Configuration de l’approbation dynamique de politique avec annotation

Configurez la configuration d’approbation dynamique sur une politique pour laquelle l’annotation est activée.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_compliance_ws.corporate_compliance_manager, sn_compliance_ws.corporate_compliance_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Un utilisateur disposant du rôle sn_compliance_ws.corporate_compliance_manager peut créer une configuration d’approbation dynamique et un utilisateur disposant du rôle sn_compliance_ws.corporate_compliance_user dispose d’une autorisation de lecture pour l’enregistrement de politique.

Pour utiliser l’approbation dynamique pour l’annotation de politique, assurez-vous que la configuration de l’annotation est effectuée et que les utilisateurs de la règle d’approbateur disposent des rôles requis pour accéder au document. Lorsque l’annotation est activée, un utilisateur doit avoir le rôle mp_document_user avec le rôle sn_grc.business_user ou sn_grc.business_user_lite pour accéder aux documents.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Politique et Conformité > Espace de travail Conformité .
2. Dans , Conformité de l'espace de travail sélectionnez l’icône Liste.
3. Accédez à la Bibliothèque de conformité > Mes politiques et ouvrez un enregistrement de politique.
   Vous pouvez créer une nouvelle politique ou ouvrir un enregistrement de politique pour activer la fonctionnalité d’annotation.
4. Sélectionnez la liste connexe Texte de politique pour afficher le contenu du texte de politique.
   1. Sélectionnez le bouton Activer la modification de Word .
   2. Pour créer un document en tant que propriétaire de stratégie, sélectionnez Créer un document dans la liste Activer la modification Word .
   3. Entrez le chemin d’accès au dossier, y compris le nom du dossier, dans le champ Lien du dossier de la fenêtre contextuelle Créer un document.
   4. Entrez le nom du document dans le champ Nom du document .
   5. Sélectionnez Créer.
5. Sélectionnez le bouton Demander une révision .
6. Sélectionnez Demande.
7. Sélectionnez le bouton Compléter la liste de vérification de publication .
   Vous pouvez effectuer les tâches de la liste de vérification de publication. Pour en savoir plus sur l’annotation, reportez-vous à Création de politique et annotation dans Conformité de l'espace de travail.
8. Sélectionnez Enregistrer.
9. Sélectionnez Demander l’approbation.

   Si aucune configuration n’est associée à une configuration d’approbation dynamique active, elle n’est pas considérée comme valide. Dans ce cas, la sélection de Demander l’approbation renvoie un message d’erreur : Impossible de demander des approbations, car la règle d’approbation correspondante est introuvable. Assurez-vous de configurer ici la règle d’approbation appropriée pour cette politique. Pour rectifier l’erreur, modifiez la configuration et demandez à nouveau l’approbation.

   L’onglet Accès au document affiche la liste révisée des utilisateurs qui peuvent accéder à la politique, comme décrit dans l’exemple suivant :

   1. Lorsque la politique passe pour la première fois à l’état En attente d’approbation , la configuration de l’approbation est appliquée à l’enregistrement de la politique. Si la politique a deux niveaux d’approbation, l’accès au document est fourni uniquement aux utilisateurs de niveau 1 par défaut. Les utilisateurs de groupe de niveau 1 peuvent obtenir l’accès via l’action d’interface utilisateur Demander un accès au document .
   2. Une fois que les utilisateurs de niveau 1 approuvent la politique, l’accès au document est ajouté pour les utilisateurs de niveau 2. Si un utilisateur rejette la politique au niveau 1, elle passe à l’état Brouillon .
   3. Lorsque la politique passe à nouveau à l’état En attente d’approbation , le niveau suivant de configuration d’approbation (par exemple, configuration d’approbation 2) est appliqué à l’enregistrement de politique. Dans ce cas, tous les utilisateurs communs entre les deux niveaux et ayant accès au document peuvent accéder à la politique et l’accès au document est supprimé pour le reste des utilisateurs.

   L’action d’interface utilisateur Demander l’accès au document est visible par les utilisateurs disposant du rôle d’utilisateur métier et du rôle d’utilisateur métier allégé. Si des groupes d’utilisateurs ne disposent pas de ces rôles d’utilisateur, ils ne peuvent pas accéder au document. Les approbateurs disposent d’un accès en lecture ou d’un accès aux commentaires à l’état d’approbation.

   Remarque :

   Dans la règle d’approbation, l’accès est accordé uniquement aux utilisateurs individuels et non aux utilisateurs du groupe. Donner accès à de nombreux utilisateurs dans le groupe peut entraîner des problèmes de performances.

   Si vous êtes un utilisateur de groupe, vous devez sélectionner Demander l’accès au document. Les utilisateurs du groupe peuvent se connecter en tant qu’utilisateurs du groupe et sélectionner Demander l’accès au document. Les utilisateurs du groupe ont alors accès au document et un message s’affiche : Une demande d’accès au document a été émise. Veuillez actualiser ou essayer d’accéder au document dans quelques minutes.

   Dans le workflow de configuration de l’approbation, si un approbateur rejette la politique à un niveau quelconque, elle passe à l’état Brouillon . L’onglet Accès au document du formulaire affiche une liste des utilisateurs ayant accès à la politique avec les rôles et l’état affichés. Seuls les utilisateurs de niveau 1 peuvent accéder à l’enregistrement et l’examiner. Lorsque les utilisateurs de niveau 1 approuvent l’enregistrement, l’accès au document est alors fourni aux utilisateurs de niveau 2, et ainsi de suite.

   Lorsque tous les niveaux sont approuvés, la politique passe à l’état Publié .
10. Dans l’onglet Texte de politique , sélectionnez Ouvrir dans Word.

    Le document Word s’ouvre dans l’onglet. Dans l’onglet Gérer l’accès du document, vous pouvez également afficher les utilisateurs qui ont les autorisations nécessaires pour afficher le document. La règle d’approbation de la politique configurée s’affiche dans le champ Règle d’approbation . La liste connexe Niveaux d’approbation affiche des informations sur les niveaux d’approbation, les utilisateurs et l’état de l’approbation pour l’enregistrement de politique.

    Si la politique est rejetée à un état, elle est réinitialisée à l’état de brouillon . Une fois que les approbateurs ont approuvé la politique, elle passe à l’état Publié .