Flex office : le bureau du futur

La Pandémie a mis les entreprises au défi de réorganiser leurs méthodes de travail. Le travail hybride a depuis fait ses preuves et les entreprises remettent de plus en plus en question leur vision de l’espace professionnel.

Ce dernier ne se résume plus à un poste attribué à chacun et doit répondre à l’évolution des besoins des employés. C’est ici tout l’intérêt du flex office : un environnement de travail optimisé pour la flexibilité et l’efficacité.

Un changement qui s’affirme

Mode d’organisation allant à l’encontre du bureau classique, le flex office connaît depuis ces dernières années une popularité croissante. Ici, la tendance n’est plus au bureau dédié. Chaque collaboratrice ou collaborateur peut occuper librement l’endroit de son choix selon ses tâches du moment. L’espace est repensé et réparti selon les usages pour offrir un cadre convivial et propice au travail collaboratif.

Cette réorganisation optimisée du lieu de travail permet à chacun d’occuper tour à tour des salles de réunion, des espaces de coworking, des phone box ou des espaces café en encourageant les échanges transversaux. Le travail hybride est valorisé par le flex office qui n’impose plus une occupation constante des bureaux, mais qui privilégie une activité flexible.

Par ailleurs, la notion de bien-être au travail s’est renforcée ces dernières années avec le recours de plus en plus fréquent au télétravail. Nombreux sont les employés à favoriser l’hybridation de leurs lieux d’activité quand cela est possible.

Le flex office prend ici tout son sens en apportant la possibilité de combiner une activité au bureau qui favorise le bien-être et le télétravail dans des conditions idéales.

Pourquoi passer au flex office ?

Le partage de l’espace de travail comporte des avantages tant pour les entreprises que pour les employés.

Améliorer le bien-être des employés

Une étude de Alan et Harris Interactive révèle que 85 % des salariés en France déclarent que l’amélioration du bien-être mental renforcerait leur fidélité à l’employeur. Prendre soin de ses employés et être à l’écoute de leurs besoins contribue à renforcer non seulement leur productivité, mais aussi leur fidélité.

Avec son aménagement pensé en conséquence, le flex office offre la possibilité de mettre en avant le bien-être au bureau et de booster l’efficacité. La concentration, la créativité et la prise d’initiative sont favorisées en permettant aux employés de rompre la routine, de se relaxer ou encore de s’isoler s’ils le désirent.

L’adéquation du flex office avec le travail hybride bénéficie également à l’équilibre travail / vie privée puisque les employés sont moins soumis aux contraintes des horaires et des trajets professionnels.

Encourager les liens entre collaborateurs

Le partage des espaces est un vecteur propice aux échanges et à l’agilité. Il permet de rencontrer des collègues issus de secteurs variés et encourage la création de liens au sein de l’entreprise.

Le flex office favorise aussi le travail en équipe ou en mode projet. Il est désormais possible de réunir les personnes concernées dans un seul lieu en facilitant leurs échanges. De manière générale, la cohésion est renforcée dans l’ensemble de l’entreprise.

Diminuer les coûts

La démocratisation du télétravail entraîne l’inoccupation de nombreux locaux. Pour les entreprises, le flex office offre la possibilité de réduire la surface occupée, leurs charges immobilières et leur empreinte carbone (réduction des besoins de chauffage, de transport, etc.).

Mettre en place le flex office

La transition réussie vers le flex office nécessite l’évolution des modes de management et d’occupation des espaces. Cette adaptation doit tenir compte de plusieurs facteurs tout en plaçant les besoins et les contraintes des employés au cœur de la réflexion.

Repenser l’organisation des espaces

Les espaces doivent être aménagés pour valoriser leurs fonctions et répondre à de réels besoins. Il est ainsi essentiel de s’assurer que la surface occupée est en adéquation avec le nombre d’employés. La surface gagnée grâce au flex office peut notamment être utilisée pour améliorer le confort et donc la productivité de chacun.

Adapter les équipements

Une réorganisation en flex office passe également par des équipements adéquats. La nomadisation des employés nécessite des ordinateurs portables et un wifi de qualité. Le système de communication interne doit répondre à la flexibilité au sein de l’entreprise et permettre aux équipes d’accéder en continu aux informations.

Accompagner le changement

L’adaptation doit s’effectuer en toute fluidité. Pour cela, il est essentiel de former les cadres autant que les employés à cette nouvelle vision du travail collaboratif.

Le flex office doit s’inscrire dans la culture d’entreprise. Chaque espace doit en véhiculer les valeurs et renforcer l’esprit d’équipe. Il est également important de faire confiance aux employés et de donner la priorité à la communication transversale pour valoriser leur implication professionnelle.

Plus qu’une tendance, le flex office s’affirme comme le véritable bureau de demain. Les entreprises évoluent aujourd’hui vers plus d’agilité et se préoccupent de leur impact environnemental. Dans ce contexte, le flex office apporte des réponses aux nouveaux modes de travail et à la recherche d’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Découvrez dès à présent comment ServiceNow aide les entreprises à tirer le meilleur parti de l’espace de travail.