Verwalten von Mitarbeiterdokumenten

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 9 Minuten Lesedauer

    • Verwenden Sie die Mitarbeiterdokumentverwaltung, um Mitarbeiterdokumente zu suchen, zu erstellen, zu verschieben oder zu verwalten.

    Mitarbeiterdokumentverwaltung ist Ihr virtueller Aktenschrank, der einige oder alle Mitarbeiterdokumente Ihrer Organisation enthält. Mit der Mitarbeiterdokumentverwaltung können Sie:
    • Nach Mitarbeiterdokumenten suchen: Es gibt viele Möglichkeiten, mit denen Sie die Suche nach Mitarbeiterdokumenten eingrenzen können.
    • Mitarbeiterdokumente erstellen:
      • Mitarbeiterdokumente können direkt dem Dokument-Repository hinzugefügt werden.
      • In Kombination mit 'HR-Servicebereitstellung, HR-Mitarbeiter können Dokumente aus einem HR-Fall verschieben oder direkt dem Dokument-Repository hinzufügen.
    • Setzen Sie ein HR-Profil oder einen Dokumenttyp in die gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Wenn Sie ein HR-Profil oder einen Dokumenttyp in die gesetzliche Aufbewahrungspflicht setzen, können zugehörige Mitarbeiterdokumente nicht gelöscht werden, nachdem der Aufbewahrungszeitraum erreicht wurde.
    • Mitarbeiterdokumente verschieben: Wenn Mitarbeiterdokumente an einen HR-Fall angehängt sind, können Sie sie manuell in das Dokument-Repository verschieben. Oder Sie können HR-Services so konfigurieren, dass Mitarbeiterdokumente automatisch verschoben werden, wenn der Fall geschlossen/abgeschlossen ist.
    • Mitarbeiterdokumente anzeigen: Mitarbeiter können ihre eigenen Mitarbeiterdokumente im Serviceportal oder anzeigen Mitarbeiter-Center. Hier Definieren Sie Richtlinien für einen DokumenttypGibt an, wie Sie ihnen Zugriff nach Dokumenttyp gewähren. Das Basissystem bietet Beispieldokumenttypen.

    Mitarbeiterdokumente werden gesucht

    Suchen und zeigen Sie Mitarbeiterdokumente mit verschiedenen Filtern aus dem Mitarbeiterdokument-Repository an. Sie können Dokumente auch zu Audit-Zwecken herunterladen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.document_reader

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Mitarbeiterdokumente ist das Repository für Mitarbeiterdokumente. Unabhängig davon, wie groß Ihr Repository von Mitarbeiterdokumenten ist, können Sie spontan suchen oder voreingestellte Suchfilter einrichten, um schnell die benötigten Dokumente zu finden.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Profil > Mitarbeiterdokumente > Dokumente durchsuchenan.
    2. Verwenden Sie die Spaltenfilter, um Dokumente zu identifizieren, die Sie suchen.
      Wenn Sie beispielsweise in der Spalte „Mitarbeiter“ sortieren, werden alle Dokumente nach Mitarbeiter angezeigt.
    3. Um Dokumente herunterzuladen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Dokumenten, und wählen Sie dann aus Herunterladen Aus der Aktionsauswahlliste.
      Wenn Sie mehrere Dokumente mit demselben Namen herunterladen, wird jedes Dokument mit dem Namen des Mitarbeiters angehängt. Eine Zahl wird hinzugefügt, wenn Dokumente noch dupliziert werden.
    4. Klicken Sie auf den Dokumentnamen, um weitere Informationen zu einem Dokument anzuzeigen.
      Wenn Ja Ist in eingecheckt sn_hr_ef.enable_document_viewer Mitarbeiterdokumenteigenschaft: Das Mitarbeiterdokument wird angezeigt.

    Erstellen oder ändern Sie ein Mitarbeiterdokument

    Mit der Rolle „Mitarbeiter-Dokumentverfasser“ [sn_hr_ef.document_writer] können Sie ein Mitarbeiterdokument direkt in das Repository für Mitarbeiterdokumentverwaltung erstellen oder hochladen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.document_writer

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Dokumente können auch aus dem HR-Fallformular hochgeladen und dann in das Dokument-Repository verschoben werden.
    Hinweis:
    Mitarbeiterdokumente können auch automatisch aus dem HR-Fallformular verschoben werden, wenn der Fall geschlossen wird, indem der HR-Service konfiguriert wird. Informationen zum Konfigurieren dieser Funktion finden Sie unter Konfigurieren Sie einen HR-Service.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Profil > Mitarbeiterdokumente > Neues Dokument erstellenan.
    2. Füllen Sie im Formular die Felder aus.
      Tabelle : 1. Mitarbeiterdokumentformular
      Feld Beschreibung
      Dokument Hochzuladendes Mitarbeiterdokument.
      Klicken Sie Auf Wählen Sie Datei Aus Zum Hochladen eines Mitarbeiterdokuments.
      Hinweis:
      Standardmäßig beträgt die maximal zulässige Größe eines Dokuments 30 MB. Der Standard kann von geändert werden Maximale Größe des Datei-Uploads in Megabyte Feld in Mitarbeiterdokumenteigenschaften. Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften für die Anwendung „Mitarbeiterdokumentmanagement“.

      Nach der Auswahl eines Dokuments zeigen die schreibgeschützten Felder die Dateigröße, das Dateiformat, „erstellt am“ und „erstellt von“ an.

      Der Betrachter in der Anwenderoberfläche unterstützt nur das Anzeigen von PDF-Dokumenten. Andere Dokumenttypen können heruntergeladen und dann angezeigt werden.

      Verwenden Sie für optimale Suchergebnisse keine Bindestriche (-) im Namen des Dokuments. Die Verwendung vollständiger Wörter, die durch Leerzeichen oder Unterstriche getrennt sind, bietet bessere Suchergebnisse.

      Die Aktivieren Sie „Dokumentanzeige“, um eine Vorschau von PDF-Dokumenten anzuzeigen In der Eigenschaft „Mitarbeiterdokumente“ muss aktiviert sein Ja Zum Anzeigen von PDF-Dokumenten.
      Hinweis:
      Das Anzeigen von Dokumenten wird für FedRAMP, lokale Kunden, Mobilgeräte und Kunden mit Edge-Verschlüsselung oder Verschlüsselungsunterstützung nicht unterstützt.
      Beschreibung Beschreibung des Mitarbeiterdokuments.
      Mitarbeiter Name des Mitarbeiters, dem das Dokument zugeordnet ist.
      Gehaltsabrechnungsland Gehaltsabrechnungsland des Mitarbeiters zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung.
      Hinweis:
      Wenn Sie das Dokument hochladen oder die Fallanhänge in die Mitarbeiterdatei verschieben, wird der Wert in angezeigt Gehaltsabrechnungsland Das Feld ist standardmäßig auf das Anwenderprofil des Mitarbeiters festgelegt.
      Dokumenttyp Dokumenttyp, der dem Mitarbeiterdokument zugeordnet ist.
      Dokumenttypen bieten die Kategorisierung und die Aufbewahrungsrichtlinie.
      Hinweis:
      • Sie können ein Dokument nur lesen und schreiben, wenn Sie die Konfigurationsanforderung für Lese- oder Schreibvorgänge von mindestens einer Sicherheitsrichtlinie erfüllen, die dem Dokumenttyp zugeordnet ist.
      • Sie können ein Dokument nur löschen, wenn Sie die Konfigurationsanforderung für die Löschautorisierung von mindestens einer Sicherheitsrichtlinie erfüllen, die dem Dokumenttyp zugeordnet ist.
      • Sie können eine Löschbenachrichtigung nur erhalten, wenn Sie die Löschautorisierung oder die Benachrichtigungskonfigurationsanforderung von mindestens einer Sicherheitsrichtlinie erfüllen, die dem Dokumenttyp zugeordnet ist.
      Gültig ab Datum und Uhrzeit, ab dem das Mitarbeiterdokument gültig ist. Im Allgemeinen nimmt das Gültigkeitsdatum das Datum der Dokumenterstellung an, außer bei vertraglichen Vereinbarungen. Beispielsweise kann die Lohnerhöhung oder -Beförderung ab einem Datum in Kraft treten, das sich vom Datum der Leistungsbewertung unterscheidet.
      HR-Fall HR-Fallnummer, der das Mitarbeiterdokument zugeordnet ist, wenn es aus einem HR-Fall verschoben wird.
      Aufbewahrte Elemente löschen Haltestatus eines Dokuments löschen.
      • Ausstehende Löschautorisierung: Löschbenachrichtigung wurde gesendet, aber die Autorisierung wurde nicht empfangen.
      • Löschen genehmigt: Löschautorisierung wurde empfangen, die Löschung des Dokuments ist geplant.
      • Gelöscht abgelehnt: Löschautorisierung wurde abgelehnt, die Löschung des Dokuments ist nicht geplant.
        Die Sicherheitsrichtlinie, die einem Dokumenttyp zugeordnet ist, legt die Löschautorisierung fest. Die folgenden Rollen sind berechtigt, die Löschautorisierung zu ändern:
        • EF-Administrator [sn_HR_ef.admin]
        • Mitarbeiterdateiverwaltungsmanager [sn_HR_ef.Manager]
      Ablaufdatum Option zum Festlegen eines Ablaufdatums für ein Dokument. E-Mail-Benachrichtigungen werden (gemäß Ablaufrichtlinien) an Dokumentbesitzer, Manager oder HR-Vertreter gesendet, wenn das Dokument abläuft oder kurz vor dem Ablauf steht.
      Hinweis:
      Diese Option ist nur aktiviert, wenn ein Administrator aktiviert Ablaufdatum Kontrollkästchen.
    3. Klicken Sie Auf Übermitteln Dient zum Erstellen des Mitarbeiterdokumentdatensatzes.
      Die zugehörige Listenregisterkarte „Auditpfad für Mitarbeiterdokument“ wird angezeigt.

      Bietet eine Ansicht aller Aktionen für ein Mitarbeiterdokument von der Erstellung oder dem Hochladen bis zum Zeitpunkt der Löschung.

      Die folgenden Aktionen werden erfasst:
      • Datensatz erstellt
      • Felder aktualisiert
      • Anhang entfernt
      • Anhang aktualisiert
      • Anhang umbenannt
      • Plattform-Tag hinzugefügt
      • Plattform-Tag entfernt
      • Dokument angezeigt
      • Dokument heruntergeladen
      • Dokument vom Mitarbeiter am heruntergeladen Mitarbeiter-Center

    Verschieben Sie Mitarbeiterdokumente in das Dokument-Repository

    Sie können Mitarbeiterdokumente aus einem HR-Fall in das Mitarbeiterdokument-Repository verschieben. Sie können Mitarbeiterdokumente auch automatisch vom HR-Service verschieben, wenn ein HR-Fall abgeschlossen ist.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_ef.document_writer oder sn_hr_core.case_reader

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Mitarbeiterdokumente können auch direkt dem Mitarbeiterdokument-Repository hinzugefügt werden. Das Mitarbeiterdokument-Repository bietet ein zentrales Repository für die schnelle und einfache Identifizierung mithilfe verschiedener Sortierfunktionen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder ändern Sie ein Mitarbeiterdokument.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Fallmanagement > Alle HR-Fällean.
    2. Wählen Sie einen Fall aus, an den Mitarbeiterdokumente angehängt sind.
      In der Listenansicht gibt es keine Möglichkeit, HR-Fälle mit angehängten Mitarbeiterdokumenten zu identifizieren. Die HR-Fallnummer oder die Person „geöffnet für“ ist erforderlich, um einen HR-Fall zu finden.
    3. Klicken Sie im Formularheader auf Anhänge Verschieben .
      Die Anhänge in Mitarbeiterdatei verschieben Menü wird angezeigt.
    4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Dokumenten, die Sie verschieben möchten.
      Die Wählen Sie das Kompetenzzentrum für Anhänge aus, die verschoben werden sollen Und Themendetail Felder können geändert werden, aber nur, wenn das Dokument unter dem falschen HR-Falltyp hinzugefügt wurde.
    5. Wählen Sie aus Dokumenttyp Für jedes Dokument.
      Der Dokumenttyp bestimmt die Kategorisierung, die Person, die darauf zugreifen kann, und die Aufbewahrungsrichtlinie. Wenn für das zugehörige Themendetail kein Dokumenttyp angezeigt wird, sollte einer erstellt werden, um eine korrekte Kategorisierung sicherzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren Sie Richtlinien für einen Dokumenttyp.
    6. Klicken Sie Auf Verschieben Ausgewählt .

    Ergebnisse

    Die Mitarbeiterdokumente werden aus dem HR-Fall in das Mitarbeiterdokument-Repository verschoben. Nachdem ein Mitarbeiterdokument verschoben wurde, werden Dateiname, Format und Größe aus dem Anhang in das Dokument kopiert.
    Hinweis:
    Sie können diesen Prozess auch automatisieren, indem Sie überprüfen Anhänge automatisch verschieben Box aus HR-Services. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie einen HR-Service.

    Nächste Maßnahme

    Sobald Sie die Anhänge verschoben haben, werden die Anhänge im Abschnitt „Mitarbeiterdokumente“ im Fall angezeigt.

    Fügen Sie mehreren HR-Profilen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzu

    Fügen Sie mehreren HR-Profilen gleichzeitig eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzu. Aufbewahrungspflicht für Rechtsfragen oder Rechtsstreitigkeiten verhindern das Löschen von Mitarbeiterdokumenten für ein HR-Profil.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_HR_ef.admin, sn_HR_ef.Manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Profil > HR Profilean.
    2. Wählen Sie in der Listenansicht alle HR-Profile aus, für die Sie eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht anwenden möchten.
    3. In Aktionen für ausgewählte Zeilen , Auswählen Fügen Sie Eine Gesetzliche Aufbewahrungspflicht Hinzu .
    4. Im Dialogfeld gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzufügen:
      1. In Grund Feld, wählen Sie einen Wert aus.
      2. In Kommentare Feld, fügen Sie weitere Details hinzu.
      3. Klicken Sie auf OK.
      Mitarbeiterdokumente ausgewählter HR-Profile werden in die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gesetzt und nicht basierend auf der Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht.

    Fügen Sie mehreren Dokumenttypen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzu

    Fügen Sie mehreren Dokumenttypen gleichzeitig eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzu. Aufbewahrungspflicht für Rechts- oder Rechtsstreitigkeiten verhindern das Löschen von Dokumenten, die sich auf einen Dokumenttyp beziehen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_HR_ef.admin, sn_HR_ef.Manager, sn_hr_core.profile_writer, sn_hr_ef.legal_hold_writer

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Dokumenttypenan.
    2. Wählen Sie in der Listenansicht alle Dokumente aus, für die Sie eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht anwenden möchten.
    3. In Aktionen für ausgewählte Zeilen , Auswählen Fügen Sie Eine Gesetzliche Aufbewahrungspflicht Hinzu .
    4. Im Dialogfeld gesetzliche Aufbewahrungspflicht hinzufügen:
      1. In Grund Feld, wählen Sie einen Wert aus.
      2. In Kommentare Feld, fügen Sie weitere Details hinzu.
      3. Klicken Sie auf OK.
      Dokumente, die ausgewählten Dokumenttypen zugeordnet sind, werden in die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gesetzt und nicht basierend auf der Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht.

    Löschprotokolle für Mitarbeiterdokumente anzeigen

    Um eine optimale Systemleistung zu gewährleisten und abhängig von Ihren internen Prozessen wird die Mitarbeiterdokumentation basierend auf der von Ihrem Unternehmen festgelegten Sicherheitsrichtlinie gelöscht.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_HR_ef.Manager

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Durch das dauerhafte Löschen werden Mitarbeiterdokumente aus der Instanz gelöscht. Durch das Bereinigen wird der Gesamtspeicher freigegeben.
    • Das Löschprotokoll zeigt an, welche Dokumente gelöscht wurden.
    • Attribute der gelöschten Dokumente werden gespeichert.
    • Die Standardattribute, die gelöschte Dokumente identifizieren, sind Mitarbeiter und HR-Fallnummer. Sie können den Standard in den Eigenschaften für Mitarbeiterdokumentverwaltung ändern.

    Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften für die Anwendung „Mitarbeiterdokumentmanagement“.

    Prozedur

    Navigieren zu Alle > HR-Verwaltung > Mitarbeiterdokumente > Protokolle löschenan.
    Eine Liste der gelöschten Dokumente mit den in angegebenen Feldern Diese Felder werden in die Löschprotokolle aufgenommen, wenn diese Option aktiviert ist Von Eigenschaften für die Anwendung „Mitarbeiterdokumentmanagement“ werden angezeigt.