Acompanhar avaliações de risco do playbook de diligência prévia

Como especialistas em compras, use o playbook de diligência prévia para rastrear as avaliações de risco do fornecedor e concluir as tarefas associadas.

Antes de Iniciar

Função necessária: especialista em compras

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Quando uma solicitação de fornecimento é adicionada a um evento de negociação, no estado Qualificação necessária, um caso de fornecedor do tipo diligência prévia é acionado para lidar com as avaliações de risco. Você pode optar por fechar o caso por meio do playbook se houver solicitações duplicadas. Caso não haja duplicatas, uma nova diligência prévia será iniciada por meio do playbook. O mesmo produtor de registro de Gestão de riscos de terceiros (TPRM) é usado aqui. Você é notificado em cada etapa do fluxo de trabalho de TPRM, como avaliação de risco inerente, avaliação de risco de terceiros e assim por diante. Você pode revisar a classificação de risco após a conclusão da diligência prévia. Agora, você pode aceitar ou rejeitar a classificação de risco e tomar as medidas necessárias com base nessa decisão. Selecione Marcar como concluído para fechar o caso de diligência prévia.

Procedimento

1. Navegar até Todos > Gestão de casos de compras > Espaço de compras.
2. Selecione o ícone de Lista () e escolha Todo o trabalho da equipe > Casos.
3. Selecione o caso de compras aplicável na lista para processamento adicional.
   A guia Playbook é aberta com a seção Atribuir caso.
4. No campo Atribuído a, selecione um especialista em compras para trabalhar neste caso.
5. Selecione Iniciar trabalho.
   O caso de compras passa para o estado Trabalho em andamento.
6. Revise os detalhes do fornecedor.
7. Selecione Continuar.
8. Verifique se há solicitações de diligência prévia duplicadas, se houver.
9. Opcional: Caso haja registros de solicitação de diligência prévia (DDR) com classificações de risco, decida se deseja cancelar ou usar esses casos.
10. Opcional: Para cancelar esses casos, selecione Cancelar caso.
11. Selecione Criar nova solicitação para iniciar uma nova avaliação de risco.
12. Na seção Criar solicitação de diligência prévia, selecione a finalidade da solicitação.
    O terceiro relevante, se disponível, é preenchido automaticamente.
13. Opcional: Se o terceiro não estiver listado aqui ou se forem fornecidas informações incompletas, insira os seguintes detalhes:
    • Informações de terceiros
    • Informações do compromisso
    • Endereço de terceiro
    • Endereço do compromisso
    • Contato primário de terceiros
    • Contato primário do compromisso
14. Opcional: Adicione anexos relevantes, se necessário.
15. Selecione Enviar.
    Um caso de diligência prévia é criado para o fornecedor. Depois disso, o ID de registro de caso criado é preenchido no campo DDR relacionado na guia Detalhes.
16. Aguarde o início do processo de risco.
    Neste ponto, a equipe de TPRM começa a integrar o fornecedor associado ao DDR criado.
17. Aguarde a conclusão da avaliação de risco inerente.
    Aqui, o entrevistado atribuído preenche e envia o questionário de risco inerente, e a equipe de TPRM atualiza o registro INA e o define para o estado Encerrado. Os detalhes do registro INA são fornecidos em paralelo no playbook. Uma notificação é enviada a você com as informações de que a avaliação de risco inerente está concluída.
18. Aguarde a conclusão das avaliações de risco de terceiros.
    Aqui, a equipe de TPRM inicia a diligência prévia para o fornecedor associado ao DDR criado. Detalhes das avaliações de risco de terceiros para o terceiro e o compromisso são fornecidos em paralelo no playbook. Uma notificação será enviada a você quando essas avaliações de risco forem concluídas e no estado Fechado.
19. Revise o status de todo o processo de aprovação da diligência prévia.
    Neste ponto, a equipe de TPRM move o DDR para o estado aprovado de TPRM. Uma notificação é enviada a você com as informações de que a solicitação de diligência prévia foi aprovada pela equipe de TPRM. As classificações de risco de todas as avaliações acima agora são exibidas no playbook.

    Nota:

    A qualquer momento durante as atividades de TPRM acima, se o registro for rejeitado, uma notificação será enviada a você sobre essa rejeição e o caso será movido para Encerrado rejeitado.
20. Siga um destes procedimentos:
    • Selecione Rejeitar classificação de risco, notifique o solicitante de que a solicitação foi rejeitada e marque o caso como Rejeitado.
    • Selecione Aceitar classificação de risco, notifique o fornecedor e marque o caso como Concluído.