Paramètres de confidentialité et impact de l’emplacement

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 12 minutes de lecture

    • Définissez la confidentialité d’emplacement sur les réservations de lieu de travail et les profils d’espace de travail de votre organisation. Implémentez la confidentialité dans toute l’organisation ou uniquement sur un bâtiment à l’aide des paramètres de confidentialité d’emplacement Prestation de services sur le lieu de travail .

    Paramètres des propriétés système

    À l’aide des Gestion des réservations du lieu de travail propriétés système, vous pouvez spécifier vos préférences de confidentialité d’emplacement sur les profils d’espace de travail et les réservations d’espace de travail qui appartiennent à votre organisation.

    Vous pouvez définir la confidentialité de l’emplacement à l’aide du panneau de navigation suivant :
    • Tout > Workplace Reservation Management > Administration > Propriétés
    • Table Propriétés système [sys_properties]. Pour accéder à la table, saisissez sys_properties.list dans le filtre de navigation.
    Les propriétés suivantes sont fournies dans l’application pour implémenter la confidentialité d’emplacement :
    • sn_wsd_core.ENABLE_LOCATION_PRIVACY: vous permet de définir vos préférences en matière de confidentialité d’emplacement. Vous pouvez appliquer la confidentialité aux profils d’espace de travail et aux réservations d’espace de travail. Les options suivantes sont proposées :
      • Pas de confidentialité : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas définir de confidentialité. La propriété est définie sur Aucune confidentialité par défaut.
      • Profils du lieu de travail uniquement : sélectionnez cette option pour définir la confidentialité des profils du lieu de travail.
      • Réservations uniquement : sélectionnez cette option pour définir la confidentialité des réservations du lieu de travail.
      • Réservations et profils du lieu de travail : sélectionnez cette option pour définir la confidentialité des profils du lieu de travail et des réservations du lieu de travail.
    • sn_wsd_core.OVERRIDE_RESERVATION_PRIVACY: vous permet de permettre aux employés de remplacer la confidentialité d’emplacement lors d’une réservation. La propriété est définie sur non par défaut.
    • sn_wsd_core.PRIVACY_INFORM_EMPLOYEE: vous permet d’informer les employés lorsque la confidentialité est appliquée à un profil de lieu de travail ou à des espaces réservés. Par défaut, cette propriété est définie sur false .

    Paramètres du bâtiment

    Si nécessaire, vous pouvez appliquer différents paramètres de confidentialité d’emplacement à un bâtiment. En d’autres termes, vous pouvez définir la confidentialité sur les profils de lieu de travail ou les réservations effectuées dans ce bâtiment. La configuration de la confidentialité dans le bâtiment n’affectera pas les autres emplacements de votre organisation.

    Lorsque vous activez la confidentialité d’emplacement sur un bâtiment, la confidentialité est héritée par les emplacements et les profils d’espace de travail de ce bâtiment. La configuration de la confidentialité du bâtiment est prise en compte au lieu de la configuration de la confidentialité effectuée au niveau de l’organisation à l’aide des propriétés système.

    Dans un enregistrement de bâtiment, spécifiez les préférences de confidentialité de votre emplacement dans les champs suivants :
    • Activer la confidentialité et la préférence d’emplacement des employés : utilisez ce champ pour définir vos préférences de confidentialité d’emplacement pour le bâtiment. Les options suivantes sont proposées :
      • Aucun : sélectionnez cette option si vous n’avez pas de préférence particulière en matière de confidentialité pour le bâtiment. Lorsque vous définissez cette option, la préférence de confidentialité définie dans la Gestion des réservations du lieu de travail propriété sn_wsd_core.ENABLE_LOCATION_PRIVACY système est prise en compte. Par défaut, ce champ est défini sur Aucun .
      • Pas de confidentialité : sélectionnez cette option si vous n’avez aucune exigence en matière de confidentialité.
      • Profils du lieu de travail uniquement : sélectionnez cette option pour définir la confidentialité des profils du lieu de travail.
      • Réservations uniquement : sélectionnez cette option pour définir la confidentialité des réservations du lieu de travail.
      • Réservations et profils du lieu de travail : sélectionnez cette option pour définir la confidentialité des profils du lieu de travail et des réservations du lieu de travail.
    • Autoriser les employés à remplacer la confidentialité d’emplacement lors des réservations : utilisez ce champ pour spécifier si vous souhaitez permettre aux employés de remplacer la confidentialité d’emplacement lors de la réservation d’espaces appartenant à ce bâtiment. Ce champ fournit les options de remplacement suivantes :
      • Aucun : sélectionnez cette option si vous n’avez pas d’exigence particulière en matière de confidentialité. Lorsque vous définissez cette option, la préférence de remplacement de la confidentialité de l’emplacement définie dans la Gestion des réservations du lieu de travail propriété sn_wsd_core.OVERRIDE_RESERVATION_PRIVACY système est prise en compte. Par défaut, ce champ est défini sur Aucun .
      • Oui : sélectionnez cette option si vous souhaitez permettre aux employés de remplacer les préférences de confidentialité configurées pour l’emplacement qu’ils souhaitent réserver.
      • Non : sélectionnez cette option si vous souhaitez empêcher les employés de remplacer les préférences de confidentialité définies pour l’emplacement qu’ils souhaitent réserver.
      Pour spécifier la confidentialité d’un bâtiment, reportez-vous à Ajouter un bâtiment à l'aide de Workplace Space Management.

    Paramètre du profil du lieu de travail

    Si nécessaire, définissez la confidentialité d’emplacement directement sur un profil de lieu de travail. Par défaut, la préférence de confidentialité d’emplacement définie pour le bâtiment dans lequel se trouve le profil du lieu de travail est prise en compte. Si le bâtiment n’a pas de préférence de confidentialité d’emplacement, la préférence définie dans la Gestion des réservations du lieu de travail propriété sn_wsd_core.ENABLE_LOCATION_PRIVACY système est prise en compte.

    Le champ Activer la confidentialité d’emplacement des employés propose les options suivantes :
    • Aucun : si vous définissez cette option, le paramètre de confidentialité défini sur le bâtiment auquel le profil du lieu de travail est affecté est pris en compte. Par défaut, ce champ est défini sur Aucun .
    • Oui : sélectionnez cette option si vous souhaitez définir la confidentialité sur le profil du lieu de travail.
    • Non : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas définir de paramètres de confidentialité sur le profil du lieu de travail.
    Pour spécifier la confidentialité d’un profil de lieu de travail, reportez-vous à Mapper les espaces de travail désignés aux profils d'utilisateur. La confidentialité de l’emplacement est mise en œuvre comme suit :
    • Si vous définissez le champ sur Oui, la confidentialité est définie sur le profil du lieu de travail.
    • Si vous définissez le champ sur Non, le profil du lieu de travail n’est pas défini comme privé. Même si la confidentialité est activée dans le bâtiment où se trouve le profil du lieu de travail, le profil du lieu de travail reste privé.

    Paramètre du module réservable

    Outre les paramètres de confidentialité de l’emplacement que vous définissez dans les propriétés système ou sur un bâtiment, l’application vous permet également de définir un paramètre sur le module réservable. Vous pouvez permettre aux employés de définir les détails de l’espace comme privés tout en réservant un espace qui appartient au module réservable. Utilisez l’option Autoriser les employés à créer des espaces privés pour spécifier vos préférences d’emplacement. Pour plus d'informations, référez-vous à Configurer un module réservable.

    Le remplacement de la confidentialité d’un espace lors de la réservation dépend des éléments suivants :
    • Si l’option Autoriser les employés à créer des espaces privés est activée dans le module réservable et si le remplacement de la confidentialité de l’emplacement par les employés est défini sur Oui dans la configuration du remplacement de la confidentialité, les employés peuvent remplacer la confidentialité dans leur réservation. L’option Rendre privé les détails de l’espace s’affiche pour les employés lorsqu’ils effectuent une réservation.
    • Si l’option Autoriser les employés à créer des espaces privés est désactivée dans le module réservable ou si le remplacement de la confidentialité de l’emplacement par les employés est défini sur Non dans la configuration de remplacement de la confidentialité, les employés ne peuvent pas remplacer la confidentialité dans leur réservation. L’option Rendre privé les détails de l’espace ne s’affiche pas pour les employés lors de la réservation.

    Traitement de la confidentialité des emplacements

    La confidentialité de l’emplacement est traitée comme suit :
    • La configuration de la confidentialité effectuée dans la Gestion des réservations du lieu de travail propriété système est toujours prise en compte, sauf si un profil de bâtiment ou de lieu de travail possède sa propre configuration de confidentialité.
    • De même, la configuration de remplacement de la confidentialité effectuée dans la Gestion des réservations du lieu de travail propriété système est prise en compte, sauf dans le cas où un profil de bâtiment ou de lieu de travail possède sa propre configuration de remplacement de confidentialité.
    • Profil du lieu de travail :
      • Si la confidentialité est configurée pour un profil de lieu de travail, cela est pris en compte.
      • Si un profil de lieu de travail n’a aucune configuration de confidentialité, la configuration de la confidentialité qui est définie sur le bâtiment dans lequel se trouve le profil du lieu de travail est prise en compte. Si le bâtiment n’a aucune configuration de confidentialité, la configuration de la confidentialité définie dans la Gestion des réservations du lieu de travail propriété système est prise en compte.
    • Bâtiment :
      • Si un bâtiment dispose d’une configuration de confidentialité, cette configuration est prise en compte.
      • Si un bâtiment n’a aucune configuration de confidentialité, alors la configuration de la confidentialité effectuée dans la Gestion des réservations du lieu de travail propriété système est prise en compte.

    Informations sur la confidentialité

    Lorsqu’une réservation est demandée, pour en savoir plus sur les paramètres liés à la confidentialité, ouvrez la liste des réservations via l’une des options suivantes :
    • Cœur du lieu de travail: accéder à Tout > Cœur du lieu de travail > Réservations d'espace > Toutes les réservations.
    • Gestion des réservations du lieu de travail: accéder à Tout > Workplace Reservation Management > Vue d'ensemble de la réservation > Toutes les réservations.

    À partir de la vue de liste des réservations, vous pouvez connaître les éléments suivants :

    • Paramètre de confidentialité en affichant la colonne privée des détails de l’espace de la réservation. La colonne s’affiche si le paramètre de confidentialité est défini sur Vrai ou Faux.
    • Informations sur la confidentialité, c’est-à-dire à partir de quelle source la confidentialité a été implémentée, en consultant la colonne Informations sur la confidentialité . La colonne fournit en détail des détails sur la façon dont la confidentialité a été définie pour la réservation.

    Impact de la confidentialité de l’emplacement

    En fonction des préférences de confidentialité de l’emplacement, les zones suivantes sont affectées.
    Explorer à proximité d'une personne
    En fonction de la confidentialité de l’emplacement, les champs de la section Explorer à proximité d’une personne du portail de réservation sont influencés comme suit. Les cas de figure suivants sont expliqués à l’aide d’exemples :
    • Si le profil du lieu de travail de l’employé A ou l’espace réservé de l’employé A est privé, lorsqu’un autre employé : l’employé B recherche cet employé pour réserver un espace à proximité, les détails relatifs à l’espace réservé n’apparaissent pas.
    • Si la réservation est effectuée par l’employé B pour l’employé A, ou si l’employé B est invité à la réservation, ou si la réservation est partagée avec l’employé B, ce n’est qu’à ce moment-là que les détails de la réservation de l’espace réservé de l’employé A apparaissent dans les résultats de recherche pour l’employé B.
    Vue Calendrier
    Sur le portail de réservation, si une réservation est marquée comme privée, la vue Calendrier de l’espace n’affiche aucun détail relatif aux employés s’il y a une réservation pour une certaine heure.

    Si une réservation est effectuée par l’employé B pour l’employé A, ou si l’employé B est invité à la réservation, ou si la réservation est partagée avec l’employé B, seuls les détails relatifs à l’employé A apparaîtront dans la vue Calendrier pour l’employé B.

    Répertoire d'emplacement
    Lorsqu’un employé utilise l’annuaire Espace de travail du Portail de services Emplacement pour rechercher un collègue ou un espace, en fonction du paramètre de confidentialité, voici ce qui se produit :
    • Si le profil du lieu de travail du collègue recherché par un employé est défini comme privé, les détails de son emplacement ne sont pas affichés.
    • S’il y a une réservation privée en cours de l’employé A dans un espace de travail/bureau 123, le
      • Si l’employé B recherche l’employé A, l’espace réservé, l’espace 123, n’apparaîtra pas dans la recherche. Une balise privée s’affiche sur la carte de résultats de recherche.
      • Si l’employé B recherche l’espace 123, les détails de l’employé A qui a réservé cet espace ne seront pas affichés dans les résultats de recherche. Une balise de profil privé s’affiche sur la carte de résultats de recherche.

    • Si une réservation est effectuée par l’employé B pour l’employé A, ou si l’employé B est invité à la réservation, ou si la réservation est partagée avec l’employé B, ce n’est qu’à ce moment-là que les détails relatifs à l’employé apparaissent dans le répertoire d’emplacement de l’employé B.

    Prestation de services sur le lieu de travail pour mobile
    Si le profil du lieu de travail de l’employé A est défini comme privé ou a une réservation privée en cours, lorsqu’un employé B recherche l’employé A ou tente d’obtenir un itinéraire, les détails liés à l’emplacement de l’employé A ne sont pas affichés. De plus, l’option Obtenir un itinéraire ne s’affiche pas pour l’employé B.

    Si une réservation est effectuée par l’employé B pour l’employé A, ou si l’employé B est invité à une réservation effectuée par l’employé A, ou si la réservation de l’employé A est partagée avec l’employé B, ce n’est qu’à ce moment-là que les détails relatifs à l’employé apparaissent à l’employé B. L’option Obtenir un itinéraire s’affiche pour l’employé B.

    Widget Réservation rapide
    Si l’option Activer la confidentialité et la préférence d’emplacement des employés est définie sur Réservations uniquement ou Réservations et profil du lieu de travail dans la configuration de la confidentialité, la confidentialité est activée par défaut pour l’espace suggéré comme la meilleure correspondance.

    L’option Marquer les détails de l’espace comme privés ne s’affiche que si les employés sont autorisés à remplacer leurs préférences de confidentialité pour l’espace. Le fait qu’un employé puisse remplacer la confidentialité ou non dépend de la configuration de la confidentialité de l’emplacement.

    Workplace Reservations pour extension Microsoft Outlook
    Dans le complément, la confidentialité des espaces affichés dans les résultats de recherche dépend de leur configuration de confidentialité. L’option Marquer tous les détails de l’espace comme privés ne s’affiche que si les employés sont autorisés à remplacer leurs préférences de confidentialité pour l’espace sélectionné. Le fait qu’un employé puisse remplacer la confidentialité ou non dépend de la configuration de la confidentialité de l’emplacement.
    Synchronisation du calendrier du lieu de travail
    Si une réservation est effectuée à l’aide de la configuration de synchronisation réservable, la confidentialité est implémentée sur la réservation en fonction de la configuration de confidentialité effectuée dans le bâtiment auquel l’espace appartient.