Verarbeitet eine Bearbeitungsanforderung im Playbook

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 1 Minute Lesedauer

    • Verwenden Sie das Beschaffungs-Playbook, um die Überarbeitungsanforderungen für Produktmenge oder Lieferstandort zu genehmigen oder abzulehnen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_spend_psd.admin, Service Desk-Mitarbeiter, Erfüller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeiter können Sie die Anforderungen anzeigen, Aufgaben über mehrere Workflow-Aktivitäten hinweg abschließen und komplexe Vorgänge in einem einheitlichen Playbook verwalten. Das Playbook bietet Service Desk-Mitarbeitern eine automatisierte Möglichkeit, den Gesamtprozess in einem aufgabenorientierten Format zu visualisieren.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Arbeitsbereich Beschaffung.
    2. Wählen Sie das Listensymbol (Listensymbol.) und dann Alle Teamarbeiten > Fälleaus.
    3. Wählen Sie zur weiteren Verarbeitung die Anforderungsnummer in der Liste aus.
      Hinweis:
      Mit ausgelöster Überarbeitungsanforderung wurde der Status für Einkaufsanforderung und Bestellanforderungsposition in „Ausstehende Überarbeitung“ geändert. Denken Sie daran, dass die Option Bearbeiten für Käufe im Status „Schließen“ nicht verfügbar ist.
      Die Registerkarte Playbook wird mit dem Abschnitt Kaufanforderung bearbeiten geöffnet.
    4. Zeigen Sie alle zugehörigen Informationen auf den Registerkarten Details und Aufgaben-SLAs sowie Informationen zu Beschaffungsfallpositionen, Aufgaben und dem ursprünglichen Kauf im Bereich Zugehörige Fälle und Aufgaben an.
      Sie können eine E-Mail aus dem Datensatz verfassen, um mit der anfordernden Person oder anderen Beteiligten zu kommunizieren. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Editor mit Textbausteinen und Antwortvorlagen in Source-to-Pay-Arbeitsbereich. Sie können sogar in Agent Assist nach relevanten Ressourcen suchen und diese anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Agent Assist in Source-to-Pay-Arbeitsbereich.
    5. Wählen Sie Aufnahme und Bewerten aus, um die Informationen über die Anforderung zu überprüfen und zu verarbeiten.
      1. Wählen Sie Beschaffungsfallposition suchen, um Informationen zur Serviceanfrage, zur Einkaufsanforderung und zu Einkaufsanforderungspositionen zu erhalten.
      2. Wählen Sie Details zu Änderungen an diesem Einkauf aus, um die Änderungen zu überprüfen.
      3. Überprüfen Sie die Anforderung aus Beschaffungsfall bestätigen oder ablehnen, und führen Sie eine dieser Aktionen aus.
        • Bestätigen: Wenn Sie bestätigen, können Sie die überarbeitete Kaufanforderung oder Kaufanforderungsposition mit aktualisierter Menge und aktualisiertem Standort überprüfen. Bei erfolgreicher Aktualisierung wird die Anforderung zur Bearbeitung einer Einkaufsanforderung automatisch geschlossen.
        • Ablehnen: Wenn Sie ablehnen, müssen Sie den Lieferanten kontaktieren und bestätigen, ob die Bestellung abgelehnt werden kann. Wenn ein Lieferant die Stornierung zulässt, wechselt die Anforderung in den Status „Geschlossen (abgelehnt)“.
      Basierend auf dem Prozessautomatisierungs-Designer-Flow werden die Optionen PR-Bearbeitung verarbeiten und Schließen automatisch aktualisiert.

    Ergebnisse

    Durch die Anforderung wird die Einkaufsanforderung oder Position mit der überarbeiteten Menge oder dem geänderten Standort aktualisiert. Es wird auch eine neue Karte vom Überarbeitungstyp erstellt, auf der Käufer und Genehmiger kommunizieren können, und die der Käufer unter Meine Einkäufe anzeigen kann.