Projektmanagement – Grundlagen

Ein Projekt beinhaltet alle geplanten gemeinsamen Anstrengungen, die darauf abzielen, ein Ziel zu erreichen. Die Anwendung Projektmanagement unterstützt Sie nicht nur bei der Planung und Nachverfolgung von Projekten, sondern lässt sich auch in andere Anwendungen integrieren.

Für die Verwaltung von Projekten stehen mehrere Pfade zur Verfügung. Der beste Pfad hängt normalerweise von den Geschäftsbedürfnissen ab. Die Phasen in der Grafik wurden entwickelt, um ein Projekt mit minimalem Aufwand zu initialisieren:

Abbildung : 1. Projektphasen

Projekt einrichten

Um ein Projekt einzurichten, müssen Sie zunächst entscheiden, wie Projektaufgaben erstellt und miteinander verknüpft werden sollen. Dazu gehört auch das Erstellen der erforderlichen Benutzer und Gruppen in ServiceNow, damit Sie sie Projektaufgaben zuweisen können.

Projekt planen

Berücksichtigen Sie vor dem Erstellen eines Projekts die folgenden Fragen und Probleme:

• Möchten Sie eine Aufgabenplanung von oben nach unten oder von unten nach oben?

  Bei einem Top-down-Ansatz wird zuerst ein Projekt erstellt und dann werden die Hauptprojektphasen identifiziert. Später werden die Phasen in Aufgaben und Teilaufgaben unterteilt. Der Schwerpunkt liegt auf der Erstellung von Schätzungen für übergeordnete Elemente wie Phasen und übergeordnete Aufgaben und das anschließende Erstellen des Projekts auf einer detaillierteren Ebene. Gehen Sie bei der Erstellung von Aufgaben mit einer Planung von oben nach unten sorgfältig vor. Wenn Sie eine Aufgabe unter einem Projekt erstellen, dessen Startdatum nach dem Startdatum des Projekts liegt, wird das Projekt auf das spätere Startdatum verschoben. Die Anwendung Projektmanagement bietet eine bessere Unterstützung für einen Bottom-up-Ansatz.

  Bei der Aufgabenplanung von unten nach oben (Bottom-up) werden mehrere Gruppen kleiner Aufgaben erstellt und Aufgabenelemente wie Aufwand, Kosten und Dauer geschätzt. Diese Schätzungen werden dann in übergeordnete Aufgaben (Rollup-Aufgaben) und Phasen der höheren Ebene zusammengefasst. Der Schwerpunkt liegt auf der möglichst genauen Schätzung kleinerer Arbeitsteile, bevor diese Schätzungen in übergeordnete Aufgaben, Phasen und das Projekt selbst zusammengefasst werden.

• Ist das Projekt Teil eines größeren Projektportfolios?

  Beachten Sie auch die Portfolioplanung und die Beziehung des Projekts zu ähnlichen Projekten und Initiativen.

• Welche Arten von Abhängigkeiten weisen die Aufgaben zu anderen Aufgaben auf?

  Die Anwendung Projektmanagement unterstützt verschiedene Abhängigkeiten. Siehe Beziehungen und Abhängigkeiten von Projektaufgaben.

• Sind Meilensteine und Projektbaselines hilfreich bei der Verwaltung von Projekten?

  Ein Meilenstein ist eine Projektaufgabe mit einer Dauer von 0. Verwenden Sie Meilensteine, um wichtige Termine in einem Projekt anzugeben. Erstellen Sie bei Bedarf Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Meilensteinen, damit eine Aufgabe erst beginnt, wenn ein Meilenstein erreicht wurde.

  Eine Baseline ist ein Snapshot des zum Zeitpunkt der Erstellung der Baseline für jede Aufgabe geplanten Start- und Enddatums. Unter jeder Aufgabe im Gantt-Diagramm wird eine Linie für das ursprünglich geplante Start- und Enddatum angezeigt. Je nachdem, ob die Aufgabe verfrüht oder verspätet gestartet wurde, wird die Linie nach links oder rechts verschoben. Wenn Aufgaben auf spätere Daten verschoben werden, bietet der Baselineindikator eine einfache Möglichkeit, um zu ermitteln, wie schwerwiegend die Verzögerungen sind.

• Wurden die erforderlichen Kompetenzen, Gruppen und Ressourcen in ServiceNow erstellt?

  Wenn Projektaufgaben verschiedenen Gruppen oder einzelnen Ressourcen mit den erforderlichen Kompetenzen zugewiesen sind, erstellen Sie Benutzer und Gruppen und konfigurieren Sie die Anwendung Skills Management.

• Rechtfertigt ein vorhandener Incident, ein vorhandenes Problem oder ein vorhandener Change die Erstellung eines Projekts zur Nachverfolgung?

  Bei diesen Datensatztypen führt eine Änderung höchstwahrscheinlich zu Aktivitäten, die als Projekt nachverfolgt werden.

• Möchten Sie Projektkosten nachverfolgen?

  Schätzen Sie die Kosten für Gruppenressourcen, bevor Sie das Projekt starten. Verfolgen Sie dann die tatsächlichen Kosten jeder Benutzerressource anhand von Zeitkarten nach. Die Anwendung Projektmanagement kann auch die Kosten betroffener CIs auf Projektbasis berechnen. Das Add-on Projektmanagement Costing ist erforderlich, um Kosten nachzuverfolgen.

• Welche Ziele soll das Projekt erreichen?

  Jedes Projekt verfügt über mindestens ein Ziel. Projektziele werden in der Zieltabelle gespeichert und können mit einer beliebigen Aufgabe verknüpft werden. In einem typischen Szenario verknüpfen Sie mit jedem Projekt jeweils ein Ziel und halten das Feld Status des Ziels auf dem aktuellen Stand.

Projekt erstellen

Erstellen Sie das Projekt in der Anwendung Projektmanagement, nachdem Sie:

• Einen Ansatz ausgewählt haben
• Erste Schätzungen für das geplante Startdatum gesammelt haben
• Kosten geschätzt haben
• Einen wohl definierten Business Case formuliert haben

Projektaufgaben, Abhängigkeiten und Beziehungen hinzufügen

Nachdem Sie einen Projektdatensatz erstellt haben, erstellen Sie Aufgaben.

• Erstellen Sie für die Planung von oben nach unten eine Aufgabe, von der Sie bereits wissen, dass sie mehrere untergeordnete Aufgaben enthält. Erstellen Sie dann die untergeordneten Aufgaben und geben Sie an, dass es sich um untergeordnete Aufgaben der ersten von Ihnen erstellten Aufgabe handelt.
• Bei der Planung von unten nach oben erstellen Sie zuerst Aufgaben für die kleinsten Arbeitseinheiten. Dann können Sie intermediäre übergeordnete Aufgaben erstellen, die eine Gruppe zugehöriger untergeordneter Aufgaben abdecken. Wenn beispielsweise fünf sequenzielle Aufgaben vorhanden sind, die eine Phase eines Projekts mit der Bezeichnung „Datenbank installieren“ umfassen, erstellen Sie zuerst die fünf Aufgaben. Erstellen Sie dann eine weitere Aufgabe mit der Bezeichnung „Datenbankinstallation“ und machen Sie sie zur übergeordneten Aufgabe der fünf Aufgaben. Rollup-Berechnungen wie Geplante Dauer für die Aufgabe „Datenbankinstallation“ werden automatisch basierend auf den untergeordneten Aufgaben berechnet.

Es ist am einfachsten, Aufgabenbeziehungen und Abhängigkeiten gleich beim Erstellen der Aufgabensätze zu erstellen.

• Eine Abhängigkeit bedeutet, dass eine Aufgabe davon abhängig ist, dass andere Aufgaben (vollständig oder teilweise) ausgeführt werden, bevor sie ausgeführt werden kann. Informationen zu verschiedenen Arten unterstützter Abhängigkeiten finden Sie unter Beziehungen und Abhängigkeiten von Projektaufgaben.
• Als Beziehung werden Eltern-Kind-Beziehungen bezeichnet, bei denen mehrere Teilaufgaben unter einer übergeordneten Aufgabe oder Phase konfiguriert werden, die Felder wie Geplante Dauer und Geschätzte Kosten zusammenfasst.

  Verwenden Sie das Gantt-Diagramm mit Aufgabenformularen und zugehörigen Listen, um Beziehungen aufzubauen. Fügen Sie Meilensteine basierend auf den wichtigsten Ereignissen eines Projekts hinzu und erstellen Sie bei Bedarf Abhängigkeiten zwischen Meilensteinen und Aufgaben.

  Richten Sie darüber hinaus Benachrichtigungen ein, um die Beauftragten von Projektaufgaben zu informieren, wenn ihre Aufgaben in den Status In Bearbeitung geschoben werden. Weitere Informationen zum Erstellen von Aufgaben finden Sie unter „Projektaufgaben erstellen“.

Ressourcen oder Zuweisungsgruppen zu Aufgaben zuweisen

Benutzerressourcen sind die Personen in einer Organisation, denen Projektaufgaben zugewiesen werden. Sie können Ihre Ressourcen in der Anwendung Resource Management mit Ressourcenplänen verwalten.

Projekt zu einem Portfolio hinzufügen

Bei einem Portfolio handelt es sich um eine Gruppe zusammengehöriger Projekte. Wenn ein Projekt mit anderen Projekten verknüpft ist, erstellen Sie ein Portfolio und fügen das Projekt hinzu. Die Anwendung Projektmanagement bietet eine nützliche Portfolioansicht, mit der Sie auf einfache Weise Berichte über den Status aller Projekte in einem Portfolio erstellen können. Portfolios enthalten auch Bedarfe.

Projekt verwalten

Nachdem die vorherigen Schritte abgeschlossen sind, kann das Projekt gestartet werden. Um das Projekt mit den ersten Schätzungen zu vergleichen, erstellen Sie eine Baseline, sprich: einen Snapshot des gesamten Projekts einschließlich aller geplanten Daten für alle Projektaufgaben und Meilensteine. Projektmanager können Projekte über die Projekt-Workbench verwalten.

Projekt starten

Starten Sie das Projekt, indem Sie den Projektstatus in In Bearbeitung ändern. Wenn Sie das Feld Status im Projektformular in In Bearbeitung ändern, wird das tatsächliche Startdatum des Projekts auf das geplante Startdatum gesetzt.

Projekte überwachen und Dashboards anpassen

Sie können wichtige Projektstatusinformationen wie die Anzahl der verpassten Meilensteine aktualisieren. Sie können auch Zusammenfassungen zu Kosten, Umfang, Projektrisiko usw. anzeigen. Ändern Sie diese Informationen nach Bedarf über die zugehörige Liste Portfolio-Ansicht im Formular „Portfolio“ und zeigen Sie diese Informationen auf der Homepage Projektübersicht an. Verwenden Sie außerdem die mit der Anwendung installierten Projektberichte, z. B. Aktive Projekte oder Projekte (nach Priorität), um wichtige Projektinformationen anzuzeigen.

Greifen Sie auch während des laufenden Projekts auf Projektdatensätze zu und bearbeiten Sie verschiedene Elemente, einschließlich Kosten, Priorität, Zeitplan und geplante Werte, die nicht per Rollup automatisch zusammengefasst werden. Bewahren Sie detaillierte Projektdatensätze für Risiken und Probleme auf und verweisen Sie darauf, nachdem ein Projekt abgeschlossen ist. Erstellen Sie Baselines auch im Verlauf, um leicht zu erkennen, ob Projektphasen oder Aufgaben zum Zeitpunkt der Erstellung im Verzug sind.

Projekt schließen

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, ändern Sie den Status im Projektformular in Geschlossen. Wenn sich ein Projekt im Status Geschlossen befindet, berechnet die Anwendung Projektmanagement tatsächliche Werte wie Tatsächliche Dauer.

Die Aktivitäten nach Projektabschluss umfassen die Analyse von Projektbaselines und tatsächlichen Werten sowie die Generierung eines endgültigen Projekt-Dashboards. Sie können für geschlossene Projekte die zukünftigen Ressourcenpläne stornieren und die zugeordneten Ressourcenpläne abschließen.

Wenn das Projekt erfolgreich war und als Vorlage für zukünftige Projekte verwendet werden kann, erstellen Sie eine Kopie davon. Wenn das Projekt aus einem Change-, Incident- oder Problemdatensatz erstellt wurde, müssen in ServiceNow mehrere andere Aktivitäten ausgeführt werden.