Criar uma notificação por e-mail
Crie uma notificação por e-mail especificando quando enviá-la, quem a recebe, o que ela contém e se ela pode ser entregue em um resumo por e-mail.
Antes de Iniciar
- Os destinatários de notificações devem ser usuários ativos e ter definido um endereço de e-mail válido.
Usuários ou membros de grupos do ServiceNow devem ser definidos como usuários ativos na tabela Usuário [sys_user]. Eles também devem ter um endereço de e-mail válido definido para o canal primário (dispositivo) na tabela Dispositivo de notificação [cmn_notif_device]. Se os usuários não tiverem um perfil ativo e um endereço de e-mail válido, as notificações não serão recebidas.
- Os destinatários de notificações devem ter habilitadas as preferências de notificação apropriadas.
Se a notificação for assinável, cada ServiceNow o usuário ou membro do grupo deve ter a notificação e os canais (dispositivos) da notificação habilitados em preferências de notificação . Os administradores podem entrar no perfil dos usuários para revisar e configurar as preferências de notificação deles.
- Para que sua notificação por e-mail também seja enviada como uma notificação por SMS, os destinatários devem assinar as notificações pelo canal SMS. Para mais informações sobre como criar um canal de SMS, consulte Criar canais de notificação.
- Após criar ou atualizar a notificação, use a opção Visualizar Notificação para analisá-la. Por exemplo, você pode testar links que você pode ter adicionado e verificar os destinatários da notificação. Para obter detalhes, consulte Visualizar notificações por e-mail.
- Para obter informações sobre operadores disponíveis para filtros e consultas, consulte Operators available for filters and queries.
Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa
Assista ao vídeo para saber mais sobre as ações que a instância pode executar em resposta a mensagens de usuários e mostra como criar ou modificar notificações por e-mail para os usuários.
Use as seguintes guias no formulário Notificação a fim de configurar uma notificação por e-mail:
- Quando enviar - Condições necessárias para enviar a notificação.
- Quem receberá Destinatários da notificação.
- O que ele conterá - Conteúdo da notificação.
- Que Resumo conterá - Conteúdo do resumo do e-mail se a notificação puder ser entregue em um resumo.
Procedimento
- Navegar até Tudo > Notificação do Sistema > E-mail > Notificações.
- Selecione Novo.
-
Preencha os campos na parte superior do formulário de notificação, conforme apropriado.
Campo Descrição Nome Insira um nome exclusivo para a notificação por e-mail. Nomes descritivos ajudam a identificar a finalidade da notificação por e-mail. Por exemplo, Incidente aberto e não atribuído. Tabela Selecione a tabela do banco de dados à qual vincular a notificação, por exemplo Incidente [incidente]. Importante:Não selecione a tabela Tarefa [task]. Esta tabela é para estender outras tabelas. Não há suporte para notificações executadas diretamente na tabela de tarefas.Nota:Somente tabelas e exibições de banco de dados que estão no mesmo escopo da aplicação aparecem na lista.Tipo Selecione o tipo de notificação que você está criando: E-MAIL ou Convite de reunião. Ativo Marque a caixa de seleção para habilitar a notificação por e-mail. Categoria Selecione a categoria à qual esta notificação pertence. Uma categoria identifica e agrupa notificações relacionadas. Esta notificação, se ativa e assinável, está listada no selecionado Categoria nas preferências de notificação para cada usuário ( Notificações Na janela Configurações do sistema). Nota:Não deixe a categoria como Sem categoria , pois os usuários podem não conseguir encontrar a notificação em sua lista de notificações.Se você precisar de uma nova categoria, consulte Criar categorias de notificação .
Permitir resumo Se for um, marque a caixa de seleção resumo do e-mail será criado para a notificação. Se selecionado, o Que Resumo conterá é exibida para criar o conteúdo resumido. Descrição Digite uma descrição para esta notificação. -
Preencha os campos em Quando enviar .
Nota:Se o mesmo gatilho gerar várias notificações, o sistema enviará apenas uma notificação. O sistema considera todas as outras notificações, mesmo que tenham um assunto e corpo diferentes, como duplicatas. A regra de negócio Ignorar duplicatas controla essa funcionalidade.
Campo Descrição Enviar quando Selecione em que condição a notificação será enviada: - Quando um registro é inserido ou atualizado
- Quando um evento específico é disparado
- Quando Etapa de notificação No Flow Designer
Peso [Obrigatório] Defina um valor numérico para a prioridade de notificação relativa a notificações duplicadas. As notificações que têm a mesma tabela de destino e os mesmos destinatários serão consideradas duplicadas se os pesos forem diferentes. Se os pesos forem os mesmos, uma avaliação adicional será feita para verificar se o assunto e o corpo (excluindo a marca d'água) são os mesmos para se qualificar como notificação duplicada. Quando há notificações duplicadas, o sistema envia somente a notificação com o peso mais alto. Todas as outras notificações são movidas da Caixa de saída para a caixa de correio ignorada. O valor padrão 0 faz com que o sistema envie a notificação (supondo que as condições sejam atendidas).
Por exemplo, suponha que um agente da central de serviços adicione um comentário a um incidente e logo em seguida o encerre. Por padrão, essas ações acionam as notificações Incidente comentado e Incidente encerrado.
No entanto, ambas as notificações são da tabela Incidente e também notificam o solicitante do incidente. O sistema envia somente a notificação com o peso mais alto, que, nesse caso, é a notificação de Incidente encerrado.
Nota:O trabalho agendado do remetente SMTP determina com que frequência enviar e-mail. Por padrão, este trabalho é executado a cada minuto.Condições Use o construtor de condições para selecionar as condições sob as quais esta notificação será enviada. Por exemplo, selecione Prioridade > maior que > 3 - Moderado Para enviar a notificação somente para incidentes de prioridade alta e crítica. Inserido Marque a caixa de seleção para habilitar a notificação por e-mail quando um registro for inserido. Este campo aparece quando você define Quando enviar campo para Registro inserido ou atualizado . Atualização em Marque a caixa de seleção para habilitar a notificação por e-mail quando um registro for atualizado. Este campo aparece quando você define Quando enviar campo para Registro inserido ou atualizado . Nome do evento Selecione o evento que aciona esta notificação. Este campo aparece quando você define Quando enviar campo para O evento foi disparado . Condição avançada Crie um script para executar determinadas ações, como enviar uma notificação com base no registro de e-mail atual, alterar valores de campo ou alterar as propriedades do sistema. A condição avançada o script deve retornar verdadeiro ou defina uma variável de resposta global como verdadeiro para enviar a notificação.
O script de condição avançada usa as seguintes variáveis globais:
- current: Contém o registro atual da tabela à qual a notificação está vinculada.
- event: Contém o evento que acionou a notificação.
Nota:. Condição avançada o campo é avaliado além de outras condições definidas na notificação. A condição e a condição avançada devem ser avaliadas como verdadeiras para enviar a notificação. -
Preencha os campos em Quem receberá .
O exemplo a seguir mostra a exibição padrão da guia. A exibição avançada contém campos adicionais (consulte a tabela).
Dica:Considere limitar a lista de destinatários de qualquer notificação a 1000 usuários. Por padrão, se uma notificação tiver mais de 100 destinatários pretendidos, o sistema criará várias mensagens de notificação com até 100 destinatários cada. Se você quiser mudar o limite de destinatários, defina a propriedade do sistema glide.email.smtp.max_recipients.Campo Descrição Usuários Selecione os usuários cujos usuários você deseja que recebam a notificação por e-mail. Você pode pesquisar usuários com o ícone de pesquisa de referência ou adicionar manualmente seus endereços de e-mail. Esta lista de usuários é estática. Usuários/grupos em campos Selecione os campos do registro de destino que fazem referência às tabelas Usuário [sys_user] ou Grupo [sys_user_group]. O sistema envia a notificação para usuários ou grupos em cada campo selecionado. Por exemplo, se uma notificação usar a tabela Incidente [incidente], você poderá selecionar Aberto por campo para enviar a notificação para usuários ou grupos que abriram o incidente. Esta lista de usuários ou grupos é variável e depende dos valores do registro de tarefa associado. Você também pode selecionar um campo que inclua uma cadeia de caracteres de endereço de e-mail para enviar uma notificação para esse endereço. Se você endereçar a notificação a um usuário com um registro inativo na tabela Usuário [sys_user], o sistema não enviará a notificação para esse usuário.Nota:Você pode percorrer com pontos os valores nos campos de referência selecionando o sinal de adição no seletor de campo e, em seguida, selecionando o campo relacionado.Grupos Selecione os grupos dos quais você deseja receber a notificação por e-mail. Você pode pesquisar grupos com o ícone de pesquisa de referência ou inserindo manualmente o nome do grupo. Esta lista de grupos é estática. Nota:Os membros do grupo receberão notificações individuais somente se Incluir membros está selecionado no registro do grupo.Excluir delegações Selecione esta opção para ajudar a impedir que a instância envie notificações por e-mail para delegados dos usuários e membros dos grupos selecionados. Enviar ao criador do evento Marque esta caixa de seleção para enviar a notificação para a pessoa que executou a ação que iniciou o processo de notificação se a pessoa também for um destinatário. Se o criador do evento não estiver especificado em um dos campos Destinatário, o criador do evento não receberá uma notificação, independentemente da configuração neste campo. Para novas notificações, esta opção é selecionada por padrão.
Se você quiser saber por que não está recebendo determinadas notificações por e-mail, consulte a publicação do blog Notificações por e-mail de solução de problemas - Enviar para o Criador de eventos por ServiceNow Engenheiro de suporte técnico no Comunidade ServiceNow.
O parâmetro 1 do evento contém destinatário Marque esta caixa de seleção se o parâmetro de evento 1 contiver um ou mais destinatários de notificação (em uma lista separada por vírgulas). Este campo fica visível somente quando Quando enviar o campo está definido como O evento foi disparado . O parâmetro 2 do evento contém destinatário Marque esta caixa de seleção se o parâmetro de evento 2 contiver um ou mais destinatários de notificação (em uma lista separada por vírgulas). Este campo fica visível somente quando Quando enviar o campo está definido como O evento foi disparado . Sujeito à assinatura Marque esta caixa de seleção para permitir que todos os usuários assinem esta notificação. Para obter mais informações, consulte Notificações baseadas em assinatura. Nota:Se o registro contiver dados confidenciais ou protegidos, considere restringir a lista de destinatários somente aos usuários e grupos que normalmente têm acesso a ela e não habilite o. Assinatura opção. Você também pode configurar o conteúdo da notificação para que os dados privados ou confidenciais não sejam expostos. Por exemplo, você pode inserir um link de volta para o registro associado, para que os detalhes não sejam revelados na notificação.O sistema não exclui destinatários com base em controles de acesso. Os destinatários podem receber e-mails sobre registros que normalmente não podem acessar na interface do usuário. Por exemplo, os solicitantes podem receber e-mails sobre incidentes e solicitações de catálogo abertas em seu nome, mesmo que normalmente não tenham acesso a esses registros. Se uma notificação incluir os detalhes do registro, verifique se todos os destinatários precisam desses detalhes.Nota:Por padrão, o sistema não envia notificações por e-mail para si mesmo. Por exemplo, uma notificação por e-mail de instanceABC@service-now.com não é enviada para instanceABC@service-now.com. O sistema ajuda a evitar esse comportamento para evitar loop. -
Preencha os campos em O que ele conterá .
O exemplo a seguir mostra a exibição padrão da guia. A exibição avançada contém campos adicionais (consulte a tabela).
Campo Descrição Modelo de e-mail Se você quiser reutilizar o conteúdo existente, selecione um modelo de e-mail para adicionar conteúdo à notificação por e-mail. Você só pode selecionar um modelo de e-mail que atenda a uma das seguintes condições: - compartilha o mesmo escopo e tabela que a notificação
- compartilha o mesmo escopo, mas não tem tabela especificada
- compartilha a mesma tabela e está no escopo global
Assunto Insira a linha de assunto da mensagem de e-mail. O assunto pode incluir variáveis do Selecione Variáveis coluna.
Se estiver vazio, o sistema usará o. Assunto valor do Modelo de e-mail . Se você inserir um valor neste campo, ele substituirá o valor do modelo.
Se seus destinatários assinarem a notificação por e-mail em um canal SMS, o sistema enviará o assunto da notificação por e-mail como uma mensagem SMS. Para enviar uma mensagem SMS diferente, preencha SMS alternativo campo no formulário de modelo de e-mail ou no formulário de notificação por e-mail.
Mensagem HTML Insira o conteúdo da mensagem de notificação por e-mail. A mensagem pode incluir variáveis do Selecione Variáveis coluna.
As variáveis são mapeadas para nomes de coluna disponíveis na tabela de notificação, suas tabelas primárias e tabelas de referência. Use variáveis para incluir valores de um registro na tabela, como uma descrição resumida do incidente ou comentários e anotações de trabalho.
. HTML da mensagem o campo ficará visível somente se você definir o tipo de conteúdo como HTML e texto simples ou HTML somente .
Se estiver vazio, o sistema usará o. HTML da mensagem valor do Modelo de e-mail . Se você inserir um valor neste campo, ele substituirá o valor do modelo.
Para evitar adicionar mais
<p>e.<div>para suas notificações por e-mail, consulte a publicação do blog Espaçamento de linha extra com marcadores de parágrafo no cliente de e-mail por ServiceNow funcionário em Comunidade ServiceNow.Alternativa de SMS Insira a mensagem de notificação a ser enviada para um dispositivo SMS. A mensagem alternativa SMS está limitada a 140 caracteres.
Se estiver vazio, o sistema usará o. SMS alternativo valor do Modelo de e-mail . Se você inserir um valor neste campo, ele substituirá o valor do modelo.
Se você não preencher SMS alternativo Neste formulário ou no modelo de e-mail, o sistema usa o assunto da notificação por e-mail como a mensagem SMS.
Importância Defina a importância da mensagem de e-mail como baixa ou alta. Tipo de conteúdo Selecione o tipo de conteúdo para a notificação por e-mail: - HTML e texto simples
- Apenas HTML
- Somente texto simples
Incluir anexos Marque esta caixa de seleção para enviar todos os anexos do registro de acionamento como anexos de e-mail. Omitir marca d'água Use esta caixa de seleção para aplicar ou remover a marca d'água anexada a cada e-mail. Se o e-mail não contiver uma marca d'água, o sistema revisa as condições das ações de entrada para criar ou atualizar registros de tarefa. Para obter mais informações e uma maneira alternativa de ocultar marcas d'água, consulte Marcas d'água em e-mails de notificação. Texto da Mensagem Insira a mensagem de notificação a ser enviada em texto sem formatação. Este campo aparece quando você define o tipo de conteúdo como HTML e texto simples ou Somente texto sem formatação .
Se estiver vazio, o sistema usará o. Texto da mensagem valor do Modelo de e-mail . Se você inserir um valor neste campo, ele substituirá o valor do modelo.
De Insira o endereço de e-mail que você deseja que a notificação por e-mail use no campo De. Por exemplo, helpdesk@yourcompany.com. O e-mail deve estar em um formato válido, caso contrário, uma mensagem de notificação será exibida perto do campo.
A mudança deste endereço pode exigir uma configuração avançada de e-mail, como habilitando o encaminhamento de e-mail , Por exemplo, ao usar registros SPF (Sender Policy Framework) para detecção de spam.
Responder para Insira o endereço de e-mail que você deseja que as pessoas usem ao responder à notificação por e-mail. Por exemplo, helpdesk@yourcompany.com. O e-mail deve estar em um formato válido, caso contrário, uma mensagem de notificação será exibida perto do campo. Não é possível adicionar mais de um endereço de e-mail neste campo.
A mudança deste endereço requer uma configuração avançada de e-mail, como habilitando o encaminhamento de e-mail .
Apenas mensagem por push Selecione esta opção para enviar esta notificação somente como uma notificação por push para um dispositivo móvel. . Notificação por push o recurso deve estar ativo. Enviar mensagens Associe uma ou mais mensagens por push a esta notificação. . Notificação por push o recurso deve estar ativo. Nota:A mensagem por push e a notificação devem ser para a mesma tabela. -
Se você selecionou Permitir resumo preencha os campos em Que Resumo conterá para criar o conteúdo resumido do e-mail para a notificação.
O exemplo a seguir mostra a exibição padrão da guia. A exibição avançada contém campos adicionais (consulte a tabela).
Campo Descrição Modelo de Resumo Se você quiser reutilizar o conteúdo existente, como cabeçalhos ou rodapés, selecione um modelo de e-mail para adicionar conteúdo ao resumo do e-mail. Assunto de Resumo Insira a linha de assunto do resumo do e-mail. O assunto pode incluir variáveis do Selecione Variáveis coluna.
Se estiver vazio, o sistema usará o. Assunto valor do Modelo de e-mail . Se você inserir um valor neste campo, ele substituirá o valor do modelo.
HTML de Resumo Insira o conteúdo recorrente do resumo do e-mail. O conteúdo resumido pode incluir variáveis do Selecione Variáveis coluna.
As variáveis são mapeadas para nomes de coluna disponíveis na tabela de notificação, suas tabelas primárias e tabelas de referência. Use variáveis para incluir valores de um registro na tabela, como uma descrição resumida do incidente ou comentários e anotações de trabalho.
Para evitar adicionar mais
<p>e.<div>para o resumo de e-mail, consulte a publicação do blog Espaçamento de linha extra com marcadores de parágrafo no cliente de e-mail por ServiceNow funcionário em Comunidade ServiceNow.Separador de Resumo (HTML) Use a linha para separar cada item resumido no resumo.
Resumo de Insira o endereço de e-mail a ser usado no campo De do resumo de e-mail. Por exemplo, helpdesk@yourcompany.com. O endereço de e-mail deve estar em um formato válido, caso contrário, uma mensagem de notificação será exibida perto do campo.
A mudança deste endereço requer uma configuração avançada de e-mail, como habilitando o encaminhamento de e-mail .
Resposta Resumida a Insira o endereço de e-mail que você deseja que as pessoas usem ao responder ao resumo do e-mail. Por exemplo, helpdesk@yourcompany.com. O e-mail deve estar em um formato válido, caso contrário, uma mensagem de notificação será exibida perto do campo.
A mudança deste endereço requer uma configuração avançada de e-mail, como habilitando o encaminhamento de e-mail .
Texto de Resumo Insira o conteúdo recorrente do resumo de e-mail a ser enviado em texto sem formatação. Este campo aparece quando você define o tipo de conteúdo como HTML e texto simples ou Somente texto sem formatação .
Separador de Resumo (texto) [Opcional] Use o caractere de traço como uma linha para separar cada item resumido no resumo. Este campo aparece quando você define o tipo de conteúdo como HTML e texto simples ou Somente texto sem formatação .
Ao salvar ou atualizar a notificação, o e-mail Resumo a opção está disponível para a notificação nas configurações de notificação de seus usuários. - Ao terminar de criar a notificação, selecione Enviar ou, se você terminar de modificar a notificação, selecione Atualizar .
O que Fazer Depois
- Como os campos Assunto e Mensagem são mostrados.
- Quais usuários receberão ou não a notificação, incluindo os motivos pelos quais os usuários não a receberão.