Conservation des e-mails

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Vous pouvez archiver et éventuellement détruire les e-mails dont vous n’avez plus besoin ou si votre tableau E-mail est excessivement volumineux.

    La conservation des e-mails est disponible à partir de la version Helsinki.

    Modules d’extension d’archivage et de destruction d’e-mails

    La fonctionnalité d’archivage et de destruction des e-mails utilise les modules d’extension d’archivage des données et de conservation des e-mails . Le module d’extension Archivage des données doit être actif pour archiver et détruire les enregistrements d’e-mails. Le module d’extension Conservation des e-mails fournit un ensemble de règles qui spécifient quand le système archive et détruit les enregistrements d’e-mail.
    Remarque :
    Le module d’extension Conservation des e-mails empêche également le système de supprimer les filigranes, qui sont nécessaires pour que les actions sur e-mail entrant continuent de fonctionner.

    Le module d’extension Conservation des e-mails et les règles d’archivage et de destruction associées sont actifs par défaut sur les nouvelles instances. Sur les instances mises à niveau, vous devez activer manuellement à la fois le module d’extension et les règles d’archivage et de destruction. ServiceNow vous recommande de passer en revue et d’approuver ces règles avant de les activer.

    Si votre instance dispose déjà d’un processus de gestion des enregistrements d’e-mails, vous n’avez pas besoin d’activer le module d’extension Conservation des e-mails. Si vous souhaitez remplacer votre processus actuel par la conservation des e-mails, assurez-vous de désactiver le processus actuel avant d’activer les règles d’archivage et de destruction.

    Archivage et destruction des enregistrements d’e-mails

    L’archivage consiste à déplacer les enregistrements de la table E-mail [sys_email] vers la table Archiver les e-mails [ar_sys_email] lorsqu’ils dépassent la limite de temps fixée par la règle d’archivage. Détruire signifie supprimer les enregistrements de la table Archiver les e-mails lorsqu’ils dépassent la limite de temps de la règle de destruction.

    Remarque :
    Lorsqu’une règle de destruction supprime des enregistrements d’e-mail, les filigranes associés ne sont pas supprimés. Ils sont conservés pour garantir que vos actions sur e-mail entrant continuent de fonctionner.

    Règles d’archivage et de destruction par défaut

    Conservation des e-mails fournit les règles d’archivage des e-mails suivantes :
    • E-mails : ignorés et vieux de plus de 90 jours : archive les enregistrements de messages électroniques qui ont été créés plus de 90 jours avant la date actuelle et qui sont de type reçu-ignoré ou envoyé-ignoré.
    • E-mails - Plus d’un an : archive les enregistrements de messages électroniques qui ont été créés plus de 365 jours avant la date actuelle.

    Conservation des e-mails fournit également cette règle de destruction des e-mails :

    Archive d’e-mails - Plus d’un an : détruit les enregistrements d’e-mails qui ont été archivés pendant plus de 365 jours avant la date actuelle.

    Avec ces paramètres par défaut, vos e-mails sont conservés sur l’instance pendant un total de deux ans : un an dans la table E-mail et un an dans la table Archive d’e-mails. À la fin de cette période, le système supprime les enregistrements d’e-mail expirés de la table Archive d’e-mail.

    Remarque :
    Par défaut, ces règles sont actives sur les nouvelles instances et inactives sur les mises à niveau. Lorsque vous les activez, le système exécute des règles d’archivage et de destruction.

    Compatibilité avec d’autres implémentations de la gestion des enregistrements

    Si vous utilisez déjà une autre méthode pour gérer les enregistrements d’e-mails, comme les nettoyeurs de table, vous n’avez pas besoin d’utiliser la fonctionnalité de conservation des e-mails. Pour éviter toute suppression d’enregistrement inattendue, ServiceNow nous vous recommandons d’éviter d’utiliser plusieurs processus de gestion des e-mails sur la même instance en même temps.

    Remarque :
    Pour obtenir de l’aide sur le remplacement de votre implémentation de gestion des enregistrements existante par la conservation des e-mails, contactez votre service professionnel ou votre représentant commercial.

    Effets de l’archivage et de la suppression des enregistrements d’e-mail

    Les actions sur e-mail entrant copient le corps d’un e-mail dans les notes de travail de l’enregistrement connexe. Si l’enregistrement de l’e-mail entrant est supprimé ultérieurement, la section E-mail reçu n’est plus visible dans les notes de travail, bien qu’elle contienne toujours une copie texte de l’e-mail.

    Lorsque le système envoie un e-mail au sujet d’un enregistrement, le formateur d’activité affiche une section E-mail envoyé avec un lien vers l’e-mail. Si le système archive l’e-mail, le formateur d’activité supprime la section E-mail envoyé . Lorsque le système supprime l’e-mail, il n’est plus visible dans le formateur d’activité ni dans les notes de travail.
    Remarque :
    Définissez la durée d’archivage suffisamment longue pour que les utilisateurs puissent accéder aux e-mails envoyés via le formateur d’activité.

    L’archivage des enregistrements d’e-mail modifie les méthodes disponibles dans le système pour identifier les e-mails entrants comme une réponse. Après l’archivage d’un enregistrement d’e-mail, le système ne peut plus utiliser le champ En réponse à pour faire correspondre un e-mail entrant à un enregistrement d’e-mail. Toutefois, le système peut toujours faire correspondre un e-mail entrant à un enregistrement existant à partir d’un numéro d’enregistrement ou d’un filigrane.