Traiter un ordre de don d’actifs

Traitez une ordonnance de don d’actifs pour préparer et envoyer des biens à un organisme de bienfaisance.

Avant de commencer

Rôle requis : asset

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous pouvez annuler un ordre de don d’actifs jusqu’à ce qu’il atteigne l’étape de transit dans le workflow. Une fois que votre ordre de don d’actifs a atteint l’étape de confirmation, vous ne pouvez pas l’annuler.

Remarque :

Vous pouvez traiter les ordres de don d’actifs uniquement dans l’interface Hardware Asset Workspace utilisateur principale et non dans celle-ci Gestion des actifs matériels .

Procédure

1. Accédez à la Tous > Espace de travail des actifs matériels > Inventaire.
2. Ouvrez l’onglet Ordres de don .
   Une liste des ordres de don d’actifs s’affiche.
3. Sélectionnez un ordre de don d’actifs qui est à l’étape Planification .
4. Ajoutez des actifs à l’ordre de don d’actifs.
   1. Ouvrez l’onglet Actifs planifiés .
   2. Sélectionnez Ajouter.
   3. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter des actifs, sélectionnez les actifs qui font partie du domaine dont l’état est En stock et le sous-état est Don en attente, puis sélectionnez Ajouter.
      Utilisez le filtre pour rechercher les ressources souhaitées.
      Les actifs que vous avez ajoutés s’affichent sous l’onglet Actifs planifiés.
5. Préparez les actifs pour le don et indiquez une date pour la récupération des actifs.
   1. Ouvrez l’onglet Tâches de don d’actifs .
   2. Sélectionnez la tâche Préparer les actifs et fournir la date planifiée.
   3. Dans la liste connexe Actifs planifiés, sélectionnez les actifs que vous souhaitez préparer, puis sélectionnez Préparer.
      Remarque :

      Vous pouvez configurer des flux secondaires pour les tâches de préparation des actifs en fonction de vos besoins et du type d’actifs à donner. Par exemple, vous pouvez configurer des tâches de préparation d’actif pour un actif de stockage de données qui doit être effacé ou un actif matériel qui doit être mis en file d’inclusion avant d’être donné.
      L’état des actifs planifiés passe à l’état Préparé.
   4. Dans le formulaire Détails du calendrier, dans le champ Date planifiée , sélectionnez une date d’enlèvement.
   5. Sélectionnez Tâche de clôture.
      L’état de la tâche passe à Fermé terminé et la tâche Sélectionner les actifs partant pour le don est créée en tant que tâche de don d’actifs.
6. Sélectionnez les ressources à envoyer.
   1. Ouvrez la tâche Sélectionner les actifs devant faire l’objet d’un don.
   2. Dans la liste connexe Actifs planifiés, sélectionnez les actifs que vous souhaitez envoyer depuis l’entrepôt, puis sélectionnez Partir.
      L’étape des actifs planifiés passe de Préparé à En transit. L’état des actifs passe à En transit et le Sous-état passe à Don en attente.
7. Fournissez le nom du fournisseur pour récupérer les actifs et les détails de suivi de l’expédition.
   1. Ouvrez l’onglet Détails.
   2. Sur le formulaire Détails du calendrier, spécifiez les éléments suivants :
      1. Dans le champ Nom du contact responsable de l’enlèvement , saisissez le nom du fournisseur qui récupérera les actifs pour le don.
      2. (Facultatif) Dans le champ Transporteur , sélectionnez votre transporteur.
      3. (Facultatif) Dans le champ Numéro de suivi , saisissez le numéro de suivi de l’envoi.

      Remarque :

      Les champs Transporteur et Numéro de suivi permettent de suivre les expéditions à partir de la liste Expédition de la vue Opérations d’actif de Hardware Asset Workspace. Pour plus de détails, consultezAfficher les détails de l’expédition de l’actif matériel.
   3. Sélectionnez Tâche de clôture.
      L’état de la tâche passe à Fermé terminé. La confirmation de la tâche de l’association caritative est créée sous les tâches de don d’actifs.
8. Confirmez le don des actifs.
   1. Sélectionnez la tâche Confirmation de l’association caritative.
   2. Dans la liste connexe Actifs planifiés, sélectionnez les actifs, puis sélectionnez Confirmer le don.
      L’état des actifs passe à Terminé. L’état des actifs passe à Mis hors service et le sous-état passe à Donné.
9. Joignez les documents de don de l’association caritative à l’enregistrement de l’ordre de don d’actifs.
   1. Sélectionnez la tâche Confirmation de l’association caritative.
   2. Dans la liste connexe Détails, sélectionnez l’icône Pièce jointe ( ).
   3. Sélectionnez le document.
   4. Dans la liste Certificat de don, sélectionnez Oui.
      L’état de l’ordre de don d’actifs est défini sur Terminé.
   5. Sélectionnez Tâche de clôture.

Résultats

Toutes les tâches de don d’actifs sont à l’état Fermé terminé et l’étape Ordre de don d’actifs passe à Terminé.

Tâches associées

• Créer un ordre de don d’actifs
• Approuver ou rejeter un ordre de don d’actifs
• Ajouter une association caritative pour faire don d’actifs