Synthèses d’e-mail
Une synthèse d’e-mail est un e-mail unique qui résume l’activité d’une notification sélectionnée et son enregistrement cible pendant un intervalle de temps spécifié. Vous pouvez activer une synthèse d’e-mail pour réduire le nombre de notifications reçues lorsque des mises à jour fréquentes de l’enregistrement associé se produisent dans un court laps de temps.
Fonctionnement des synthèses d’e-mails
Dans les instances nouvelles et mises à niveau, le module d’extension Email Digest (com.glide.email_digest) est activé par défaut. Votre instance doit utiliser l’interface Interface utilisateur principale , car la fonctionnalité de synthèse d’e-mail implique de définir les préférences de notification de l’utilisateur dans la fenêtre Paramètres système.
Les administrateurs déterminent quelles notifications peuvent être envoyées dans une synthèse d’e-mail et configurent le contenu de la synthèse pour ces notifications. Les administrateurs peuvent également contrôler les intervalles pour les synthèses. Un intervalle correspond à la durée pendant laquelle les notifications sont collectées pour la synthèse, par exemple quotidienne ou horaire.
Les utilisateurs activent la synthèse et sélectionnent l’intervalle de synthèse d’une notification spécifique dans leurs préférences de notification. Le système accumule les notifications qui seraient normalement envoyées pendant l’intervalle spécifié et les résume dans la synthèse d’e-mail.
- Stocke la configuration de synthèse de la notification dans la table Notifications [sysevent_email_action].
- Stocke temporairement le contenu de notification accumulé pour un utilisateur dans la table Parties de synthèse d’e-mail [sys_email_digest_part] et la table Utilisateurs de partie de synthèse d’e-mail [sys_email_digest_part_user].
- Exécute une tâche de synthèse d’e-mail toutes les 15 minutes pour vérifier quand une synthèse est prête à être envoyée à un utilisateur.
Le système utilise l’intervalle de synthèse pour déterminer quand la synthèse est prête à être envoyée. L’intervalle de synthèse commence lorsque la première notification est déclenchée pour l’utilisateur et s’arrête à la fin de la période d’intervalle.
- Envoie la synthèse de l’e-mail à l’utilisateur peu de temps après la fin de l’intervalle de synthèse sélectionné.
Par exemple, si un utilisateur sélectionne un intervalle de synthèse horaire et que la première notification est déclenchée à 08 h 15, l’intervalle commence à 08 h 15. Lorsque l’intervalle de synthèse se termine, le système génère la synthèse d’e-mail environ une heure plus tard, à environ 9 h 15 ou peu après, en fonction de l’exécution de la tâche de synthèse d’e-mail.
Configurer les synthèses d’e-mail
- Procédure à suivre : administrateurs
- Passez en revue les intervalles de synthèse du système de base et, si nécessaire, créez ou modifiez des intervalles.
Les intervalles de synthèse du système de base sont de 1 jour (24 heures), d’une heure, toutes les quatre heures et de sept jours (hebdomadaire).
- Déterminez les notifications par e-mail qui peuvent être fournies dans une synthèse et configurez le contenu de la synthèse d’e-mail pour ces notifications.
Pour déterminer quelles notifications sont appropriées pour une synthèse d’e-mail, tenez compte du contenu et des intervalles de notification que vos utilisateurs peuvent sélectionner. Par exemple, les synthèses qui peuvent être générées chaque semaine peuvent être mieux adaptées aux notifications non urgentes.
- Passez en revue les intervalles de synthèse du système de base et, si nécessaire, créez ou modifiez des intervalles.
- Procédure à suivre — tous les utilisateurs
Pour une notification qui peut être envoyée sous la forme d’une synthèse d’e-mail, activez la synthèse d’e-mail dans vos préférences de notification (onglet Notifications de la fenêtre Paramètres système). Vous spécifiez également l’intervalle de temps pendant lequel les notifications sont cumulées.
- Étape suivante
- Si vous êtes un administrateur, commencez le processus de configuration de la synthèse en examinant les intervalles de synthèse des e-mails du système de base et créez ou modifiez ces intervalles.