Noções básicas de Gestão de projetos

Um projeto é qualquer esforço colaborativo planejado projetado para atingir um objetivo. . Gestão de projetosa aplicação não só ajuda você a planejar e rastrear projetos, mas também se integra a outras aplicações.

Há vários caminhos disponíveis para gerenciar um projeto. O melhor caminho geralmente depende das necessidades do negócio. As fases no gráfico são projetadas para colocar um projeto em funcionamento com o mínimo de esforço:

Figura 1. Fases do projeto

Configure o projeto

A configuração de um projeto envolve decidir sobre uma abordagem para criar e vincular tarefas do projeto. Também envolve a criação dos usuários e grupos necessários na ServiceNow para que você possa atribuí-los às tarefas do projeto.

Planeje o projeto

Antes de criar um projeto, considere as seguintes perguntas e problemas:

• Você quer uma abordagem de cima para baixo ou de baixo para cima para tarefas?

  A tarefa de cima para baixo envolve criar um projeto primeiro e, em seguida, identificar as fases principais do projeto. Mais tarde, as fases podem ser divididas em tarefas e subtarefas. A ênfase está na criação de estimativas para itens de alto nível, como fases e tarefas primárias e, em seguida, na criação do projeto a partir daí em direção a um nível mais detalhado. Tenha cuidado ao criar tarefas para tarefas de cima para baixo. Ao criar uma tarefa em um projeto que tenha uma data de início posterior à data de início do projeto, o projeto muda para a data de início posterior. . Gestão de projetosa aplicação oferece melhor suporte a tarefas de baixo para cima.

  A tarefa de baixo para cima envolve a criação de vários conjuntos de tarefas pequenas e a estimativa de itens de tarefa, como esforço, custo e duração. Essas estimativas são agregadas em tarefas primárias de alto nível (tarefas de acúmulo) e fases. A ênfase está em estimar blocos menores de trabalho com a maior precisão possível primeiro e, em seguida, permitir que essas estimativas se acumulem em tarefas primárias, fases e no próprio projeto.

• O projeto faz parte de um portfólio maior de projetos?

  Considere também planejamento de portfólio e como o projeto se relaciona com projetos ou iniciativas semelhantes.

• Que tipos de dependências as tarefas têm com outras tarefas?

  . Gestão de projetosa aplicação oferece suporte a várias dependências. Consulte: Dependências e relacionamentos de tarefa do projeto .

• Os marcos e as linhas de base do projeto podem ajudar a gerenciar um projeto?

  Um marco é uma tarefa de projeto com duração de 0. Use marcos para indicar datas importantes em um projeto. Se necessário, crie dependências entre tarefas e marcos para que uma tarefa não comece até que um marco seja atingido.

  Uma linha de base é um snapshot das datas de início e término planejadas atuais no momento em que a linha de base foi criada para cada tarefa. Uma linha aparece sob cada tarefa no gráfico de Gantt para as datas de início e término planejadas originais. A linha aparece deslocada para a esquerda ou para a direita, dependendo se a tarefa foi iniciada cedo ou tarde. Se as tarefas passarem para datas posteriores, o indicador de linha de base fornecerá uma maneira fácil de ver a gravidade dos atrasos.

• As habilidades, grupos e recursos necessários foram criados na ServiceNow?

  Se as tarefas do projeto forem atribuídas a diferentes grupos ou recursos individuais com as habilidades necessárias, crie usuários e grupos e configure a aplicação Gestão de habilidades.

• Um incidente, problema ou mudança existente justifica a criação de um projeto para rastreá-lo?

  Desses tipos de registro, uma mudança provavelmente levará a atividades que são rastreadas como um projeto.

• Você deseja acompanhar os custos do projeto?

  Estime os custos de recursos do grupo antes de iniciar o projeto. Em seguida, rastreie o custo real de cada recurso do usuário a partir de registros de horas. . Gestão de projetosA aplicação também pode calcular os custos dos ICs afetados em um projeto. . Gestão de projetosO complemento Costing é necessário para rastrear custos.

• Que objetivos você deseja que o projeto atinja?

  Cada projeto tem pelo menos um objetivo. Os objetivos do projeto são salvos na tabela de objetivos e podem ser vinculados a qualquer tarefa. Em um cenário típico, vincule um objetivo a cada projeto e mantenha o. Estado campo do objetivo atualizado.

Crie o projeto

Crie o projeto no Gestão de projetosaplicação após:

• Escolha de uma abordagem
• Coletando estimativas iniciais para a data de início planejada
• Custo estimado
• Formulando um caso de negócios bem definido

Adicione tarefas, dependências e relacionamentos do projeto

Depois de criar um registro de projeto, crie tarefas.

• Para o planejamento de cima para baixo, crie uma tarefa que você já saiba que inclui várias tarefas secundárias. Em seguida, crie as tarefas secundárias e especifique que elas são tarefas secundárias da primeira tarefa que você criou.
• Para o planejamento ascendente, crie tarefas para as menores unidades de trabalho primeiro. Em seguida, você pode criar tarefas primárias intermediárias que abrangem um grupo de tarefas secundárias relacionadas. Por exemplo, se houver cinco tarefas sequenciais que compõem uma fase de um projeto chamada banco de dados de instalação, crie as cinco tarefas primeiro. Em seguida, crie outra tarefa chamada Instalação do banco de dados e torne-a a tarefa primária das cinco tarefas. Cálculos de acúmulo, como Duração planejada , Para a tarefa de instalação do banco de dados são calculados automaticamente com base nas tarefas secundárias.

É mais fácil criar relacionamentos e dependências de tarefas ao criar conjuntos de tarefas.

• Uma dependência significa que uma tarefa depende de outras tarefas a serem executadas (total ou parcialmente) antes de poder ser executada. Para obter informações sobre diferentes tipos de dependências compatíveis, consulte Dependências e relacionamentos de tarefa do projeto .
• Um relacionamento significa um relacionamento primário-secundário em que várias subtarefas são configuradas em uma tarefa primária ou fase, que acumula campos como Duração planejada e. Custo estimado .

  Use o. Gráfico de Gantt com formulários de tarefa e listas relacionadas para crie relacionamentos . Adicione marcos com base nos principais eventos de um projeto e crie dependências entre marcos e tarefas, se necessário.

  Também configure notificações para alertar os designados de tarefas do projeto quando suas tarefas forem movidas para Trabalho em andamento estado. Consulte Criar tarefas de projeto para obter mais informações sobre como criar tarefas.

Atribua recursos ou grupos de atribuição às tarefas

Os recursos do usuário são os indivíduos em uma organização atribuídos a tarefas do projeto. Você pode gerenciar seus recursos com planos de recursos na aplicação Gestão de recursos.

Adicione o projeto a um portfólio

Um portfólio é um grupo de projetos relacionados. Se o projeto estiver relacionado a outros projetos, crie um portfólio e adicione o projeto. . Gestão de projetosa aplicação fornece uma exibição de portfólio útil que facilita a emissão de relatórios sobre o status de todos os projetos em um portfólio. Os portfólios também incluem demandas.

Gerencie o projeto

Após a conclusão das etapas anteriores, o projeto pode ser iniciado. Para medir o projeto em relação às estimativas iniciais, crie uma linha de base, que é um snapshot de todo o projeto, incluindo todas as datas planejadas para todas as tarefas e marcos do projeto. O gerente de projetos pode gerenciar um projeto do workbench do projeto.

Inicie o projeto

Inicie o projeto alterando o estado do projeto para Trabalho em andamento . Quando você muda o. Estado Campo no formulário do projeto para Trabalho em andamento , A data de início real do projeto muda para a data de início planejada.

Monitore o projeto e personalize painéis

Você pode atualizar informações importantes de status do projeto, como o número de marcos atrasados. Você também pode exibir resumos de custo, escopo, risco do projeto e assim por diante. Modifique essas informações conforme necessário com Exibição de portfólio Lista relacionada no formulário Portfólio e exiba essas informações no Visão geral do projeto página inicial. Além disso, use os relatórios de projeto instalados com a aplicação, como Projetos ativos ou Projetos (por prioridade) , para mostrar informações importantes do projeto.

Quando o projeto estiver em andamento, continue acessando os registros do projeto e edite vários itens, incluindo custos, prioridade, cronograma e valores planejados que não são cumulativos. Mantenha registros detalhados do projeto para riscos e problemas e consulte-os após a conclusão de um projeto. Além disso, crie linhas de base ao longo do caminho para ver facilmente se alguma fase ou tarefa do projeto está passando no momento em que você cria a linha de base.

Feche o projeto

Quando o projeto estiver concluído, mude seu estado para Encerrado concluído no formulário do projeto. Quando um projeto está em estado encerrado . Gestão de projetosa aplicação calcula valores reais como Duração real .

As atividades pós-projeto incluem analisar linhas de base do projeto e valores reais e gerar um painel de projeto final. Você pode cancele os planos de recursos futuros e. conclua os planos de recursos alocados para o projeto encerrado.

Se o projeto foi bem-sucedido e pode ser usado como modelo para projetos futuros, faça uma cópia dele. Se o projeto foi criado a partir de um registro de mudança, incidente ou problema, há várias outras atividades a serem executadas na ServiceNow.