Créer un contrat

Créez un contrat avec différents modèles de contrats, qui agiraient comme un accord contraignant entre les deux parties.

Avant de commencer

Rôle requis :

• Pour Interface utilisateur principale et Hardware Asset Workspace: admin, contract_manager
• Pour Enterprise Asset Workspace: sn_eam.enterprise_admin, sn_eam.enterprise_asset_manager
• Pour Software Asset Workspace: sam_admin, sam_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Si un contrat comporte une ou plusieurs cartes d’évaluation associées, les champs du formulaire Contrat ne peuvent pas être modifiés.

Procédure

1. Ouvrez la liste des contrats utilisés dans votre déploiement.
   • Si vous utilisez le Interface utilisateur principale, accédez à Tous > Contrat et sélectionnez un type de contrat, tel que Assurance, Maintenance ou Service, ou sélectionnez Tous.
   • Si vous utilisez Hardware Asset Workspace, accédez à la vue Gestion des contrats , puis sélectionnez l’onglet Tous les contrats .
   • Si vous utilisez Enterprise Asset Workspace, ouvrez la vue Gestion des contrats et des baux , puis sélectionnez l’onglet Tous les contrats .
   • Si vous utilisez Software Asset Workspace, accédez à Opérations de licence > Contrats > Contrats de logiciel et sélectionnez Nouveau.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Renseignez les champs du formulaire.
   Les champs n'apparaissent pas tous dans les formulaires du type de contrat Tous.

   Tableau 1. Formulaire Contrat ou Créer un contrat

   Champ	Description
   Modèle de contrat	Modèle auquel le contrat est affecté. Par exemple Bail, Maintenance, Garantie, Contrat de service, Licence de logiciel ou Abonnement.
   Fournisseur	Fournisseur responsable du contrat. Ce champ est requis lorsque l’accord d’achat ou l’accord de confidentialité est sélectionné à partir du modèle de contrat.
   Numéro de contrat	Numéro attribué au contrat par le fournisseur (obligatoire).
   Nom	Nom du contrat.
   Contrat parent	Contrat parent du nouveau contrat, le cas échéant. Vous pouvez sélectionner un contrat parent à partir de la liste de recherche du contrat.
   Date de début	Date de prise d’effet du contrat. Ce champ est requis lorsque l’accord d’achat ou l’accord de confidentialité est sélectionné à partir du modèle de contrat.
   Date de fin	Date d’expiration du contrat. Laissez la date de fin vide pour créer un contrat à durée indéterminée. Ce champ est requis lorsque l’accord d’achat ou l’accord de confidentialité est sélectionné à partir du modèle de contrat.
   État	État actuel du contrat. Brouillon Actif Expiré Annulé
   Sous-état	Sous-état actuel du contrat. Revue en attente Revue en cours Approuvé Rejeté
   Administrateur de contrat	Personne responsable de la gestion du contrat et interagissant avec le fournisseur.
   Approbateur	Utilisateur qui approuve ou rejette le contrat. Cette liste est filtrée pour afficher uniquement les utilisateurs disposant du rôle ITIL.
   Propriétaire de l'entreprise	Utilisateur qui gère le contrat d'un point de vue commercial.
   Type d’accord	Type d’accord de licence : Entreprise SaaS Abonnement Ce champ s’affiche uniquement lorsque Maintenance et licence de logiciel sont sélectionnés à partir du modèle de contrat.
   Engagement	Montant engagé à dépenser avec ce fournisseur pendant cette période, du début à la fin du contrat. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’accord d’achat est sélectionné à partir du modèle de contrat.
   Remise	Remise que le fournisseur a accepté d'appliquer. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’accord d’achat est sélectionné à partir du modèle de contrat.
   Traiter les SLA non contractuels	Option permettant de traiter les accords sur les niveaux de service (SLA) contractuels et non contractuels. Ce champ s’affiche uniquement lorsqu’un contrat de service est sélectionné à partir du modèle de contrat.
   Description	Description détaillée du contrat.
   Section financière
   Conditions de paiement de facture	Conditions qui expliquent les modalités de paiement du contrat. Par exemple, Compte mensuel net ou Net 30.
   Échéancier de paiement	Calendrier qui définit les périodes de paiements. Par exemple, mensuellement ou annuellement.
   Montant du paiement	Montant qui a été payé dans le cadre du contrat à ce jour.
   Taxes applicables	Indique si le contrat est exonéré de taxe ou soumis aux taxes de ventes.
   Taux d'imposition effectif	Taux d'imposition effectif à appliquer au coût total, le cas échéant. Le taux d'imposition effectif correspond habituellement au taux d'imposition moyen facturé. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’option Sales (Ventes ) est sélectionnée à partir des taxes applicables.
   Coût fiscal	Coût total de la taxe. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’option Sales (Ventes ) est sélectionnée à partir des taxes applicables.
   Coût total	Coût final du contrat après application des ajustements. Si un contrat dispose d'une ou de plusieurs cartes d'évaluation, ce champ affiche la valeur combinée de toutes les cartes d'évaluation. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’option Sales (Ventes ) est sélectionnée à partir des taxes applicables.
   Compte fournisseur	Compte fournisseur associé au contrat.
   Numéro de bon de commande	Numéro de bon de commande affecté au contrat.
   Centre de coûts	Il s'agit du centre de coûts qui est financièrement responsable de l'actif.
   A une carte d'évaluation	Cochez la case pour indiquer si le contrat possède une carte d'évaluation associée.
   Section Renouvellement
   Renouvellement automatique	Indique si le contrat peut être renouvelé ou étendu quand il arrive à échéance.
   Options	Durée du renouvellement ou de l'extension du contrat. Par exemple, 1 an.
   Date de début de renouvellement	Date de prise d'effet du renouvellement ou de l'extension du contrat.
   Date de fin de renouvellement	Date de fin de renouvellement ou d'extension de contrat.
   Type d'ajustement des coûts	Type d’ajustement des coûts appliqué au contrat. Fixe Manuel IPC (indice des prix à la consommation)
   Montant d'ajustement des coûts	Augmentation ou diminution numérique du prix du contrat. Pour indiquer une baisse de prix, saisissez un nombre négatif. Vous pouvez également spécifier un Ajustement des coûts ou un Pourcentage d'ajustement des coûts, mais pas les deux.
   Pourcentage d'ajustement des coûts	Pourcentage d'augmentation ou de diminution du prix du contrat. Pour indiquer une baisse de prix, saisissez un pourcentage négatif. Vous pouvez également spécifier un Ajustement des coûts ou un Pourcentage d'ajustement des coûts, mais pas les deux.
   Section Termes et conditions
   Termes et conditions	Informations juridiques spécifiques du contrat.

4. Enregistrez le formulaire.
   • Si vous utilisez Interface utilisateur principale, cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête du formulaire, puis sélectionnez Enregistrer.
   • Si vous utilisez Hardware Asset Workspace, Software Asset Workspace ou Enterprise Asset Workspace, sélectionnez Enregistrer.
5. Continuez à saisir des informations dans les listes connexes ou les onglets qui s'affichent.

   Tableau 3. Listes connexes ou onglets d'un formulaire de contrat

   Liste connexe ou onglet	Description
   Actifs couverts	Répertorie tous les actifs couverts par ce contrat.
   Utilisateurs couverts	Répertorie tous les utilisateurs couverts par ce contrat.
   Contrat utilisé par	Répertorie tous les éléments de configuration (CI) utilisés dans ce contrat.
   Termes et conditions	Répertorie tous les termes et toutes les conditions de ce contrat.
   Lignes de dépense	Répertorie toutes les lignes de dépense de ce contrat.
   Historique de contrat	Affiche les changements de dates de début et de fin de ce contrat et les modifications apportées aux termes et conditions.
   Historique d’approbation	Répertorie toutes les approbations concernant ce contrat.
   Offres de service	Répertorie toutes les offres de service de ce fournisseur. Activez Gestion des portefeuilles de services pour consulter cette liste connexe.
   Engagements de service pour contrats	Répertorie tous les engagements de service des offres de ce fournisseur. Activez Gestion des portefeuilles de services pour consulter cette liste connexe.

6. Effectuez l’une des actions suivantes.
   • Sélectionnez Mettre à jour pour enregistrer et quitter le contrat.
   • Sélectionnez Soumettre pour révision afin d’envoyer une notification à l’approbateur.

• Créer un exemple de contrat de maintenance logicielle
  L'application Gestion des contrats est fréquemment utilisée pour créer un contrat permettant de suivre les paiements de la maintenance des logiciels d'entreprise. Vous pouvez utiliser cet exemple pour apprendre à créer un contrat de maintenance logicielle.
• Ajouter un actif à un contrat
  Vous pouvez associer des contrats à des actifs spécifiques, y compris des licences de logiciel.
• Ajouter un utilisateur à un contrat
  Un contrat peut couvrir des utilisateurs spécifiques. Par exemple, vous pouvez utiliser un contrat pour embaucher un groupe de travailleurs temporaires.
• Ajouter un élément de configuration à un contrat
  Les contrats peuvent être associés à des éléments de configuration. Vous pouvez associer des éléments de configuration à un contrat pour clarifier ce que le contrat couvre légalement.
• Ajouter un document à un contrat
  Les contrats peuvent être associés à des documents. En associant des documents connexes à un contrat, toutes les informations pertinentes sur un contrat sont conservées ensemble et facilement accessibles.

Concepts associés

• Termes et conditions
• Modèles
• Workflow de renouvellement de contrat
• Contrats

Tâches associées

• Ajuster un contrat
• Vérifier l'affectation d'administrateur de contrat pour la notification
• Envoyer le contrat pour approbation
• Créer une carte d'évaluation de contrat
• Surveiller un contrat

Information associée

• Gestion des portefeuilles de services
• Ajouter un engagement à une offre de service