Administração de e-mail
Todas as notificações por e-mail usam as propriedades de e-mail que você define para sua instância e as contas de e-mail que você configura. Seu serviço de e-mail também pode afetar a transmissão bem-sucedida de e-mails de entrada e saída.
Contas de e-mail
Os administradores de e-mail configuram contas de e-mail para permitir que o sistema se conecte a serviços de e-mail externos, como servidores POP3, SMTP ou IMAP. Você pode usar as contas de e-mail fornecidas por ServiceNow ou criar suas próprias contas para seus próprios serviços de e-mail.
Propriedades do e-mail
Use Propriedades de e-mail para definir configurações de e-mail de entrada e saída. As propriedades de e-mail se aplicam a todas as contas de e-mail.
Restrições de tamanho do serviço de e-mail
- Configurações de e-mail padrão – Para instâncias que usam a configuração de e-mail padrão, os servidores de e-mail ServiceNow não podem enviar ou receber e-mails com mais de aproximadamente 50 MB (antes da codificação), incluindo o cabeçalho do e-mail, o texto do corpo e os anexos. As mensagens de e-mail são codificadas por um cliente de e-mail, o que aumenta o tamanho total da mensagem de e-mail. A restrição máxima de tamanho do servidor de e-mail ServiceNow é de 75 MB (após a codificação). O limite máximo de tamanho de e-mail é aplicado independentemente de quaisquer limites de tamanho de anexo configurados.
- Configurações de e-mail alternativas – Se o seu serviço de e-mail usar um servidor de propriedade da empresa ou de terceiros, a restrição de tamanho aproximada de 50 MB (incluindo o cabeçalho do e-mail, o texto do corpo e os anexos) ainda poderá ser aplicada. No entanto, seu serviço pode oferecer suporte a diferentes tamanhos de arquivo total máximo para e-mails de entrada e saída. Entre em contato com o administrador de e-mail do seu serviço de e-mail para verificar os limites de tamanho de e-mail.
Para obter detalhes sobre como a codificação pode afetar o tamanho da mensagem de e-mail e a transmissão de e-mail, consulte KB0521772.
Disponibilidade do serviço de e-mail
O serviço de e-mail é encerrado intencionalmente em clones de instância para impedir o reenvio de e-mails já entregues. Os upgrades não exigem mais uma interrupção estendida do serviço de e-mail. As instâncias continuam a processar e-mails durante um upgrade. Para obter uma possível explicação para e-mails não entregues, consulte esta publicação no blog de um ServiceNow Engenheiro de suporte técnico no Comunidade ServiceNow.
Para obter instruções sobre como criar e enviar e-mails personalizados quando ocorrem eventos na instância, consulte as tarefas em Notificações por e-mail e via SMS.
Comunicação entre instâncias por e-mail
Use serviços Web para se comunicar entre duas instâncias.
Designar domínios de e-mail confiáveis e não confiáveis
Usando a Central de segurança da instância, você pode monitorar as métricas de e-mail de entrada bloqueados e permitidos para sua instância. Para obter mais informações, consulte Designar domínios de e-mail confiáveis e não confiáveis.
Próximas etapas após habilitar o e-mail
Depois de habilitar o e-mail em sua instância, considere executar várias dessas tarefas importantes.
- Teste a configuração de e-mail roteando todos os e-mails para um único usuário (defina a propriedade glide.email.test.user ).
- Revise as categorias de notificação de linha de base, as notificações por e-mail e os modelos para determinar se eles atendem às suas necessidades de negócio.
- Revise as ações de e-mail de entrada de linha de base para determinar se elas atendem às necessidades de negócio.
- Determine se você deseja usar layouts de e-mail para adicionar elementos de conteúdo consistentes.
- Determine se você deseja usar filtros de e-mail para restringir o e-mail que a instância recebe.
- Determine se você deseja implementar uma política de retenção para arquivar e destruir e-mails em determinados intervalos.
- Determine que tipo de marcas d'água o e-mail de saída usa para associar registros a mensagens de e-mail.
- Determine se você deseja criar usuários quando a instância receber um e-mail de um usuário não reconhecido.
- Defina a precedência de e-mails de saída. Por padrão, a instância envia e-mails com precedência de em massa (defina a propriedade glide.smtp.precedence_bulk ).
- Considere impedir que usuários não confiáveis acionem ações de entrada para evitar que e-mails indesejados afetem sua instância.
- Implemente um filtro de spam para restringir mensagens indesejadas enviadas para seus endereços de e-mail personalizados.