질문과 문제를 고려하십시오.
- 작업 수행에 하향식 또는 하향식 접근 방식을 적용하시겠습니까?
하향식 작업 수행에는 먼저 프로젝트를 생성한 다음 중요 프로젝트 단계를 식별하는 과정이 수반됩니다. 나중에 단계를 작업과 하위 작업으로 나눌 수 있습니다. 강조점은 단계 및 상위 작업과 같은 상위 수준 항목에 대한 예상치를 생성한 다음, 여기서부터 더 자세한 수준으로 프로젝트를 빌드하는 데 있습니다. 하향식 작업 수행에 해당하는 작업을 생성할 때는 주의가 필요합니다. 프로젝트 아래에 시작 날짜가 프로젝트의 시작 날짜보다 나중인 작업을 생성하면 해당 프로젝트는 시작 날짜보다 나중인 날짜로 이동합니다. 프로젝트 관리 애플리케이션은 상향식 작업 수행을 더 잘 지원합니다.
하향식 작업 수행에는 여러 개의 작은 작업 세트를 생성하고 작업량, 비용 및 기간과 같은 작업 항목을 예측하는 과정이 수반됩니다. 그런 다음 이러한 예측치는 상위 수준의 상위 작업(롤업 작업) 및 단계로 집계됩니다. 먼저 더 작은 업무 청크를 최대한 정확하게 예측한 다음 이러한 예측치가 상위 작업, 단계 및 프로젝트 자체로 롤업되도록 하는 것이 중점입니다.
- 프로젝트가 더 큰 프로젝트 포트폴리오의 일부입니까?
포트폴리오 계획 수립을 고려하고, 프로젝트가 유사한 프로젝트 또는 이니셔티브와 어떤 관계에 있는지도 고려하십시오.
- 작업이 다른 작업에 대해 어떤 유형의 의존성이 있습니까?
프로젝트 관리 애플리케이션은 다양한 의존성을 지원합니다. 프로젝트 작업 관계 및 의존성을 참조하십시오.
- 마일스톤과 프로젝트 기준선이 프로젝트를 관리하는 데 도움이 될 수 있습니까?
마일스톤은 기간이 0인 프로젝트 작업입니다. 마일스톤을 사용하여 프로젝트의 중요한 날짜를 나타냅니다. 필요한 경우, 마일스톤에 도달할 때까지 작업이 시작되지 않도록 작업과 마일스톤 간 의존성을 생성합니다.
기준선은 각 작업에 대해 기준선이 생성되었을 당시의 현재 계획된 시작 및 종료 날짜의 스냅샷입니다. 원래 계획된 시작 및 종료 날짜에 대한 Gantt 차트의 각 작업 아래에 선이 나타납니다. 작업이 일찍 또는 늦게 시작되었는지 여부에 따라 선이 왼쪽 또는 오른쪽으로 이동한 것으로 나타납니다. 작업이 나중 날짜로 지연될 경우 기준선 표시기를 통해 지연의 심각도를 손쉽게 파악할 수 있습니다.
- ServiceNow에 필요한 기술, 그룹 및 자원이 생성되었습니까?
프로젝트 작업이 필요한 기술을 가진 다른 그룹 또는 개별 자원에 할당된 경우, 사용자와 그룹을 생성하고 기술 관리 애플리케이션을 구성합니다.
- 기존 인시던트, 문제 또는 변경의 존재가 이를 추적할 프로젝트를 생성해야 할 이유가 됩니까?
위 기록 유형 중 변경은 프로젝트로서 추적되는 활동으로 이어질 가능성이 높습니다.
- 프로젝트 비용을 추적하시겠습니까?
프로젝트를 시작하기 전에 그룹 자원 비용을 예측합니다. 그런 다음 시간 카드에서 각 사용자 자원의 실제 비용을 추적합니다. 프로젝트 관리 애플리케이션은 프로젝트에서 영향을 받는 CI의 비용을 계산할 수도 있습니다. 작업 비용을 추적하려면 프로젝트 관리 비용 산출 추가 기능이 필요합니다.
- 프로젝트에서 달성하려는 목표가 무엇입니까?
모든 프로젝트에는 하나 이상의 목표가 있습니다. 프로젝트 목표는 목표 테이블에 저장되며 어떤 작업에든 연결할 수 있습니다. 일반적인 시나리오에서는 하나의 목표를 각 프로젝트에 연결하고 목표의 상태 필드를 최신 상태로 유지하십시오.
- 접근 방식 선택
- 계획된 시작 날짜에 대한 초기 예상치 수집
- 비용 예측
- 올바르게 정의된 비즈니스 케이스 수립
- 하향식 계획 수립의 경우, 여러 하위 작업이 포함되어 있다고 이미 알고 있는 작업을 생성합니다. 그런 다음 하위 작업을 생성하고 이러한 하위 작업이 생성된 첫 번째 작업의 하위 작업임을 지정합니다.
- 상향식 계획 수립의 경우, 먼저 가장 작은 단위의 업무에 대한 작업을 생성합니다. 그런 다음 관련 하위 작업 그룹을 포괄하는 중간 상위 작업을 생성할 수 있습니다. 예를 들어 설치 데이터베이스라는 프로젝트 단계를 구성하는 5개의 순차적 작업이 있는 경우, 먼저 5개 작업을 생성합니다. 그런 다음 데이터베이스 설치라는 또 다른 작업을 생성하여 이를 5개 작업의 상위 작업으로 만듭니다. 데이터베이스 설치 작업에 대한 롤업 계산(예: 계획 기간)이 하위 작업을 기반으로 자동으로 계산됩니다.
- 의존성이란 작업이 수행될 수 있으려면 먼저 다른 작업이 수행(완전히 또는 부분적으로)되어야 한다는 것을 의미합니다. 지원되는 다양한 유형의 종속성에 대한 자세한 내용은 프로젝트 작업 관계 및 종속성을 참조하십시오.
- 관계는 상위 작업 또는 단계 아래에 여러 하위 작업이 구성되는 상위-하위 관계를 의미하며, 이러한 관계에 따라 계획된 기간 및 예상 비용과 같은 필드가 롤업됩니다.
Gantt 차트를 작업 양식 및 관련 목록과 함께 사용하여 관계를 구축합니다. 프로젝트의 중요 이벤트를 기반으로 마일스톤을 추가하고 필요한 경우 마일스톤과 작업 간에 의존성을 생성합니다.
또한 작업이 진행 중 상태로 전환될 때 프로젝트 작업 담당자에게 전송할 알림을 설정합니다. 작업 생성에 대한 자세한 내용은 프로젝트 작업 생성을 참조하십시오.
사용자 자원은 조직에서 프로젝트 작업에 할당된 개인입니다. 리소스 관리 애플리케이션에서 자원 계획을 사용하여 자원을 관리할 수 있습니다.
포트폴리오에 프로젝트 추가포트폴리오는 관련 프로젝트로 구성된 그룹입니다. 프로젝트가 다른 프로젝트와 관련된 경우 포트폴리오를 만들고 프로젝트를 추가합니다. 프로젝트 관리 애플리케이션은 포트폴리오에 있는 모든 프로젝트의 상태를 손쉽게 보고할 수 있는 유용한 포트폴리오 뷰를 제공합니다. 포트폴리오에는 수요도 포함됩니다.
프로젝트 관리
이전 단계가 완료되면 프로젝트를 시작할 수 있습니다. 프로젝트를 초기 예상치와 비교해 측정하려면 모든 프로젝트 작업 및 마일스톤에 대한 모든 계획된 날짜를 포함하여 전체 프로젝트의 스냅샷인 기준선을 생성합니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 워크벤치에서 프로젝트를 관리할 수 있습니다.
프로젝트 시작프로젝트 상태를 진행 중으로 변경하여 프로젝트를 시작합니다. 프로젝트 양식의 상태 필드를 진행 중으로 변경하면 프로젝트의 실제 시작 날짜가 계획된 시작 날짜로 변경됩니다.
프로젝트 모니터링 및 대시보드 사용자 지정지연된 마일스톤 수와 같은 중요한 프로젝트 상태 정보를 업데이트할 수 있습니다. 비용, 범위, 프로젝트 위험 등에 대한 요약 정보도 볼 수도 있습니다. 이 정보를 포트폴리오 양식의 포트폴리오 뷰 관련 목록을 사용하여 필요에 따라 수정하고 프로젝트 개요 홈페이지에 표시합니다. 또한 애플리케이션과 함께 설치된 프로젝트 보고서(예:활성 프로젝트 또는 우선순위별 프로젝트)를 사용하여 중요한 프로젝트 정보를 표시합니다.
프로젝트가 진행되는 동안 프로젝트 기록에 계속 액세스하고 롤업이 아닌 비용, 우선순위, 일정 및 계획된 값을 포함하여 여러 항목을 편집합니다. 위험 및 문제에 대한 자세한 프로젝트 기록을 보관하고 프로젝트가 완료된 후 이를 참조하십시오. 또한 그 과정에서 기준선을 생성하여 기준선을 생성할 당시 프로젝트 단계 또는 작업이 지연되었는지 손쉽게 확인할 수 있습니다.
프로젝트 종결
프로젝트가 완료되면 프로젝트 양식에서 상태를 종결 완료로 변경합니다. 프로젝트가 종결 상태에 있으면 프로젝트 관리 애플리케이션은 실제 기간과 같은 실제 값을 계산합니다.
프로젝트 후 활동에는 프로젝트 기준선과 실제 값을 분석하고 최종 프로젝트 대시보드를 생성하는 것이 포함됩니다. 향후 자원 계획을 취소하고 종결된 프로젝트에 대한 할당된 자원 계획을 완료할 수 있습니다.
프로젝트가 성공적으로 종결되고 향후 프로젝트를 위한 템플릿으로 사용할 수 있는 경우, 해당 프로젝트의 복사본을 만드십시오. 프로젝트가 변경, 인시던트 또는 문제 기록에서 생성된 경우에는 ServiceNow에서 수행할 몇 가지 다른 활동이 있습니다.