Réserver un lieu de travail pour une journée

Réservez des lieux de travail pour un jour pendant lequel vous souhaitez retourner au bureau avec Cœur du lieu de travail.

Avant de commencer

Pour réserver un lieu de travail à l’aide de votre équipement mobile, vous devez disposer des Now® Mobile application

Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Réservez des espaces pour une période inférieure ou égale à 24 heures le jour où vous voulez travailler au bureau. Réservez des espaces, soit dans un calendrier d'équipe défini, soit à un horaire personnalisé.

Vous pouvez également accéder au formulaire de réservation à partir de l’application Now Mobile . Accédez à Services > Workplace Safety Management et choisissez-en un parmi Réserver un quart de travail et un espace pour la journée ou Réserver un espace pour la journée.

Procédure

1. Accédez à la Portail de services sur le lieu de travail > Accueil du portail de services sur le lieu de travail.
   Remarque :

   Vous pouvez également émettre une demande à partir de l'Centre des employés. Sur la page d’accueil, accédez à Lieu de travail > Parcourir tous les lieux de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
2. Ouvrez la catégorie Sécurité du site.
   1. Sélectionnez Catalogue.
   2. Sélectionnez Parcourir par catégories.
   3. Dans le catalogue des services du lieu de travail, sélectionnez Sécurité du site.
      Remarque :

      Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail > Sécurité du site.
3. Réservez un espace pour une équipe et un jour définis ou pour une date personnalisée.
   • Pour réserver un espace pour un calendrier d'équipe défini, sélectionnez Réserver une équipe de travail et un espace pour la journée.
   • Pour réserver un espace pour une durée personnalisée, sélectionnez Réserver un espace pour la journée.
4. Renseignez les champs du formulaire.
   Remarque :

   La visibilité de certains des champs suivants dépend des paramètres définis sur l'application par votre administrateur.

   Tableau 1. Formulaire Réserver un espace

   Champ	Description
   Région	Région de l'emplacement de votre bureau.
   Site	Emplacement de votre bureau.
   Campus	Campus du bâtiment de votre bureau.
   Bâtiment	Immeuble de bureaux auquel vous souhaitez revenir.
   Date sur site	Date à laquelle vous souhaitez accéder à l'espace de travail.
   Équipe	Le calendrier de l'équipe pendant lequel vous souhaitez vous rendre au bureau. Seules les équipes disponibles pour l'emplacement et la plage de dates sélectionnés sont affichées. Seules les équipes dont vous faites partie sont affichées. Cela dépend des propriétés système qui ont été configurées par votre organisation.
   Détail de l'équipe de travail	Détails de l'équipe que vous avez sélectionnée. Les détails de l'équipe sont automatiquement renseignés en fonction de l'équipe sélectionnée.
   Date/heure de début	Date et heure à partir desquelles vous souhaitez accéder à l'espace de travail. Ce champ est visible si vous avez sélectionné Réserver un espace pour la journée.
   Date/heure de fin	Date et heure auxquelles vous souhaitez quitter l'espace de travail. Ce champ est visible si vous avez sélectionné Réserver un espace pour la journée.
   Étage	Étage de la zone ou de l'espace auquel vous souhaitez accéder.

5. Si les champs Zone et Espace sont disponibles, sélectionnez une zone ou un espace à réserver.
   • Si vous utilisez Espace de travail du Portail de services ou l'application Now Mobile et savez quel espace de travail choisir, sélectionnez une zone ou un espace dans les champs Zone ou Espace.
   • Si vous utilisez le Espace de travail du Portail de services et que les plans des étages de votre espace de travail ont été téléchargés, vous pouvez également sélectionner la zone ou l'espace à partir du plan de l'étage interactif qui s'affiche en bas du formulaire. L'animation ( ) sur l'en-tête du Espace de travail du Portail de services indique que la carte est en cours de rendu. Attendez que la carte soit entièrement affichée.
     Les couleurs sur les étiquettes des espaces de travail indiquent leur disponibilité.

     • Vert : l'espace de travail est disponible à la réservation pour la date et l'heure sélectionnées.
     • Rouge : l'espace de travail est disponible à la réservation mais pas pour la date et l'heure sélectionnées.

       Vous pouvez voir qui a effectué la réservation en survolant un espace réservé, si votre administrateur système a activé ce paramètre.

     • Gris : l'espace de travail n'est pas disponible à la réservation.

     
6. Sélectionnez Soumettre.

Résultats

La page Web ou votre écran mobile est actualisé pour afficher les détails de votre réservation.

Que faire ensuite

Vous pouvez vérifier les détails de votre réservation ou choisir de l'annuler à tout moment, à l'aide du Espace de travail du Portail de services ou de l'application Now Mobile.

• Sur Espace de travail du Portail de services, accédez à l'onglet Demandes pour afficher vos demandes et vos réservations.
• Dans la barre de navigation de l'application Now Mobile, appuyez sur Pour moi et faites défiler vers le bas jusqu'à la section Ma demande pour afficher vos demandes et vos réservations.

  Si votre organisation a activé la fonctionnalité pour réserver un Uber à partir de votre équipement mobile, l'option Réserver Uber s'affiche sur l'écran des détails de votre réservation sur Now Mobile. Si vous appuyez dessus, vous serez redirigé vers l'application Uber mobile, si celle-ci est installée sur votre équipement mobile.

Vous recevrez une notification par e-mail 15 minutes avant la réservation pour confirmer et une autre notification par e-mail 30 minutes avant l'heure de fin de la réservation pour la libérer.

• Dans l'e-mail de confirmation, sélectionnez l'une des actions suivantes.
  • Confirmer : confirmez votre réservation.
  • Annuler cette réservation : annulez si la réservation n'est plus requise.
  • (Facultatif) Libérer : si vous partez avant l'heure de fin de la réservation.
  Remarque :

  Vous devez confirmer dans les 30 minutes à compter de l'heure de début de la réservation, sinon cette dernière est annulée.
• Dans l'e-mail de libération reçu avant l'heure de fin de la réservation, sélectionnez Libérer pour libérer la réservation.
  Remarque :

  Vous devez libérer dans l'heure qui suit l'heure de fin de la réservation. Dans le cas contraire, la réservation est libérée automatiquement.