Allouer un centre de coûts, un département ou une entité du lieu de travail

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Affectez un centre de coûts, un département ou une entité du lieu de travail à un emplacement de lieu de travail. Gérez les consommations d’espace, les dépenses, les affectations de lieu de travail et les réservations en fonction d’un centre de coûts, d’un département ou d’une entité du lieu de travail des employés.

    Avant de commencer

    Important :
    À partir de la Cœur du lieu de travail version 2.16.1, le type d’allocation Département et Centre de coûts n’est plus disponible. Une nouvelle entité Lieu de travail de type d’allocation est introduite et offre plus d’avantages.

    Rôle requis : sn_wsd_spcmgmt.manager

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Cœur du lieu de travail > Administration des espaces.
    2. Sélectionnez le module applicable.
      • Espaces
      • Salles
      • Surfaces
      • Étages

      Par exemple, si vous souhaitez allouer un centre de coûts, un département ou une entité de lieu de travail à un étage, sélectionnez le module Étages.

    3. Sélectionnez l’emplacement auquel vous souhaitez ajouter l’allocation.
    4. Sur le formulaire, faites défiler vers le bas et sélectionnez Nouveau dans la liste connexe Allocation des centres de coûts/départements.
    5. Renseignez les champs du formulaire.
      Remarque :
      Les champs Date de début et Date de fin suivent le fuseau horaire du système. Veillez à renseigner les dates dans le contexte de l’emplacement du lieu de travail.
      Tableau 1. Formulaire d’allocation
      Champ Description
      Type Option permettant de spécifier si vous souhaitez ajouter un centre de coûts, un département ou une entité de lieu de travail.
      Centre de coûts Centre de coûts auquel vous souhaitez affecter l'étage. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’option Centre de coûts est sélectionnée dans le champ Type .
      Département Département auquel vous souhaitez affecter l'étage. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’option Département est sélectionnée dans le champ Type .
      Date de début Date de début de l’allocation.

      Si les dates de début et de fin ne sont pas renseignées, l’allocation est considérée comme permanente. Si la date de début est renseignée mais que la date de fin ne l’est pas, l’allocation est considérée comme permanente après la date de début.
      Date de fin Date de fin de l’allocation. Vous ne pouvez définir une date de fin qu’après avoir défini une date de début.

      Lorsqu’une allocation atteint la date de fin, la Deactivate expired allocations tâche planifiée définit l’enregistrement de l’allocation comme inactif.

      Lorsque la date de fin de l’allocation se situe dans les trente jours, la Allocation Expiry Notification tâche planifiée envoie une notification aux utilisateurs suivants :
      • Utilisateur affecté au champ Contact principal du département
      • Utilisateur affecté au champ Gestionnaire du centre de coûts
      • Utilisateurs affectés au champ Géré par groupe ou Géré par du bâtiment
      • Utilisateurs affectés au champ Géré par ou Géré par de l’entité du lieu de travail
      Profil d'allocation Indiquez si l’allocation est destinée à la location ou à la propriété. Si l’allocation est louée, sélectionnez Locataire, sinon, si l’allocation appartient à un propriétaire, sélectionnez Propriétaire.
      Pourcentage d'allocation Spécifiez le pourcentage de l’allocation sur 100 %. Assurez-vous que la somme du pourcentage alloué est égale à 100 %, y compris les autres allocations ayant le même profil d’allocation que l’emplacement.

      Par exemple, si le profil d’allocation des allocations A et B est Locataire , le pourcentage d’allocation de la location de A et B au total doit être de 100 %, par exemple 50-50 %, ou de 25-75 %, ou n’importe quelle somme.
      Actif Option permettant d’activer l’allocation.
      Emplacement Emplacement pour lequel vous allouez le centre de coûts, le département ou une entité de lieu de travail. Ce champ est automatiquement défini sur le nom de l’emplacement du lieu de travail auquel vous ajoutez l’allocation.
    6. Sélectionnez Soumettre.

    Résultats

    L’allocation est ajoutée à l’emplacement du lieu de travail.

    Vous pouvez affecter l’allocation aux emplacements enfants tels que les zones, les salles et les espaces. Sélectionnez l’option Réévaluation sur le formulaire Étage ou zone pour appliquer l’allocation. L’allocation est appliquée en fonction du paramètre Réévaluation spécifié dans les emplacements enfants.

    Remarque :
    Pour les allocations limitées dans le temps, seules les dates sont prises en compte pour l’allocation.