Modifier l'état d'un emplacement du lieu de travail

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Modifiez la disponibilité d'un emplacement du lieu de travail sur Actif, Futur, Temporaire ou Mis hors service. La disponibilité d'un emplacement du lieu de travail pour toutes les activités liées au lieu de travail est déterminée en fonction de l'état défini.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_wsd_core.admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Définissez un état pour un emplacement. Spécifiez les dates d'application de l'état. Selon le moment où vous souhaitez planifier la définition de l'état, spécifiez des dates de début et de fin planifiées. Après avoir confirmé une date pour laquelle le changement d'état doit être appliqué, spécifiez les dates de début et de fin réelles.
    • Vous pouvez spécifier l'état des emplacements de hiérarchie Campus et ceux inférieurs. Les changements d'état sont appliqués de la hiérarchie supérieure à la hiérarchie inférieure.
    • Le changement d'état est appliqué uniquement aux emplacements enfants qui ont le même état. Par exemple, si vous avez remplacé l'état d'un étage défini sur Actif par Futur, seules les salles de cet étage dont l'état est Actif passent à l'état Futur. S'il existe des salles dont l'état est Temporaire, Futur ou Mis hors service, leur état reste inchangé. Le changement d'état est appliqué de la même façon aux emplacements du lieu de travail enfants, c'est-à-dire aux espaces de cette salle.
    • Si vous définissez l'état d'un emplacement sur Futur ou Mis hors service, le champ Actif est désactivé et cet emplacement n'est pas disponible pour les activités liées au lieu de travail.
    • Lorsque vous créez un enregistrement pour un emplacement du lieu de travail, les champs État, Date de début planifiée, Date de fin planifiée, Date de début réelle et Date de fin effective sont automatiquement renseignés avec les valeurs de champ de l'emplacement parent de cet emplacement.
    • Les valeurs des champs Date de début planifiée et Date de fin planifiée doivent être identiques ou comprises entre les valeurs des champs Date de début planifiée et Date de fin planifiée de l'emplacement parent.
    • S'il existe des emplacements enfants actuellement réservés, qui ont un ticket de lieu de travail actif ou qui sont affectés en tant qu'emplacement permanent à un utilisateur, vous ne pouvez pas remplacer l'état d'un emplacement Actif par Futur ou Mis hors service.
    • Si vous définissez l'état d'un emplacement sur Futur ou Mis hors service, les employés ne peuvent pas réserver cet emplacement et ses emplacements enfants. Les emplacements ne sont pas affichés aux employés lors de la réservation. Si un employé définit l'un des emplacements comme favori de l'employé, l'option Réserver pour cet emplacement est désactivée sur la page Mes favoris de l'employé.
    • Si l'état de l'un des emplacements enfants est Actif ou Temporaire, l'état de son emplacement parent ne peut pas être défini sur Futur ou Mis hors service. Par exemple, si un espace est défini sur Actif ou Temporaire, vous ne pouvez pas définir l'état de l'étage sur Futur ou Mis hors service.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Cœur du lieu de travail > Administration des espaces.
    2. Sélectionnez Espaces.
    3. Cliquez sur Nouveau.
    4. Ouvrez le formulaire dans la vue Gestion des espaces.
      1. Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête du formulaire.
      2. Sélectionner Vue > Gestion des espaces.
      La vue du formulaire change.
    5. Modifiez l'état dans le champ État.
    6. Renseignez le champ Date de début planifiée avec la date d'activation/de réactivation prévue de l'emplacement.
    7. Renseignez le champ Date de fin planifiée avec la date de mise hors service prévue de l'emplacement.
    8. Renseignez le champ Date de début réelle avec la date d'activation de l'emplacement.
    9. Renseignez le champ Date de fin effective avec la date de mise hors service de l'emplacement.
    10. Cliquez sur Mettre à jour.

    Résultats

    L'état de l'emplacement est modifié et appliqué à tous les emplacements enfants.

    Une tâche planifiée s'exécute tous les mois et un e-mail de rappel est envoyé aux gestionnaires du lieu de travail concernant l'activation ou la mise hors service des emplacements. Les gestionnaires doivent modifier manuellement l'état des emplacements répertoriés dans l'e-mail.
    • L'e-mail de rappel inclut des informations sur les emplacements nécessitant une activation basée sur le champ Date de début planifiée. L'e-mail inclut également les emplacements qui nécessitent une mise hors service en fonction du champ Date de fin effective.
    • Outre les e-mails mensuels, les e-mails de rappel concernant l'activation ou la mise hors service des emplacements sont envoyés les jours suivants :
      • Pour l'activation :
        • Une semaine avant la date de début planifiée.
        • À la date de début planifiée.
      • Pour la mise hors service :
        • Une semaine avant la date de fin réelle.
        • À la date de début réelle.