Réserver un espace en utilisant Now Assist dans Agent virtuel pour Prestation de services sur le lieu de travail

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 30 août 2024
  • 7 minutes de lecture

    • Créer une réservation rapidement grâce à l’IA générative à l’aide de for Now Assist dans Agent virtuelPrestation de services sur le lieu de travail. Vous pouvez également ajouter facilement des services, tels que des liens de restauration ou de réunion, à votre réservation.

    Avant de commencer

    Ajoutez la rubrique Réserver un espace au Now Assist dans Agent virtuel. Pour plus d'informations, consultez Configurer Now Assist dans Agent virtuel pour Prestation de services sur le lieu de travail.

    Assurez-vous que les applications suivantes sont installées sur votre instance. Si elles ne sont pas installées, ajoutez les applications à partir de ServiceNow Store
    • Now Assist pour Prestation de services RH (HRSD) (sn_hr_gen_ai)
    • Gestion des réservations du lieu de travail Gestion des réservations du lieu de travail (sn_wsd_rsv)

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Procédure

    1. Connectez-vous au portail Centre des employés.
      Pour plus d'informations, consultez Services du lieu de travail sur le portail Centre des employés.
    2. Sélectionnez et ouvrez la fenêtre de Now Assist dans Agent virtuel messagerie instantanée.
    3. Saisissez votre requête ou vos mots-clés pour réserver une salle de réunion.

      Le bot prend en charge un langage conversationnel de type humain. Par exemple, vous pouvez demander « Réservez-moi un espace, je souhaite réserver un espace pour 10 heures, etc. ».

    4. Lorsque le bot vous accueille et vous explique ce que vous pouvez en attendre, saisissez votre requête ou des mots-clés pour réserver un espace.
      Utilisez une conversation ou des énoncés amicaux en langage naturel lorsque vous faites ou soumettez vos demandes de lieu de travail.

      Pendant le traitement de votre demande (énoncé), des points animés s’affichent Now LLM Service dans la fenêtre de messagerie instantanée pour indiquer que le bot travaille sur votre demande.

    5. Lorsque lebot affiche les options de réservation d’un espace, sélectionnez (Rubrique) Réserver un espace.

      Options de réservation d’un espace dans la rubrique Réserver un espace.

      Remarque :
      Lorsque vous sélectionnez le bouton Nom de la rubrique, le demandeur de l’espace de travail est lancé dans ce flux de rubrique dans le Now Assist dans Agent virtuel.

      Vous ne pouvez pas réserver un espace si votre administrateur n’a pas ajouté la rubrique Réserver un espace Agent virtuel dans Concepteur d'agent virtuel. Pour plus d'informations, voir Configurer Now Assist dans Agent virtuel pour Prestation de services sur le lieu de travail

    6. Lorsque le bot vous demande de sélectionner le type de réservation que vous souhaitez effectuer, sélectionnez une rubrique.

      Par exemple, sélectionnez Salles de réunion.

      Remarque :
      Seule la configuration du module Tout parcourir réservable est prise en charge par l’applicationNow Assist dans Agent virtuel. Tousles types de réservation sont disponibles dans le module Tout réserver . Par exemple, Bureaux, Bureaux au sein d’une équipe, etc . sont disponibles dans le module.

      L’unité spécifique et le type de sélection sont pris en charge dans la configuration de la table réservable. Le conteneur n’est pas pris en charge dans l’applicationNow Assist dans Agent virtuel. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

    7. Lorsque le bot vous demande de sélectionner un emplacement pour réserver un espace, sélectionnez un bâtiment.
      Par exemple, Cal-B2.

      Noms d’emplacement que vous pouvez sélectionner.

    8. Lorsque le bot vous demande de fournir les dates de début et de fin de la réservation, ajoutez les dates.
      Remarque :
      Les réservationsrécurrentes et les réservations de plusieurs jours ne sont actuellement pas disponibles lorsque vous réservez une salle de réunion à l’aide du bot. Vous pouvez créer plusieursréservations uniques pour une date sélectionnée. Assurez-vous que les dates de début et de fin correspondent au fuseau horaire dans lequel se trouve le bâtiment . Les dates ne peuvent pas être dans le passé.

      Date et heure de début de la réservation.

      Suggestions pour la réservation Heure de fin.

    9. Lorsque le bot confirme votre sélection d’un emplacement et de dates de réservation, sélectionnez Oui ou Non.

      Informations qui ont été recueillies auprès de vous pour l’emplacement, la date et l’heure.

    10. Lorsque le bot vous demande de fournir le nom de l’étage, la capacité et le nom de l’espace dans lequel vous souhaitez réserver une salle de réunion, ajoutez ces informations.

      Instructions pour ajouter un nom d’étage.

      Remarque :
      Le salaire, la capacité et le calendrier du travail sont des entrées facultatives. Si aucun espace n’est disponible, le message « Désolé, il n’y a aucun espace disponible actuellement. Veuillez réviser vos sélections et réessayer. Si les suggestions ne correspondent pas à vos besoins, vous avez également la possibilité de sélectionner Aucun, ne correspond à mes préférences. Si vous fournissez des entrées utilisateur non valides, telles qu’un nom de bâtiment incorrect ou une date passée, le bot vous demande de saisir à nouveau les détails.

      Le bot affiche les résultats de l’emplacement . Le nom du bâtiment, l’étage et la capacité sont affichés dans le résultat.

      Instruction de prévoirla capacité de l’étage.

      Nom et capacité de l’espace.

      Sélectionnez un espace parmi les suggestions affichées par le bot. Vos informations sont traitées et sont maintenant complètes.

    11. Vérifiezet mettez à jour les détails de la réservation en cliquantsur le lien Veuillez cliquer ici pour afficher les détails de la réservation.

      La page Récapitulatif de la réservation s’affiche. Sur la page Récapitulatif de la réservation, vous pouvez modifier et mettre à jour les détails de votre réservation.

      Confirmation qui affichele lien de la page Récapitulatif de la réservation pour afficher les détails de la réservation.

    12. Facultatif : Lorsque le bot fournit des suggestions pour ajouter des services à votre réservation, ajoutez des services tels que des collègues et des visiteurs externes, Zoom des liens vers des réunions virtuelles ou des services de restauration.

      Si vous ne souhaitez ajouter aucun de ces services à votre réservation, vous pouvez ignorer cette étape et terminer votre réservation à cette étape.

      Remarque :
      L’option permettant d’ajouter des services sur le lieu de travail s’affiche en fonction de la disponibilité du service. Par exemple, si le Zoom spoke et le fournisseur de réunion virtuelle sont configurés dans le module Réservable, l’option Service ajouté Zoom est affichée par le bot.
    13. Facultatif : Lorsque le bot vous demande d’inviter des collègues à votre réservation, sélectionnez Oui ou Non.
      L’option d’ajout d’un collègue n’est affichée que lorsque l’option Autoriser les invités est activée dans le module Réservation. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable. Vous pouvez ajouter plusieurs invités à votre réservation. Pour plus d'informations, consultez Configurer Now Assist dans Agent virtuel pour Prestation de services sur le lieu de travail. Vous avez également besoin de Gestion des visiteurs du lieu de travail.
    14. Now Assist dans Agent virtuel fournit des suggestions pour sélectionner vos collègues.

      Ajouter des collègues à votre réservation.

    15. Now Assist dans Agent virtuel Confirme les détails de collègues que vous avez fournis.
    16. Sélectionnez Oui pour continuer.
      Sélectionnez Non pour modifier ou mettre à jour votre sélection.
    17. Facultatif : Ajoutez des services supplémentaires tels que des visiteurs externes à votre réservation.

      Vous ne pouvez ajouter des visiteurs à une réservation que si vous en êtes l’hôte. Lesutilisateurs disposant du rôle sn_wsd_rsv.manager ou sn_wsd_rsv.reservation_planner peuvent ajouter des invités à une réservation. Les utilisateursdisposant du rôle sn_wsd_core.workplace_user ne peuvent pas ajouter d’invités à une réservation s’ils n’en sont pas l’hôte.

      ID d’e-mail du visiteur fourni par l’employé.

      Remarque :
      Vous ne pouvez pas ajouter plusieursvisiteurs en même temps. Vous devez ajouter des visiteurs de manière séquentielle. Par exemple, si vous avez le visiteur A, le visiteur B et le visiteur C. Commencez par ajouter d’abord le visiteur A, puis le visiteur B, puis le visiteur C.
      1. Lorsque le bot vous demande de fournir le prénom, le nom de famille et l’ID d’e-mail du visiteur externe, ajoutez ces informations.

        Si un visiteur déjà ajouté à une réservation est ajouté à nouveau, le bot propose d’ajouter un autre visiteur.

      2. Renseignez les renseignements requis.
      3. Après avoir ajouté le visiteur, le bot confirme que l’enregistrement du visiteur est effectué.
      4. Lorsque le bot vous propose d’ajouter quelques visiteurs supplémentaires à votre réservation, faites-le si vous le souhaitez.
      5. SSélectionnez Ignorer pour continuer et poursuivre votre réservation.
    18. Facultatif : Lorsque le bot affiche l’option Ajouter des services de restauration, ajoutez ces services si vous le souhaitez.
      Remarque :
      Les services que vous ajoutez sont les services de restauration sur le lieu de travail par défaut fournis avec Gestion des réservations du lieu de travail. L’application ne prend pas en charge les services de restauration ou de lieu de travail personnalisés que vous ajoutez.
      1. Sélectionnez les services de restauration requis (déjeuner, collations, boissons).

        Vous pouvez également saisir ou ajouter un texte conversationnel comme « Ajouter un déjeuner, des collations et des boissons » ou « Ajouter de l’eau pétillante et des collations ».

        Options de menu des services de traiteur.

        Remarque :
        Lorsque le service de restauration demandé n’est pas disponible, un message indiquant que le service de restauration demandé n’est pas disponible s’affiche.
      2. Lorsque lebot vous demande de spécifier la quantité d’un article, ajoutez combien vous voulez de cet article.

        Spécifie la quantité des services de restauration sélectionnés.

      3. Le bot vous demande de spécifier la quantité pour tous les éléments du menu de restauration sélectionnés.
      4. Lorsque le bot vous demande de confirmer votre sélection, sélectionnez Oui ou Non.
      5. L’ajoute Now Assist dans Agent virtuel avec succès les services de restauration à votre réservation.
        Services de restauration qui sont ajoutés à une réservation.
    19. Facultatif : Now Assist dans Agent virtuel fournit des instructions pour ajouter un Zoom lien de réunion.

      Assurez-vous d’avoir les éléments suivants :

      1. Pour plus d'informations, consultez Configurer Now Assist dans Agent virtuel pour Prestation de services sur le lieu de travail.
      2. Le spoke Zoom est configuré pour Gestion des réservations du lieu de travail. Pour plus d'informations, consultez Se connecter Gestion des réservations du lieu de travail avec Zoom.
    20. Now Assist dans Agent virtuel affiche un message de confirmation avec la tâche de ticket du lieu de travail créée après l’ajout du lien de la Zoom réunion virtuelle.

      Lien vers la réunion virtuelle qui est ajouté à votre réservation avec la tâche Ticket du lieu de travail qui a été créée pour cette demande.

    21. affiche Now Assist dans Agent virtuel le récapitulatif de la réservation.

      Récapitulatif des détails de la réservation avec les services que vous avez ajoutés à votre réservation.