Integração de ordem de compra

As ordens de compra são criadas no Source-to-Pay (S2P) e sincronizadas com o sistema do ERP de forma assíncrona.

Como há vários conceitos-chave que são específicos ao sistema do ERP, mas não são capturados no S2P, as seguintes configurações no S2P são pré-requisitos para garantir a execução bem-sucedida da integração:

• Mapeamento de endereço do ERP: esta tabela armazena o mapeamento entre um local de entrega no S2P e uma fábrica no sistema do ERP. Colunas de identificador de endereço adicionais estão disponíveis nesta tabela para permitir que os clientes mapeiem um endereço no S2P para outras entidades no sistema ERP.
• Mapeamento de categoria de ativo do ERP: esta tabela armazena o mapeamento entre uma política de capitalização no S2P e uma classe de ativo no sistema do ERP. A classe de ativo é preenchida com base no valor que foi mapeado para a política de capitalização correspondente que acionou a criação do ativo fixo no S2P.
• Mapeamento de grupo de materiais do ERP: esta tabela armazena o mapeamento entre uma categoria de modelo no S2P e um grupo de materiais no sistema do ERP. Dependendo da categoria de modelo associada ao produto do fornecedor em uma linha de ordem de compra no S2P, a categoria de modelo apropriada é preenchida no sistema ERP.
• Configuração da categoria de atribuição de conta: para acomodar pré-pagamentos e a capacidade de armazenar várias contas do Razão Geral em uma linha de ordem de compra no sistema do ERP, a configuração deve ser feita para introduzir uma nova categoria de atribuição de conta no sistema do ERP que tem este recurso habilitado ou atualize um existente.

Nota:

As tabelas de mapeamento de integração de ERP podem ser acessadas por meio dos dados primários somente por um administrador de compras.

Fluxo do processo

• Na revisão final de uma requisição de compra, uma ordem de compra e ativos fixos, se aplicável, são criados no S2P, acionando a integração com o sistema ERP.
• Os anexos, se houver, com sys-ids válidos, são copiados do registro da tabela de preparação da Ordem de compra de entrada para o registro da tabela primária da Ordem de compra. Isso é feito por meio de um script de transformação, que faz parte do mapa de transformação da fase Pedido, acionado onAfter.
• Se houver um erro de integração, uma tarefa de compra de erro de integração será criada na requisição de compra. Contém a mensagem de erro do sistema do ERP para informar ao especialista em compras o que deve ser atualizado.
• Se uma linha de ordem de compra estiver sendo inserida pelo sistema do ERP sem uma ordem de compra correspondente no S2P, o administrador receberá uma mensagem de erro. Eles podem executar o trabalho programado "Reativar registros do conjunto de importação de linha de pedido com falha" para acionar novamente os registros de linha de ordem de compra com erro que não foram importados devido à ausência da ordem de compra. Para obter mais informações sobre como lidar com erros de integração, consulte Erros de integração em tabelas de preparação.
• As ordens de compra não são criadas no sistema do ERP até que o erro de integração seja resolvido no S2P. Neste momento, o status da ordem de compra e da requisição de compra no S2P é definido como Envio pendente.
• Seções de formulário, campos e tabelas de mapeamento adicionais são criadas no S2P para fins de integração.
• Na criação bem-sucedida da ordem de compra no sistema do ERP, um número do ERP da ordem de compra e o número do ERP da linha da ordem de compra são retornados e sincronizados com o registro apropriado no S2P.
• Se uma política de capitalização for atendida, os ativos fixos serão criados no sistema do ERP e o número do ERP será sincronizado novamente com o S2P.
• As revisões da ordem de compra no S2P não resultam na criação de uma nova ordem de compra no sistema ERP. A ordem de compra existente é atualizada para refletir as informações revisadas. Os botões para atualizar uma ordem de compra são desativados quando o status de integração na tabela de preparação Pedido de saída [sn_spend_intg_outbound_purchase_order] é Novo ou Em andamento.
• O cancelamento de uma ordem de compra no S2P move o status da ordem de compra para Envio pendente. Quando a integração é bem-sucedida no sistema do ERP, a ordem de compra é cancelada.
• Ordens de compra gerais não são criadas no sistema do ERP, pois é uma lista pré-aprovada de usuários que não precisam passar pelo processo de aprovação quando compram em relação à compra geral. Além disso, não há documentos financeiros associados a ordens de compra gerais no S2P.
• As versões da ordem de compra são criadas no sistema ERP.
• Faturas e recibos são criados em relação às versões de ordem de compra padrão no S2P e, como tal, também são criados como ordens de compra padrão no sistema do ERP.

Cenário de divisão de linha de ordem de compra

Várias linhas de ordem de compra serão criadas a partir de uma única linha de compra se as seguintes condições forem atendidas:

• A compra está integrada ao sistema ERP
• A quantidade comprada é de 100 ou mais
• A compra é capitalizada, por exemplo, ativos fixos criados para a compra

Se várias linhas de ordem de compra precisarem ser criadas, a primeira linha de ordem de compra pode ter uma quantidade máxima comprada de 99 e o restante deve ir para a(s) próxima(s) linha(s) de ordem de compra, nenhuma excedendo 99. Você pode criar quantas linhas de ordem de compra forem necessárias para cobrir a quantidade de produtos comprados.

Por exemplo, se uma quantidade comprada de linha de compra for 250, que está capitalizada e integrada ao sistema ERP, as linhas da ordem de compra serão divididas da seguinte forma:

• POL1001: quantidade comprada = 99
• POL1002: quantidade comprada = 99
• POL1003: quantidade comprada = 52

Nota:

Cada linha de ordem de compra criada aqui deve fazer referência à mesma linha de compra e os ativos fixos criados devem fazer referência à linha de ordem de compra apropriada.