Utiliser la demande de contrat en libre-service

Permet Gestion des contrats Pro de soumettre des demandes de contrat qui génèrent des documents contractuels à l’aide d’un modèle de contrat et de règles de modèle prédéfinis.

Fonctionnalités

• Modèles de contrat avec des métadonnées, des clauses, des tables et créez des règles métier pour sélectionner le modèle le plus pertinent pour une demande.
• Les modèles de contrat au Microsoft Word format facilitent l’examen et la modification du contrat pour l’exécutant du contrat.
• Intégrations de signature électronique avec Adobe Sign et DocuSign.
• Prise en charge de la signature manuscrite pour la signature manuelle.
• Intégrations de stockage externe avec Google Drive et Microsoft OneDrive pour le stockage des documents contractuels signés.
• Référentiel centralisé des contrats contenant les métadonnées des documents contractuels signés.
• Propriété système permettant de générer une certification d’achèvement pour un contrat signé électroniquement.

Workflow des contrats en libre-service

Lorsqu’un demandeur soumet une demande de contrat en libre-service, un document contractuel est créé à l’aide d’un modèle de contrat standard basé sur les informations de la demande. Les informations de la demande sont insérées aux emplacements appropriés dans le modèle.

Si nécessaire, les demandeurs peuvent demander des changements spécifiques dans le document contractuel généré. Le prestataire peut gérer et traiter ces changements demandés pour apporter les révisions nécessaires au document contractuel à partir d’un emplacement centralisé. Étant donné que les documents contractuels sont au Microsoft Word format format, l’examen, la modification et la finalisation des documents contractuels sont plus faciles que pour les documents au format PDF ou HTML.

Si le document de contrat généré ne nécessite aucune modification, le demandeur peut l’envoyer aux signataires pour signature électronique. Une fois que tous les signataires ont signé le document contractuel, il est stocké sur l’instance ServiceNow ou sur un système de stockage externe en fonction de la configuration. Le demandeur et les membres du service des contrats peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel des contrats.

Un workflow pour une demande de contrat en libre-service peut se dérouler comme suit :

1. Le demandeur de contrat initie une demande de contrat. Pour plus d'informations, consultez Initier une demande de contrat.
   • S’il n’y a pas d’erreurs de validation, une demande de contrat est créée avec l’état Travail en cours.
   • En cas d’erreurs de validation de signataire, le demandeur de contrat les résout et soumet à nouveau la demande de contrat.
2. Un document contractuel est généré à partir d’un modèle de contrat et les métadonnées, les clauses, les signataires et les tables sont ajoutés dynamiquement en fonction de conditions prédéfinies.
3. Le demandeur de contrat modifie les demandes de changement et crée une nouvelle version du document contractuel à l’aide de l’option Régénérer ou synchroniser le document .
4. Le demandeur de contrat affiche le document de contrat et effectue l’une des actions suivantes :
   1. Si aucune modification n’est requise, le document est envoyé pour signature.
   2. Si des modifications sont requises, le demandeur de contrat envoie une demande de modification.
5. En fonction de la demande de changement, le prestataire de contrat peut effectuer les actions suivantes :
   1. Lance un processus d’examen interne.
      1. L’exécutant du contrat soumet une tâche de révision pour une révision interne.
         Remarque :

         Le prestataire de contrat peut créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, le prestataire du contrat ne peut pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
      2. Un gestionnaire de groupe de réviseurs de contrats peut affecter la tâche de révision ou un réviseur de contrats peut l’affecter lui-même.
      3. L’examinateur de contrat affecté commence à travailler sur le document contractuel.
      4. Si les informations sont incomplètes, l’examinateur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
      5. Si une demande d’informations supplémentaires a été soumise, l’exécutant du contrat partage les informations.
      6. Le réviseur du contrat examine le document, accepte ou rejette les annotations, propose des modifications et ajoute des commentaires.
      7. Le réviseur de contrat termine la révision et partage le document contractuel mis à jour, le cas échéant.
      8. Le prestataire reçoit le document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
         • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version du document est créée après la finalisation du document.
         • Pour le stockage externe : les réviseurs collaborent sur la révision du document contractuel en ligne en temps réel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel qui est disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les modifications.
   2. L’exécutant du contrat procède à une approbation ad hoc des parties prenantes. Si la révision révèle des changements requis, ces changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée.
   3. Une fois le document finalisé, le prestataire envoie le document au demandeur.
6. Le demandeur de contrat prévisualise le contrat généré et, si aucune modification n’est requise, l’envoie aux signataires. Si des changements sont nécessaires, le processus d’examen et de révision se poursuit.
7. Si le stockage externe est configuré, les documents contractuels y sont stockés. Sinon, ils sont stockés dans l’instance ServiceNow .
8. Si un signataire refuse le document, il est renvoyé au demandeur pour être retravaillé et la révision est envoyée pour signature.
9. Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande de contrat.
10. Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou dans un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel Contrats.

Remarque :

Le demandeur de contrat peut annuler une demande de contrat lorsque son état est Brouillon, Nouveau, En attente d’approbation, En attente de signature ou Travail en cours.

• Travailler sur des demandes de contrat en libre-service en tant qu’exécutant de contrat
  Examinez et finalisez un document contractuel conformément à la demande de contrat.
• Travailler sur des demandes de contrat en libre-service en tant qu’utilisateur de contrat
  En tant qu’utilisateur de contrat, modifiez la demande, régénérez le document contractuel et envoyez-la pour signature.
• Ajouter des signataires dans la demande de contrat en libre-service
  Ajoutez des signataires dans les demandes de contrat en libre-service lorsque le contrat est généré à partir d’un modèle configuré avec des blocs de signature.
• Créer une révision de document contractuel mise à jour après la modification d’une demande de contrat en libre-service (à partir de Gestion des contrats Pro la version 1.2.1)
  Lorsqu’une demande de contrat est modifiée, synchronisez le document contractuel pour les demandes en libre-service afin de créer une nouvelle révision du document avec des métadonnées et des signataires mis à jour tout en conservant les modifications apportées dans la version précédente du document de contact.
• Régénérer le document contractuel après modification de la demande
  En tant qu’utilisateur de contrat ou prestataire de contrat, régénérez le document contractuel pour les demandes en libre-service lorsque la demande parente a été modifiée.
• Mise à jour et synchronisation des signataires
  En tant qu’utilisateur ou prestataire de contrat, mettez à jour et synchronisez les détails du signataire lorsque la soumission du contrat a échoué ou que le document contractuel ne peut pas être envoyé en raison d’informations incomplètes sur le signataire.
• Révision et finalisation d’un document contractuel en libre-service
  Examinez et finalisez le document contractuel généré après l’envoi de la demande de contrat en libre-service, puis envoyez-le pour signature.