Notifications par SMS et par e-mail

Utilisez les notifications par e-mail pour envoyer aux utilisateurs sélectionnés des notifications par e-mail ou par SMS sur des activités spécifiques dans le système, telles que les mises à jour des incidents ou les demandes de changement.

Les notifications par e-mail permettent aux administrateurs de spécifier :

• Quand envoyer la notification
• Qui reçoit la notification
• Quel est le contenu de la notification
• Si la notification peut être remise dans une synthèse d’e-mail et, dans l’affirmative, dans le contenu de la synthèse

D’autres options de notification par e-mail sont disponibles. Les utilisateurs peuvent s’abonner aux notifications et les administrateurs peuvent rendre certaines notifications obligatoires.

Les administrateurs ont également la possibilité de convertir les notifications par e-mail existantes en un format HTML riche. Ce format offre plusieurs avantages, notamment :

• Le contenu HTML brut est converti au format WYSIWYG.
• Le contenu peut être modifié dans un éditeur HTML riche en fonctionnalités.
• Les scripts d’e-mail sont condensés en une seule ligne facile à lire qui peut être réutilisée dans plusieurs notifications par e-mail.
• Pour éviter les liens rompus, les éléments tels que les images et les incidents, qui sont liés à des URL relatives à une instance sont convertis en liens absolus. Par exemple, si un incident est lié à l’aide d’une URL relative, le lien est converti en lien absolu.

Remarque :

Le format HTML enrichi est la valeur par défaut pour toutes les nouvelles notifications par e-mail.

Remarque :

Les instances ne peuvent pas envoyer ni recevoir d’e-mails chiffrés. Le système supprime le corps de l’e-mail crypté car il ne peut pas traiter le contenu crypté en texte brut ou en HTML.

Une notification par e-mail peut également être envoyée sous forme de notification par SMS si le destinataire s’est abonné à la notification sur un canal SMS. Le système utilise la ligne d’objet de la notification par e-mail et la convertit en SMS. Si l’administrateur ne souhaite pas utiliser l’objet de la notification par e-mail pour la notification par SMS, il peut définir un autre message SMS dans le formulaire de modèle d’e-mail ou le formulaire de notification par e-mail. Pour plus d'informations, consultez Créer une notification par e-mail.

Pour plus d’informations sur la création d’un canal SMS, consultez Créer des canaux de notification.

Pour plus d’informations sur la configuration des notifications par SMS, consultez KB0712569.

Si vous souhaitez modifier la manière dont l’instance traite les e-mails entrants, reportez-vous à la section Actions sur e-mail entrant. Consultez Journal des e-mails système et boîtes aux lettres des exemples de messages que le système affiche lorsque les notifications ou les actions sur e-mail entrant ne sont pas traitées.

• Créer des catégories de notification
  Vous pouvez créer des catégories de notification pour identifier et regrouper les notifications connexes répertoriées dans les paramètres de notification de vos utilisateurs.
• Créer une notification par e-mail
  Créez une notification par e-mail spécifiant quand l’envoyer, qui la reçoit, ce qu’elle contient et si elle peut être remise dans une synthèse d’e-mail.
• Tableau de bord des notifications par e-mail
  Le tableau de bord des notifications par e-mail offre une visibilité sur les mesures clés et permet aux administrateurs de configurer le tableau de bord pour permettre l’accès à d’autres utilisateurs.
• Modèles d'e-mail
  Les modèles d’e-mail permettent aux administrateurs de créer du contenu réutilisable pour la ligne d’objet et le corps du message des notifications par e-mail.
• Mises en page des e-mails
  Créez du contenu réutilisable pour le corps du message des modèles d’e-mail.
• Conservation des e-mails
  Vous pouvez archiver et éventuellement détruire les e-mails dont vous n’avez plus besoin ou si votre table E-mail est trop grande.
• Filigranes sur les e-mails de notification
  Par défaut, le système génère une étiquette de filigrane au bas de chaque e-mail de notification pour permettre de faire correspondre les e-mails entrants aux enregistrements existants. Chaque filigrane comprend une chaîne aléatoire de 20 caractères qui le rend unique.
• Analyser un fil d’e-mail
  Lorsqu’un e-mail est reçu, analysez le message le plus récent dans un fil d’e-mail en créant des séparateurs de réponses aux e-mails à l’aide d’une chaîne spécifiée ou d’expressions régulières.
• Aperçus d’e-mails
  Une synthèse d’e-mail est un e-mail unique qui résume l’activité d’une notification sélectionnée et de son enregistrement cible pendant un intervalle de temps spécifié. Vous pouvez activer une synthèse d’e-mail pour réduire le nombre de notifications reçues lorsque des mises à jour fréquentes de l’enregistrement associé se produisent dans un court laps de temps.
• Séparation de domaine et Notifications
  L'application Notifications prend en charge Séparation de domaine. Séparation de domaine vous permet de séparer les données, les processus et les tâches administratives en groupes logiques appelés domaines. Vous pouvez contrôler plusieurs aspects de cette séparation, notamment les utilisateurs qui peuvent voir les données et y accéder.
• FAQ par e-mail et e-mails de notification de dépannage
  Les journaux et les diagnostics sont fournis pour aider à déterminer si les e-mails de notification sont envoyés et reçus avec succès, quels sont les problèmes et qui reçoit l’e-mail.