Créez une base de connaissances pour mettre en place une plateforme en libre-service sur lequel les utilisateurs peuvent stocker, partager et gérer du contenu. Configurez les bases de connaissances en catégories de produits ou de services et gérez l’accès des utilisateurs en fonction des autorisations. Personnalisez les workflows pour la publication et la mise hors service d’articles dans la base de connaissances.

Avant de commencer

Comprendre les conditions requises pour la configuration d’une base de connaissances.

Rôle requis : knowledge_admin ou admin

Procédure

  1. Accédez à la Tout > Connaissances > Administration > Bases de connaissances.
  2. Dans la liste Bases de connaissances, cliquez sur Nouveau.
  3. Dans le formulaire Critères de la base de connaissances, renseignez les champs suivants, selon vos besoins :
    Tableau 1. Formulaire de la base de connaissances
    Champ Description
    Titre Nom unique de la base de connaissances.
    Validité de l'article Nombre de jours de validité des articles par défaut après leur date de création.
    Remarque : Le champ Validité de l’article est configuré pour définir la date de fin de validité d’un article. La date de fin de validité est la date d’expiration de l’article de la base de connaissances. Lorsque vous créez un article dans une base de connaissances, la valeur de date dans le champ Date de fin de validité de l’article est calculée comme suit : Création (sys_created_on) + Validité de l’article (en jours). Un auteur ou un éditeur d’article peut choisir de conserver ou de modifier la date de fin de validité (voir Créer un article de la base de connaissances). Si le champ Validité de l’article est vide, la date du champ Valide jusqu’au est définie sur le 1er janvier 2100.
    Icône Image qui fournit une référence visuelle pour décrire la base de connaissances. Cette image s’affiche à côté de tous les articles de cette base de connaissances dans la page des résultats de recherche d’articles.
    Désactiver l'ajout de commentaire Option pour désactiver l’ajout de commentaires. Si cette option est sélectionnée, les utilisateurs ne peuvent pas commenter les articles de la base de connaissances.
    Désactiver l'ajout de suggestion Option permettant de désactiver les suggestions de modification. Si cette option est sélectionnée, les utilisateurs ne peuvent pas suggérer de modifications des articles de la base de connaissances.
    Désactiver l'édition de catégories Option permettant de désactiver la modification des catégories de connaissances. Si cette option est sélectionnée, seuls les gestionnaires de la base de connaissances peuvent ajouter ou modifier des catégories de connaissances pour la base de connaissances.
    Désactiver l'évaluation Option permettant de désactiver l’évaluation des articles de la base de connaissances. Si cette option est sélectionnée, les utilisateurs ne peuvent pas évaluer l’article dans la base de connaissances.
    Désactiver marquer comme utile Option permettant de désactiver la marque comme utile. Si cette option est sélectionnée, l’utilisateur ne peut pas marquer un article comme utile dans la base de connaissances.
    Activer les blocs Option permettant d’activer la fonctionnalité des blocs de connaissances. Si cette option est sélectionnée, vous pouvez créer des blocs de connaissances à ajouter aux articles de la base de connaissances dans une base de connaissances.
    Liste de vérification Liste de vérification pour évaluer la qualité des articles dans la base de connaissances.
    Demande Périmètre de l’application de la base de connaissances.
    Remarque : Ce champ est automatiquement défini sur l’application sélectionnée dans le sélecteur d’application. Pour en savoir plus sur une base de connaissances incluse dans le périmètre, reportez-vous à la section Bases de connaissances incluses dans le périmètre.
    Propriétaire Utilisateur responsable de la base de connaissances. Un propriétaire de base de connaissances peut affecter d’autres rôles à la base de connaissances.
    Gestionnaires Utilisateurs qui exécutent des fonctions administratives sur la base de connaissances.
    Publier le workflow Le workflow pour la publication des articles dans la base de connaissances.
    • Connaissances - Publication instantanée : publie des articles dans la base de connaissances sans nécessiter d’approbation.
    • Connaissances - Approbation de publication : demande l’approbation du gestionnaire de la base de connaissances avant de déplacer les articles vers l’état Publié.
    Mettre hors service le workflow Workflow permettant de mettre hors service les articles de la base de connaissances.
    • Connaissances - Mise hors service instantanée : met hors service les articles de la base de connaissances sans nécessiter d’approbation.
    • Connaissances - Mise hors service de l’approbation : demande l’approbation du gestionnaire de la base de connaissances avant de déplacer les articles vers l’état Mis hors service.
    Actif Option permettant d’indiquer que la base de connaissances est active. Si elle n’est pas sélectionnée, seuls les utilisateurs ayant le rôle administrateur ou les administrateurs de la base de connaissances peuvent créer, rechercher ou afficher ses articles.
    Description Une brève description pour décrire la base de connaissances.
    Définir les valeurs par défaut des champs de la base de connaissances Paramètres de configuration par défaut de la base de connaissances.
    Produits connexes Liste des produits associés au contenu de la base de connaissances.
    Création automatique de tâches de traduction Option permettant d’activer la création automatique de tâches de traduction après la publication d’un article. Si cette option est sélectionnée, lorsqu’un article de la base de connaissances est publié dans cette base de connaissances, des tâches de traduction sont automatiquement créées pour les langues configurées.

    Ce champ n’apparaît que lorsque la fonctionnalité et glide.knowman.translation.enable_translation_task la propriété de gestion de la traduction sont activées. Pour plus d'informations, consultez Gestion de la traduction et Propriétés du Gestion des connaissances.
    Langues Langues activées pour les articles de la base de connaissances dans cette base de connaissances.

    Si votre système dispose d’autres langues, utilisez cette option pour sélectionner uniquement les langues dans lesquelles vous souhaitez traduire des articles de la base de connaissances dans cette base de connaissances.

    Vous pouvez ajouter d’autres langues ultérieurement. Toutefois, vous pouvez supprimer des langues uniquement lorsqu’il n’existe aucun article de la base de connaissances dans cette langue.

    Ce champ n’apparaît que lorsque la fonctionnalité et glide.knowman.translation.enable_translation_task la propriété de gestion de la traduction sont activées. Pour plus d'informations, consultez Gestion de la traduction et Propriétés du Gestion des connaissances.
  4. Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête du formulaire, puis cliquez sur Enregistrer.
  5. Dans la section de liste connexe, affichez ou configurez les éléments suivants connexes à la base de connaissances :
    Nom Description
    Base de connaissances Liste des articles de la base de connaissances stockés dans cette base de connaissances.
    Autorisation de lecture Liste des critères d'utilisateur qui accordent l'accès en lecture et permettent aux utilisateurs qui correspondent aux critères de lire les articles dans une base de connaissances.
    Remarque : Il est recommandé d’affecter les critères d’utilisateur appropriés pour sécuriser l’accès en lecture. Consultez Sélectionner des critères d’utilisateur pour une base de connaissances.
    Peut contribuer Liste des critères d'utilisateur qui accordent l'accès en contribution et permettent aux utilisateurs qui correspondent aux critères de créer et de modifier les articles dans une base de connaissances.
    Remarque : Il est recommandé d’affecter les critères d’utilisateur appropriés pour sécuriser l’accès en contribution. Consultez Sélectionner des critères d’utilisateur pour une base de connaissances.
    Modèles d'article Si vous avez activé le module d’extension Gestion des connaissances avancée (com.snc.knowledge_advanced), la liste connexe Modèles d’article s’affiche.

    Si la liste connexe contient des modèles d’articles, les articles de cette base de connaissances ne peuvent être créés qu’à l’aide de l’un des modèles d’articles répertoriés.

    Si la liste connexe Modèles d’article est vide, les articles peuvent être créés à l’aide de n’importe quel modèle d’article.

    Cliquez sur Modifier pour mapper les modèles d’articles à la base de connaissances.
    Remarque : Les administrateurs, les administrateurs de la base de connaissances et les gestionnaires de la base de connaissances peuvent modifier les modèles d’article de la base de connaissances.
    Contenu proposé Liste des articles de la base de connaissances qui apparaissent dans la section Contenu proposé de la page d’accueil en fonction de l’ensemble de recherche par mot clé correspondant pour chaque article.
    Catégories des bases de connaissances Liste des catégories des bases de connaissances associées à cette base de connaissances.
    Remarque : Si la catégorie est marquée comme inactive, vous ne pouvez pas y associer d’articles. Toutefois, elle n’a aucun effet sur les articles existants de cette catégorie.
  6. Cliquez sur Envoyer.