Erstellen und verwalten Sie E-Mail-Vorlagen für Ihre DLP-Incidents

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 6 Minuten Lesedauer

    • Erstellen und verwalten Sie die vorkonfigurierten E-Mail-Vorlagen zum Senden von Benachrichtigungen an Endbenutzer, Benutzergruppen oder Manager. Mit diesen Vorlagen können Sie Ihre Endbenutzer über die Incidents von Data Loss Prevention Incident Response (DLP IR) beraten und mit ihnen kommunizieren.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle:
    • sn_dlir.admin – Erstellen, Bearbeiten und Löschen.
    • sn_dlir.analyst und sn_dlir.analyst_read – Ansicht (schreibgeschützt).
      Wichtig:
      Damit Analysten die E-Mail-Kommunikation eines DLP-Incident im Aktivitätenstrom anzeigen können, sollten Sie die Rolle „sn_dlir.analyst“ in der globalen Systemeigenschaft glide.ui.activity.email_roleshinzufügen oder anfügen.

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    E-Mail-Benachrichtigungen werden nach Incident-Benachrichtigungen, die an die Endbenutzer gesendet werden, Eskalationsbenachrichtigungen, die an die Manager gesendet werden, oder Fälligkeitsdatumsbenachrichtigungen kategorisiert. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen über die Fälligkeitsdaten für DLP-Incidents senden oder die Endbenutzer darüber informieren, was zu tun ist, wenn bestimmte Bedingungen im E-Mail-Bedingungsfilter erfüllt sind.

    Mit DLP-E-Mail-Vorlagen können Sie die E-Mail-Benachrichtigung für Endbenutzer, Manager und Analysten senden. Sie können die Vorlagen so konfigurieren, dass sie pro Incident oder als Digest gesendet werden. Betreff und Text Ihrer E-Mail können Variablen enthalten, sodass Sie Ihren vorhandenen Inhalt wiederverwenden können.

    DLP stellt basierend auf den Kategorien die folgenden vorkonfigurierten E-Mail-Vorlagen bereit:
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Pro Incident-Genehmigungsbenachrichtigung: Benachrichtigen Sie Benutzer über die Genehmigung ihrer Anforderungen.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Eskalationsbenachrichtigung: Senden Sie Eskalationsbenachrichtigungen in Form von Digests an Manager.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über ausstehende Genehmigung: Benachrichtigen Sie Genehmiger über ausstehende Elemente.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Stornierungsbenachrichtigung pro Incident-Genehmigungsanforderung:Benachrichtigt Benutzer über eine Genehmigungsanforderung, die vom DLP-Analystenteam abgebrochen wurde.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über Abschluss der Benutzerantwort: Benachrichtigen Sie das DLP-Analystenteam über die von Benutzern übermittelte Antwort.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Anwender-Incident-Benachrichtigung:Dies ist eine Standardvorlage für Anwender-Digest-Benachrichtigungen. Senden Sie Incident-Benachrichtigungen alle paar Tage in Form von Digests an die Endbenutzer, auch wenn keine neuen Incidents vorhanden sind, um die Benutzer über die Gesamtzahl der Incidents im Namen des jeweiligen Benutzers zu informieren. Sie können auch Digest-Benachrichtigungen senden, um die Benutzer über die nächsten bevorstehenden Fälligkeitsdaten von DLP-Incidents mit dem Schweregrad „Kritisch“, „Hoch“, „Mittel“ oder „Niedrig“ zu informieren.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Pro Incident-Benachrichtigung über ausstehende Genehmigung: Benachrichtigen Sie Genehmiger über ausstehende Genehmigungen.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Ablehnungsbenachrichtigung: Senden Sie die Ablehnungsbenachrichtigung an die anfordernde Person.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Fälligkeitsdatumsbenachrichtigung: Senden Sie eine Benachrichtigung über das Fälligkeitsdatum für Incidents. Wenn dem Endbenutzer ein DLP-Incident zugewiesen wird und der Endbenutzer vor dem Fälligkeitsdatum keine Maßnahmen ergriffen hat, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Endbenutzer gesendet. Sie haben auch die Möglichkeit, den DLP-Incident an einen Manager, einen benutzerdefinierten Benutzer oder eine Benutzergruppe zu eskalieren, wenn das Fälligkeitsdatum der Antwort nicht eingehalten wurde.
      Hinweis:
      Fälligkeitsdatumsbenachrichtigungen müssen in Form von Digests vorliegen.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über Benutzerantwort pro Incident: Benachrichtigen Sie Analysten über die von Benutzern übermittelte Antwort pro Incident.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Pro Incident-Eskalationsbenachrichtigung: Benachrichtigen Sie Manager über Eskalationen pro Incident.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung pro Incident-Benutzer: Benachrichtigt Benutzer über die Zuweisung pro Incident.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > DLP-Administration > E-Mail-Vorlagen.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular „DLP-E-Mail-Vorlage“.
      Feld Beschreibung
      Name Name der E-Mail-Vorlage.
      Aktiv Option, um anzugeben, ob die DLP-E-Mail-Vorlage aktiv ist. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden für diese E-Mail-Vorlage keine Benachrichtigungen gesendet.
      Kategorie E-Mail-Benachrichtigungskategorie. DLP unterstützt die folgenden Optionen:
      • Incident-Benachrichtigung an Endbenutzer: Wird gesendet, wenn die Incidents den Endbenutzern zugewiesen werden.
      • Eskalationsbenachrichtigung an Manager: Wird gesendet, wenn das Fälligkeitsdatum der Antwort überschritten wird, oder dem Manager manuell über das DLP Ops-Portal zugewiesen werden.
      • Benachrichtigung über Fälligkeitsdatum: Wird gesendet, wenn das Fälligkeitsdatum der Antwort überschritten wird.
      • Benutzerantwortbenachrichtigung an Analysten: Wird gesendet, wenn der Endbenutzer eine Aktion für den DLP-Incident durchführt.
      • Benachrichtigung über ausstehendeGenehmigungen: Benachrichtigen Sie Genehmiger über ausstehende Elemente.
      • Genehmigungsbenachrichtigung an die anforderndePerson: Benachrichtigen Sie Benutzer über die Genehmigung ihrer Anforderungen.
      • Benachrichtigung an anforderndePerson ablehnen: Benachrichtigen Sie Benutzer über die Ablehnung ihrer Anforderungen.
      • Stornierungsbenachrichtigung ananforderndePerson: Benachrichtigt Benutzer über die Stornierung ihrer Anforderungen.
      Typ Option, um anzugeben, ob die E-Mail pro Incident oder als Digest gesendet wird.
      Hinweis:
      Wenn Sie im Feld Kategorie die Option Fälligkeitsdatumsbenachrichtigung ausgewählt haben, können Sie nur Digests verwenden. Wählen Sie diese Option aus.
      Beschreibung Eindeutige Beschreibung für diese E-Mail-Vorlage.
      Ausführungsbefehl E-Mail-Vorlagenpriorität. Dieses Feld gibt die Reihenfolge an, in der die E-Mail-Vorlagen ausgeführt werden, wenn zwei oder mehr E-Mail-Vorlagen die Auslösebedingungen gemeinsam nutzen.

      Die E-Mail-Vorlage mit der niedrigsten Nummer hat die höchste Priorität. Um die Reihenfolge des Vorgangs festzulegen, geben Sie einen Wert ein. Zum Beispiel 100, 200 oder eine andere Zahl. Der Standardwert ist 100.
      Vorlagenbedingung

      Optionen in den Vorlagenbedingungen, die auf der DLP-Incident-Tabelle basieren. Sie können eines der Incident-Felder zum Erstellen der Auslöserbedingung für die E-Mail-Vorlage auswählen.

      Verwenden Sie die Listen und Felder des Bedingungsgenerators, um die Filter für die erste Zeile festzulegen.

      Um weitere Bedingungen hinzuzufügen, klicken Sie auf UND oder ODER.
      • Wenn UND ausgewählt ist, müssen alle Bedingungen erfüllt sein.
      • Wenn OR ausgewählt ist, kann eine der beiden Bedingungen erfüllt sein.

      Um eine zweite Filterbedingung festzulegen, klicken Sie auf Neue Kriterien.

      Hinweis:
      Bei den Bedingungen im Bedingungsgenerator wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
      Zielbenutzer Zielbenutzer für die Vorlage, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Die Zielbenutzer können eine der folgenden sein:
      • Alle Empfänger: Senden Sie die E-Mail an Zielbenutzer.

      • Empfänger in der Gruppe: Senden Sie die E-Mail mithilfe der Filteroption nur an Empfänger innerhalb einer bestimmten Gruppe.

      • Empfänger, die den Kriterien entsprechen: Senden Sie die E-Mail an Zielbenutzer, die die Kriterien erfüllen. Sie können den Filter verwenden, um Zielbenutzer basierend auf den Bedingungen aufzuschlüsseln. Beispiel: Stadt.
      E-Mail-Vorlage E-Mail-Vorlage, die Sie auswählen können. Sie können die Variablen definieren, um vorhandene Inhalte wiederzuverwenden und der E-Mail-Benachrichtigung hinzuzufügen.

      Die Felder Kategorie und Typ bestimmen die Variablen, die zur Auswahl verfügbar sind. Angenommen, die E-Mail-Kategorie ist auf Incident-Benachrichtigung festgelegt und der E-Mail-Typ ist ein Digest. Die Variablen für die Auswahl sind Digest-Felder, um die Anhäufung mehrerer DLP-Incidents zu berücksichtigen.

      Hier ist ein E-Mail-Text-HTML-Beispiel für jede E-Mail-Vorlage:
      • Standardvorlage für Pro Incident-Genehmigungsbenachrichtigung: 
        Dear ${respondent.first_name},

Your request "${end_user_response}" on the incident ${number} has been approved.

- Date protection team
      • Benachrichtigung über Stornierung pro Incident-Genehmigungsanforderung
        Dear ${respondent.first_name},

Your request "${end_user_response}" on the DLP incident ${number} has been cancelled.

No action is required from you at this point. Data protection team will contact you for any further information required.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Fälligkeitsdatumsbenachrichtigung: 
        Dear ${target_user.name},

Following incidents require your response.

${due_days_table}

- Data protection team
      • Standardvorlage für Benutzerbenachrichtigung pro Incident:
        Dear ${assigned_to.name},

DLP Incident ${number} is assigned to you.

Please review and submit your response.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Benutzer-Incident-Benachrichtigung:
        Hello ${target_user.name},

You have ${total_number_of_incidents} incidents assigned to you currently that require your response. ${new_incidents_in_period} new incidents got assigned to you since the last email communication.

Nearest upcoming due date for responding to a critical incident is ${nearest_due_date_for_critical_severity_incidents}.

Please log in to the ${link_to_dlp_portal} and submit your response.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Eskalation – Digest: 
        Hi ${target_user.name},

The following data security incidents have been escalated to you due to lack of response from the assignees.

Please login to the incident response workspace to review the incidents and submit your response.

${overdue_table}

- Data protection team
      • Standardvorlage für Eskalation – Pro Incident: 
        Dear ${assigned_to.name},

Data security incident ${number} has been escalated to you.

Please review and submit your response or assign the incident back to the user.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Benachrichtigung über ausstehende Genehmigung: 
        Dear ${approver.first_name},

Your approval is required for a few requests on data security incidents.

Please login to the workspace here and review the requests.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigung pro Incident: 
        Dear ${Approver},

Your approval is required for the incident ${number} requested by the user ${respondent.first_name} ${respondent.last_name}.

Please visit this here to approve or reject the request.

- Data Protection Team
      • Standardvorlage für Pro Incident-Ablehnungsbenachrichtigung: 
        Dear ${respondent.first_name} ${respondent.last_name},

This is to inform you that your request "${end_user_response}" for the DLP incident ${number} has been rejected.

Please review the incident here.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Pro Incident-Anwenderantwortbenachrichtigung:
        Hi ${assigned_to.name},

This is to inform you that a response has been submitted for the DLP Incident ${number}.
      • Standardvorlage für Benachrichtigung über Abschluss der Benutzerantwort:
        Hello ${target_user.name},

This email is to inform you that users have submitted their response for ${new_incidents_in_period_user_response_completed} new incidents since the last email communication.

Please review the response for these incidents ${link_to_incidents_in_period_user_response_completed}.
      Das folgende Beispiel zeigt die DLP-E-Mail-Vorlage mit den Zielbenutzern, die als alle Empfänger definiert sind.
      Abbildung : 1. E-Mail-Vorlage
      Erstellen und verwalten Sie DLP-E-Mail-Vorlagen.

      Das folgende Beispiel zeigt eine E-Mail-Vorlage mit dem Betreff „Benutzer-Incident-Benachrichtigung“ und einer Variablen new_incidents_in_period. Der E-Mail-Text enthält mehrere Variablen, die aus der Spalte Variablen auswählen hinzugefügt werden.

      Abbildung : 2. E-Mail-Vorlagenvariablen
      E-Mail-Vorlage mit Feldern zum Auswählen von Variablen.
    4. Klicken Sie auf Absenden.

    Ergebnisse

    Der Endbenutzer erhält eine Digest-Benachrichtigung per E-Mail mit allen ausgewählten Variablenfeldern in der Vorlage.