レッドラインを有効にしたポリシーで動的承認構成を設定します。
このタスクについて
sn_compliance_ws.corporate_compliance_manager ロールを持つユーザーは動的承認構成を作成でき、sn_compliance_ws.corporate_compliance_user ロールを持つユーザーにはポリシーレコードの読み取り権限があります。
ポリシーのレッドラインに動的承認を使用するには、レッドラインのセットアップが完了し、承認者ルールのユーザーがドキュメントアクセスに必要なロールを持っていることを確認してください。レッドラインが有効になっている場合、ユーザーがドキュメントにアクセスするには、sn_grc.business_user または sn_grc.business_user_lite ロールが必要です。
手順
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移動先 .
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コンプライアンスワークスペース で、リストアイコンを選択します。
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移動先 をクリックし、ポリシーレコードを開きます。
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[ポリシーテキスト] 関連リストを選択して、ポリシーテキストの内容を表示します。
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[Word の編集を有効にする] ボタンを選択します。
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ポリシーオーナーとしてドキュメントを作成するには、[Word の編集を有効にする] リストで [新規ドキュメント作成] を選択します。
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[ドキュメントの作成] ポップアップの [フォルダーリンク] フィールドに、フォルダー名を含めたフォルダーへのパスを入力します。
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[ドキュメント名] フィールドにドキュメントの名前を入力します。
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[作成] を選択します。
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[レビューを要求] ボタンを選択します。
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[要求] を選択します。
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[公開チェックリストを完了する] ボタンを選択します。
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[保存] を選択します。
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[承認を要求] を選択します。
アクティブな動的承認構成にユーザーが関連付けられていない場合、有効な構成とは見なされません。このような場合、[承認を要求 (Request approval)] を選択すると、「Could not request approvals because matching approval rule could not be found. Make sure to configure appropriate approval rule for this policy here.」というメッセージが返されます。エラーを修正するには、構成を編集して承認を再度要求します。
次の例に示すように、
[ドキュメントアクセス (Document access)] タブには、ポリシーにアクセスできるユーザーの改訂リストが表示されます。
- ポリシーが [承認待ち] ステータスに初めて移行した時点で、承認構成がポリシーレコードに適用されます。ポリシーに 2 つの承認レベルがある場合、デフォルトではレベル 1 のユーザーにのみドキュメントアクセス権が付与されます。レベル 1 のグループユーザーは、[ドキュメントアクセスを要求 (Request document access)] UI アクションを使用してアクセスできます。
- レベル 1 のユーザーがポリシーを承認すると、レベル 2 のユーザーにドキュメントアクセス権が追加されます。ユーザーがレベル 1 でポリシーを拒否すると、そのポリシーは [ドラフト] ステータスに移行します。
- ポリシーが [承認待ち] ステータスに再度移行すると、承認構成の次のレベル (承認構成 2 など) がポリシーレコードに適用されます。この場合、2 つのレベル間で共通でドキュメントにアクセスできるユーザーは全員ポリシーにアクセスでき、残りのユーザーのドキュメントアクセス権は削除されます。
[ドキュメントアクセス権の要求 (Request document access)] UI アクションは、ビジネスユーザーロールとビジネスユーザー Lite ロールを持つユーザーに表示されます。これらのユーザーロールを持たないユーザーグループは、ドキュメントにアクセスできません。承認者には、承認ステータスの表示アクセス権またはコメントアクセス権があります。
注: 承認ルールでは、アクセス権は個々のユーザーにのみ付与され、グループユーザーには付与されません。グループ内の多数のユーザーにアクセス権を付与すると、パフォーマンスの問題が発生する可能性があります。
グループユーザーの場合は、[ドキュメントアクセス権の要求 (Request document access)] を選択する必要があります。グループユーザーは、グループ内のユーザーの一員としてログインし、[ドキュメントアクセス権の要求 (Request document access)] を選択できます。グループユーザーにドキュメントアクセス権が付与され、「Doc access request has been raised, please refresh or try to access document in a few minutes.」というメッセージが表示されます。
承認構成ワークフローでは、承認者がいずれかのレベルでポリシーを却下すると、[ドラフト] ステータスに移行します。フォームの [ドキュメントアクセス権 (Document access)] タブには、ポリシーにアクセスできるユーザーのリストが、ロールおよびステータスとともに表示されます。レベル 1 ユーザーのみがレコードにアクセスしてレビューできます。レベル 1 のユーザーがレコードを承認すると、レベル 2 のユーザーにドキュメントアクセス権が付与され、以下同様に続きます。
すべてのレベルが承認されると、ポリシーは [公開] ステータスに移行します。
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[ポリシーテキスト (Policy text)] タブで、[Word で開く] を選択します。
Word ドキュメントがタブに表示されます。ドキュメントの [アクセスを管理] タブには、ドキュメントを表示する権限を持つユーザーを表示することもできます。構成されたポリシー承認ルールが [承認ルール] フィールドに表示されます。[承認レベル (Approval levels)] 関連リストには、ポリシーレコードの承認レベル、ユーザー、および承認ステータスに関する情報が表示されます。
ポリシーがいずれかのステータスで却下されると、[ドラフト] ステータスにリセットされます。承認者がポリシーを承認すると、[公開] ステータスに移行します。