Créer un bon de commande

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Vous pouvez créer un bon de commande. Les bons de commande définissent les actifs à commander auprès d'un fournisseur unique.

    Avant de commencer

    Rôle requis : procurement_admin ou procurement_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Par exemple, une entreprise peut créer un bon de commande pour acheter 20 ordinateurs portables ou 10 serveurs. Les informations qui figurent sur un bon de commande permettent un suivi physique et financier des actifs qui ont été commandés.

    Vous pouvez également utiliser un ordre de transfert si un actif appartient déjà à une entreprise. Un ordre de transfert vous permet de transférer en interne des actifs d'un entrepôt à un autre au lieu de les acheter. Par exemple, un entrepôt d'une entreprise à New York dispose de cinq ordinateurs portables qui sont nécessaires à Boston. Vous créez un ordre de transfert pour déplacer les ordinateurs portables de l'entrepôt de New York à l'entrepôt de Boston.

    Après avoir créé un bon de commande, la liste connexe Bordereau de réception est disponible sur le formulaire du bon de commande. Un bordereau de réception est créé manuellement ou automatiquement lorsque l'élément est reçu. La liste connexe Bordereau de réception affiche tous les bordereaux de réception liés au bon de commande. Une fois qu'un bordereau de réception est ajouté à un bon de commande, tous les champs de l'enregistrement du bon de commande basculent en lecture seule.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Procurement > Ordres > Bons de commande.
    2. Cliquez sur Nouveau.
    3. Complétez le formulaire.
      Tableau 1. Champs de bon de commande
      Champ Description
      Numéro Numéro unique identifiant le bon de commande.
      Date d’échéance Date à laquelle le Coût total du bon de commande doit être payé.
      Fournisseur Fournisseur au profit de qui le bon de commande a été émis.
      Envoyer à Entrepôt vers lequel les éléments du bon de commande doivent être expédiés.
      Remarque :
      Ce champ est obligatoire, mais n'a pas d'incidence sur la création de demandes d'achat de logiciels sur Coupa.
      Date du bon de commande Date à laquelle le bon de commande a été créé.
      Statut État du bon de commande : Annulé, Commandé, Reçu, Demandé ou Suspendu.
      Affecté à Utilisateur à qui le bon de commande est affecté.
      Facturer à Emplacement responsable du paiement du Coût total du bon de commande.
      Brève description Courte description du bon de commande.
      Section Généralités
      Envoi Mode de livraison à utiliser pour l'expédition des éléments du bon de commande.
      Conditions Modalités de paiement du bon de commande : Crédit, Net à 30 jours ou Net à 90 jours.
      Coût de l’envoi Montant à payer pour le mode de livraison spécifié dans le champ Expédition.
      Coût total Somme de tous les coûts relatifs aux éléments du bon de commande et des frais d'expédition.
      Description Description complète du contenu du bon de commande.
      Section Détails
      Demande initiale Numéro d'enregistrement de la demande concernant les éléments qui figurent sur le bon de commande.
      Demandés par Utilisateur à l'origine de la demande des éléments qui figurent sur le bon de commande.
      Remarque :

      L'ID d'e-mail ou l'adresse e-mail de l'utilisateur à l'origine de la demande d'éléments sur le bon de commande doit être identique pour les applications Coupa et ServiceNow ServiceNow.
      Demandé Date à laquelle l'utilisateur désigné dans le champ Demandés par a demandé les éléments qui figurent sur le bon de commande.
      Commandé Date et heure auxquelles l'utilisateur a cliqué sur le bouton Commander sur le formulaire de bon de commande.
      Livraison prévue Date à laquelle les éléments associés au bon de commande doivent arriver dans l'entrepôt identifié dans le champ Envoyer à. Ce champ n'est pas modifiable lorsque le bon de commande affiche un état Reçu ou Annulé. (Pour plus d'informations sur ce champ, consultez la rubrique Date de livraison prévue des bons de commande.)
      Reçu Date et heure auxquelles l'état du bon de commande a basculé sur Reçu.
      Contrat Numéro d'enregistrement du contrat avec le fournisseur auprès de qui les éléments du bon de commande sont commandés.
      Département Département responsable du paiement du bon de commande.
      Numéro de budget Numéro de budget associé au bon de commande.
      Compte fournisseur Compte fournisseur associé au bon de commande.
    4. Cliquez sur Envoyer.

    Que faire ensuite

    Ajoutez des éléments de ligne de bon de commande pour spécifier ce que vous commandez de ce fournisseur.