Erstellen Sie eine Reservierung, einschließlich eines Links für eine virtuelle Besprechung

Ermöglichen Sie Mitarbeitern, die sich außerhalb des Büros befinden, mithilfe eines virtuellen Besprechungslinks an einer Reservierung teilzunehmen. Für einen in „im Namen von“ ausgewählten Mitarbeiter wird ein Link für eine virtuelle Besprechung erstellt.

Vorbereitungen

Hinweis:

Sie können einen Link für virtuelle Besprechungen nur erstellen, wenn Ihr Administrator die Konfiguration für virtuelle Besprechungen aktiviert hat. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie einen reservierbaren Zweck und Reservierung erstellen.

Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

Prozedur

1. Navigieren Sie von einem der folgenden Ausgangspunkte zur Seite „Reservierung vornehmen“.

   Standort	Schritte
   Aus Anwendungsnavigator	Navigieren zu Management von Arbeitsplatz-Reservierungen > Portal > Neue Reservierungan.
   Mitarbeiter-Center	Navigieren Sie zu Mitarbeiter-Center(Alle > Selfservice > Mitarbeiter-Center)) an. Navigieren Sie auf der Homepage zu Arbeitsplatz > Alle Arbeitsplätze durchsuchen Und wählen Sie den Arbeitsplatzservice aus. Öffnen Sie das Reservierungsportal, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Klicken Reservierungen > Reservierung vornehmenan. Wählen Sie auf der Homepage aus Reservieren Sie Direkt. Wählen Sie im Katalog Arbeitsplatzservices die Option aus Neue allgemeine Reservierung . Auswählen Katalog > Nach Kategorien durchsuchen > Servicekatalog für Arbeitsplatzan. Hinweis: Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wechseln Sie zur Liste „Kataloge“, und wählen Sie aus Servicekatalog für Arbeitsplatzan. Auswählen Reservierungsverwaltung > Neue allgemeine Reservierungan.

   Die Seite „Reservierung vornehmen“ wird in einer neuen Registerkarte geöffnet.
2. Wählen Sie den Typ des Arbeitsplatzelements aus, das Sie reservieren möchten.
   Die Typen werden als Registerkarten angezeigt, z. B. als Besprechungsraum oder Schreibtisch.
3. Wahlweise: Nachdem Sie das reservierbare Modul ausgewählt haben, das Sie reservieren möchten, wählen Sie aus Alle durchsuchen .
   Standardmäßig ist Alle durchsuchen Option ist ausgewählt.
   1. Suchen Sie anhand der folgenden verfügbaren Kriterien nach einem Arbeitsplatzelement, das Sie reservieren möchten.

      Raum- und Reservierungsplaner (sn_wsd_rsv.reservation_planner) mit der dedizierten Rolle (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) können bestimmte Einstellungen in der Konfiguration des reservierbaren Moduls ignorieren oder umgehen. Weitere Informationen finden Sie unter Ermöglichen Sie Ereignisplanern, Reservierungen flexibler zu bearbeiten.

      Beispielsweise können Reservierungsplaner oder Platzplaner mit der dedizierten Rolle (sn_wsd_rsv.bypass_module_validation) die folgenden Einstellungen im Modul „Reservierbar“ ignorieren oder umgehen:

      • Max. Tage in der Zukunft
      • Max. Anzahl des Vorkommens
      • Min. Und Max. Dauer
      • Verfügbar In
      • Ganztägig

      Füllen Sie die Formularfelder aus.

      Tabelle : 1. Reservierungsformular vornehmen

      Feldname	Beschreibung
      Gebäude	Name des Gebäudes für einen ausgewählten Campus. Wählen Sie ein Gebäude aus der Liste aus. Beispiel: Demo-Campus.
      Immer ab	Stockwerk eines Gebäudes, in dem Sie eine Reservierung vornehmen möchten.
      Von Hinweis: Die Zeitanweisungsfelder (von, Zeit, bis) sind auch im MESP (mobiles Mitarbeiter-Serviceportal) auf verfügbar Now MobileApp.	Startdatum Ihrer Reservierung. Für eine eintägige Reservierung nur die Von Feld wird angezeigt und nicht die Option zum Eingeben des Enddatums.
      Zeit	Startzeit, zu der die Reservierung beginnt. Mitarbeiter können die Zeit mithilfe der Dropdown-Liste auswählen oder die Zeit in das Feld eingeben. Der Zeitschrittwert hängt vom Wert ab, der von Ihrem Administrator festgelegt wurde. Die Standarddauer der Reservierungszeit, die zur Auswahl verfügbar ist, beträgt 30 Minuten. Die time_picker_interval_sizeDie Eigenschaft für die Startzeit der Reservierung und die Endzeit der Reservierung wird mit den Serviceportal-Widget-Instanzen konfiguriert. Der Inkrementwert des Startzeitfelds hängt vom in festgelegten Wert ab time_picker_interval_size. Die standardmäßige Dauer des Inkrementwerts für die Reservierungszeit beträgt 30 Minuten. Weitere Informationen finden Sie unter Configure widget instances Hinweis: Sie können kein Datum auswählen, das in der Vergangenheit liegt. Die Zeit für einen ausgewählten Standort hängt von der Gebäudezeitzone ab.
      An	Enddatum Ihrer Reservierung. Mitarbeiter können kein Datum auswählen und keine Reservierung erstellen, wenn das Enddatum den Wert „Max. Tage in der Zukunft“ überschreitet. Der Wert „Max. Tage in der Zukunft“ gibt die maximale Anzahl der Tage in der Zukunft an, bis zu denen das Modul „Reservierbar“ reserviert werden kann. Hinweis: Im Falle einer eintägigen Reservierung ist die Option zum Eingeben des Enddatums nicht verfügbar. Wenn Sie ein ungültiges Datum eingeben, das nach dem in angegebenen Datum liegt Max. Tage in der Zukunft Wert, setzt die Anwendung das Datum auf das aktuelle Datum zurück.
      Zeit	Endzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement nicht mehr verwenden würden. Mitarbeiter können die Endzeit mithilfe der Dropdown-Liste auswählen oder die Zeit in das Feld eingeben. Der Endzeitschrittwert hängt vom Wert ab, der von Ihrem Administrator festgelegt wurde. Die standardmäßige Endzeit der Reservierung beträgt 30 Minuten. Die time_picker_interval_sizeDie Eigenschaft für die Startzeit der Reservierung und die Endzeit der Reservierung wird mit den Serviceportal-Widget-Instanzen konfiguriert. Der Inkrementwert des Felds „Startzeit“ und „Endzeit“ hängt vom in festgelegten Wert ab time_picker_interval_size. Die standardmäßige Dauer des Inkrementwerts für die Reservierungszeit beträgt 30 Minuten. Weitere Informationen finden Sie unter Configure widget instances Hinweis: Sie können kein Datum auswählen, das in der Vergangenheit liegt. Wenn die Startzeit beispielsweise 09:00 ist, können Sie eine Endzeit nach dieser Dauer auswählen. Sie können keine Zeit vor 09:00 Uhr am selben Tag auswählen. Die Zeit für einen ausgewählten Standort hängt von der Gebäudezeitzone ab.
      Wiederkehrend	Option zum Reservieren der Arbeitsplatzelemente wiederkehrend. Geben Sie die Anzahl der Tage und die Anzahl der Wiederholungen der Reservierung in einer wiederkehrenden Serie an. Wählen Sie für wöchentliche Reservierungen die Wochentage für die Reservierung aus. Die Option „Wiederkehrend“ wird basierend auf der Konfiguration angezeigt, die Ihr Administrator festgelegt hat. Wenn wiederkehrende Reservierungskonflikte auftreten, werden sie automatisch gelöst, wenn Ihr Administrator dies konfiguriert hat. Die Option „wiederkehrende Konflikte automatisch lösen“ </uicontrol> ist im Formular „Reservierbares Modul“ aktiviert. Die Anwendung versucht, wiederkehrende Reservierungskonflikte automatisch zu lösen. Weitere Informationen finden Sie unter . Hinweis: Die Option „zusätzliche Services hinzufügen“ ist für wiederkehrende Reservierungen nicht verfügbar.
      Ganztägig	Option zum Reservieren des Arbeitsplatzelements für einen ganzen Tag oder einen einzelnen Tag. Diese Option wird angezeigt, wenn Ihr Arbeitsplatzadministrator die Einstellung für die ganztägige Reservierung für aktiviert hat Typ . Die Start- und Endzeiten der Reservierung hängen von den von Ihrer Organisation festgelegten Zeiten ab. Die Ganztägig Die Option ist auch auf der Seite „Bereichsdetails“ verfügbar. Hinweis: Die Ganztägig Die Darstellung der Option hängt von der Konfiguration Ihres Administrators ab. Wenn Ihr Administrator eine ganztägige Reservierung für eine ausgewählte vorschreibt Typ , Die Reservierung wird automatisch für den gesamten Tag vorgenommen. Im Falle von ganztägig können Sie nur das Startdatum der Reservierung ändern.
      Fügen Sie ein Gebäude hinzu	Reservieren Sie mehrere Arbeitsplatzelemente, die sich über mehrere Gebäude erstrecken. Die Gebäudezeitzonen unterscheiden sich für dasselbe Datum und dieselbe Uhrzeit in einer Reservierung. Hinweis: Diese Option ist verfügbar, wenn Sie ausgewählt haben Mehrere Reservierungen zulassen Kontrollkästchen auf Reservierbares Modul > Reservierbare Elemente – Modulkonfiguration Registerkarte Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie Reservierungen mit mehreren Gebäuden.

      • Wenn Ihr Administrator einen Grenzwert für die maximale Anzahl von Tagen festgelegt hat, die Sie in der Zukunft reservieren können, können Sie keine Tage in der Zukunft auswählen, die über das vom Administrator festgelegte Datum hinausgehen. Eine Warnung zur Beschränkung wird angezeigt.
      • Wenn Ihr Administrator beispielsweise die Tage in der Zukunft auf 45 Tage beschränkt hat, können Sie bei einer wiederkehrenden Reservierung kein Datum nach 45 Tagen auswählen. Die Anzahl der Tage, die für verfügbar sind Endet an diesem Datum Option unterscheidet sich basierend auf Täglich , Wöchentlich , Oder Monatlich Auswahlen. Das Enddatum und die Endzeit, die für die wiederkehrende Reservierung angegeben sind, werden verwendet, um das Enddatum und die Endzeit der Reservierung anzugeben.
      • Wenn von Ihrem Administrator keine solche Beschränkung für die zukünftigen Tage im Modul „Reservierbar“ festgelegt wird, können Sie ein beliebiges Datum auswählen. Dies hängt auch davon ab, wie viele Vorkommen Sie auswählen und erstellen können.
        Hinweis:

        Sie können kein Datum auswählen, das über eine Dauer hinausgeht, die in „Max. Tage“ im Modul „zukünftig reservierbar“ konfiguriert ist. Wenn beispielsweise der Wert „Max. Tage in der Zukunft“ 45 beträgt, können Sie bei einer wiederkehrenden Reservierung kein Datum auswählen, das über diese Dauer hinausgeht. Die Anzahl der Tage, die für verfügbar sind Endet an diesem Datum Option unterscheidet sich basierend auf Täglich , Wöchentlich , Oder Monatlich Auswahlen. Wenn Max. Tage in der Zukunft Wert ist im Modul „Reservierbar“ nicht konfiguriert, die Datumsauswahl ist nicht eingeschränkt, und Mitarbeiter können ein Datum basierend auf auswählen Max. Anzahl von Vorkommen Konfiguration.
4. Wahlweise: Wählen Sie aus, um alle verfügbaren Plätze in einem Bereich anzuzeigen Nach Bereich durchsuchen .
   1. Geben Sie die folgenden Details an, um nach dem am besten geeigneten Platz in einem Bereich zu suchen.
      • Bereich: Bereich im Gebäude, in dem Sie einen Platz reservieren möchten.

        Bereiche werden alphabetisch sortiert oder entsprechend der Reihenfolge sortiert, die Sie in der Bereichstabelle konfiguriert haben. Wenn sortiert wird Reihenfolge Ist für einen Bereich konfiguriert und wird entsprechend sortiert. Wenn die Sortierung Reihenfolge Für ein Element ist kein Wert angegeben. Dann werden die Elemente oben in der Liste aufgeführt (aufsteigende Reihenfolge) und dann alphabetisch sortiert. Die Bereichsnamen sind alphabetisch basierend auf dem Bezeichnungsnamen sortiert. Artikel mit Auftrag werden aufgelistet.

      • Ganztägig: Wählen Sie diese Option aus, um das Arbeitsplatzelement für einen ganzen Tag zu reservieren. Die Start- und Endzeiten der Reservierung hängen von den vom Unternehmen festgelegten Zeiten ab. Sie können die Endzeit nicht ändern. Diese Option wird angezeigt, wenn Ihr Arbeitsplatzadministrator die Einstellung für die ganztägige Reservierung für aktiviert hat Typ .
5. Klicken Sie auf Suche.
   Die Arbeitsplatzelemente, die den Suchkriterien entsprechen und für die Reservierung verfügbar sind, werden angezeigt.

   Hinweis:

   Wenn beim Surfen in der Nähe einer Person private Bereiche vorhanden sind, werden sie nicht im Suchergebnis angezeigt.

   Hinweis:

   Sie können zwischen wechseln Kartenansicht Registerkarte und Zeitplanansicht Registerkarte zum Überprüfen der Verfügbarkeit von Arbeitsplatzelementen. Wenn Ihr Unternehmen Stockwerkskarten hochlädt, zeigen Sie die Karten mit „Karte“ oder an Indoor Mapping. Weitere Informationen zur Verwendung von Stockwerkskarten finden Sie unter Workplace Space Mapping.
6. Wahlweise: Sortieren Sie die Arbeitsplatzelemente in alphabetischer Reihenfolge oder mithilfe eines Filters mit Filter anzeigen Option.

   Sie können die Arbeitsplatzelemente auch sortieren, um zuerst Ihre bevorzugten Standorte anzuzeigen. Zum Anzeigen der Option müssen Sie Zugriff auf haben Mitarbeiter-CenterUnd haben auch bevorzugte Standorte. Ihre bevorzugten Standorte werden zuerst in alphabetischer Reihenfolge angezeigt, gefolgt von den anderen Standorten, die den Suchkriterien entsprechen.

   Hinweis:

   Sie können Arbeitsplatzelemente nicht in alphabetischer Reihenfolge oder nach Ihren bevorzugten Standorten sortieren, wenn Sie Bereiche in der Nähe einer Person durchsuchen. Die Bereiche in der Nähe einer Person werden basierend auf der Nähe durchsucht.
7. Wählen Sie das Arbeitsplatzelement aus, das Sie reservieren möchten, mit einer der folgenden Optionen:
   • Klicken Sie auf Hinzufügen.
   • In Zeitplanansicht Klicken Sie auf die Registerkarte Hinzufügen .
   • In Kartenansicht Wählen Sie einen beliebigen grünen Bereich aus, und wählen Sie dann aus Hinzufügen .
8. Wählen Sie Weiter.
9. Füllen Sie im Formular die Felder aus.

   Tabelle : 2. Reservierungsdetails von

   Feld	Beschreibung
   Reservierungsbetreff	Betreff Ihrer Besprechung.
   Alle Bereichsdetails als privat festlegen	Option zum Festlegen aller ausgewählten Bereiche als privat. Hinweis: Die Option wird basierend auf der Konfiguration des Datenschutz-Setups des Standorts für ausgewählte Bereiche angezeigt.
   Betreff als privat festlegen	Option zum Markieren der Reservierung als privat und zum Ausblenden des Reservierungsbetreffs.
   Link zu virtueller Besprechung hinzufügen	Option zum Generieren eines virtuellen Besprechungslinks, damit Remote-Mitarbeiter der Reservierung beitreten können. Hinweis: (Gilt nur für Microsoft Teams) ab dem Release „May Store 2023 ruft die Anwendung beim Hinzufügen eines Besprechungslinks die Besprechungsdetails ab, während das Ereignis mit einem Kalenderanbieter synchronisiert wird.
   Diese Reservierung ist für	Wenn Sie eine Reservierung im Namen einer anderen Person anfordern, wählen Sie den Namen dieser Person aus. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie eine Reservierung für sich selbst anfordern.
   Dieser Reservierung eingeladene Personen hinzufügen
   Hinweis: Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Ihr Administrator die Konfiguration aktiviert hat, um Teilnehmer zu diesem Arbeitsplatzstandort einzuladen.
   Kollegen einladen	Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie zur Reservierung einladen möchten.
   Externen Besucher einladen	Option zum Einladen eines externen Besuchers. Hinweis: Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie über verfügen Besuchermanagement für ArbeitsstättenAnwendung installiert. Wenn Sie den Besucher bereits zuvor registriert haben, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie Aus Vorheriger Besucher . In Wählen Sie einen vorherigen Besucher aus Wählen Sie den Besucher aus. Sie können auch eine Vorschau der Besucherdetails anzeigen und bei Bedarf ändern. Die Details werden automatisch in allen Besucherbezogenen Datensätzen und Registrierungsdatensätzen aktualisiert. Wenn Sie den Besucher zum ersten Mal registrieren, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie Aus Fügen Sie einen neuen Besucher hinzu . Wählen Sie aus Besuchertyp . Wenn der Besucher ein spezieller Gast ist, aktivieren Sie diese Option VIP . Geben Sie ein Vorname Des Besuchers. Geben Sie ein Nachname Des Besuchers. Geben Sie an E-Mail-Adresse Des Besuchers, um Registrierungsdetails und -Mitteilungen zu senden. Geben Sie ein Telefonnummer Des Besuchers. Geben Sie ein Organisation Details des Besuchers. Geben Sie ein Titel Des Besuchers. In Private Notizen Geben Sie alle privaten Informationen an. In Besuchereinstellungen Und Benachrichtigungseinstellungen Felder: Wählen Sie die Einstellungen des Besuchers aus. Klicken Sie Auf Speichern und hinzufügen Um den Besucher hinzuzufügen.
   Zusätzliche Services hinzufügen	Zusätzliche Services mit der Reservierung verfügbar.

10. Klicken Sie Auf Reservierung übermitteln .

Ergebnisse

Die Reservierung wird mit einem virtuellen Besprechungslink erstellt. Wenn Sie Teilnehmer zur Reservierung eingeladen haben, wird ihnen der Besprechungslink zusammen mit den Reservierungsdetails bereitgestellt.

Um die Reservierungsaufzeichnung anzuzeigen, wechseln Sie zur Reservierungszusammenfassung der Reservierung, und wählen Sie aus Zusätzliche Details . Wenn der Passcode für den Anbieter virtueller Besprechungen konfiguriert ist, dann in Zusätzliche Details , Sie können auch den entsprechenden Passcode anzeigen. Nur der Organisator und der Anwender, die in angegeben sind Diese Reservierung ist für Feld kann den Passcode anzeigen.

• Zoom: Wenn ein ZoomDer Besprechungslink wird hinzugefügt. Der Link wird in angezeigt Standort Feld der E-Mail, das die Besprechungseinladung enthält.
• Microsoft Teams: Wenn eine Reservierung mit einem virtuellen Besprechungslink erstellt wird, ruft die Anwendung den Besprechungslink und die zugehörigen Details zum Beitritt ab. Wenn diese Reservierung mit dem Microsoft Outlook-Kalender synchronisiert wird, werden der Besprechungslink und die beitrittsbezogenen Details dem Text des Kalenderereignisses hinzugefügt. Ebenso wenn eine Reservierung im Microsoft Outlook-Kalender mit erstellt wird Teams-Besprechung Umschaltfläche, der Besprechungslink wird abgerufen und als virtueller Besprechungslink gespeichert.
  Hinweis:

  Da der Besprechungslink im Text der E-Mail angezeigt wird, dürfen Sie, wenn Sie die Besprechungsdetails aktualisieren oder ändern möchten, dies nur mit tun Management von Arbeitsplatz-Reservierungen. Wenn eine Reservierungssynchronisierung durchgeführt wird, werden die Details (in diesem Fall der Besprechungslink und die Details) nur auf eine Weise synchronisiert, d. h. von Management von Arbeitsplatz-ReservierungenAn den Kalenderanbieter (in diesem Fall Microsoft Teams). Wenn Sie bereits Änderungen an den Besprechungsdetails oder den Notizen des Kalenderanbieters vorgenommen haben, wird sie von überschrieben Management von Arbeitsplatz-ReservierungenWenn eine Synchronisierung durchgeführt wird.
• Alle anderen Anbieter virtueller Besprechungen : Der Besprechungslink wird in hinzugefügt Standort Feld der E-Mail, das die Besprechungseinladung enthält.

Zugehörige Tasks

• Reservierung erstellen
• Erstellen Sie eine Reservierung für mehrere Arbeitsplatzelemente
• Erstellen Sie Reservierungen mit mehreren Gebäuden
• Erstellen Sie Arbeitsbereichsreservierungen
• Erstellen Sie eine Reservierung zusammen mit einer freigegebenen Reservierung
• Erstellen Sie eine Schichtreservierung
• Erstellen Sie eine Gruppenreservierung
• Reservierung freigeben, ändern oder stornieren
• Reservieren Sie einen Arbeitsplatz mit dem Widget „Schnellreservierung“
• Laden Sie einen iCalendar für eine Reservierung herunter
• Legen Sie einen Standort auf der Seite „Bereichsdetails“ als Favorit fest