Integration von Bestellungen

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Bestellungen werden in Source-to-Pay (S2P) erstellt und asynchron mit dem ERP-System synchronisiert.

    Da es mehrere Schlüsselkonzepte gibt, die spezifisch für das ERP-System sind, aber nicht in S2P erfasst werden, sind die folgenden Konfigurationen in S2P Voraussetzungen, um eine erfolgreiche Ausführung der Integration sicherzustellen:

    • ERP-Adresszuordnung: In dieser Tabelle wird die Zuordnung zwischen einem Lieferort in S2P und einem Werk im ERP-System gespeichert. In dieser Tabelle sind zusätzliche Adress-ID-Spalten verfügbar, damit Kunden eine Adresse in S2P anderen Entitäten im ERP-System zuordnen können.
    • ERP-Asset-Kategoriezuordnung: In dieser Tabelle wird die Zuordnung zwischen einer Kapitalisierungsrichtlinie in S2P und einer Assetklasse im ERP-System gespeichert. Die Assetklasse wird basierend auf dem Wert ausgefüllt, der der entsprechenden Kapitalisierungsrichtlinie zugeordnet wurde, die die Erstellung des festen Assets in S2P ausgelöst hat.
    • ERP-Materialgruppenzuordnung: In dieser Tabelle wird die Zuordnung zwischen einer Modellkategorie in S2P und einer Materialgruppe im ERP-System gespeichert. Abhängig von der Modellkategorie, die dem Lieferantenprodukt in einer Bestellposition innerhalb von S2P zugeordnet ist, wird die entsprechende Modellkategorie im ERP-System gefüllt.
    • Konfiguration der Kontozuweisungskategorie: Um Vorauszahlungen zu ermöglichen und mehrere Hauptbuchkonten in einer Bestellposition im ERP-System zu speichern, muss eine Konfiguration vorgenommen werden, um entweder eine neue Netto-Account-Zuweisungskategorie im ERP-System einzuführen, in der diese Funktion aktiviert ist , oder aktualisieren Sie ein vorhandenes.
    Hinweis:
    Auf die ERP-Integrationszuordnungstabellen kann nur ein Beschaffungsadministrator über die primären Daten zugreifen.

    Prozessablauf

    • Bei der abschließenden Überprüfung einer Bestellanforderung werden in S2P eine Bestellung und gegebenenfalls feste Assets erstellt, wodurch die Integration mit dem ERP-System ausgelöst wird.
    • Gegebenenfalls werden Anhänge mit gültigen Sys-IDs aus dem Datensatz der Bereitstellungstabelle für eingehende Bestellungen in den Datensatz der primären Bestellung kopiert. Dies erfolgt über ein Transformationsskript, das Teil der Transformationszuordnung der Bestellphase ist und onAfter ausgelöst wird.
    • Wenn ein Integrationsfehler vorliegt, wird für die Einkaufsanforderung eine Integrationsfehler-Einkaufsaufgabe erstellt. Enthält die Fehlermeldung aus dem ERP-System, um den Beschaffungsspezialisten zu informieren, was aktualisiert werden muss.
    • Wenn eine Bestellposition vom ERP-System ohne entsprechende Bestellung in S2P eingefügt wird, erhält der Administrator eine Fehlermeldung. Sie können die geplante Aufgabe „Datensätze des Importsatzes für fehlgeschlagene Bestellpositionen erneut auslösen“ ausführen, um die Datensätze der fehlerhaften Bestellpositionen, die aufgrund des Fehlens der Bestellung nicht importiert wurden, erneut auszulösen. Weitere Informationen zur Behandlung von Integrationsfehlern finden Sie unter Integrationsfehler in Bereitstellungstabellen.
    • Bestellungen werden im ERP-System erst erstellt, wenn der Integrationsfehler in S2P behoben wurde. Zu diesem Zeitpunkt wird der Status der Bestellung und Bestellanforderung in S2P auf Ausstehende Übermittlung festgelegt.
    • Zu Integrationszwecken werden in S2P zusätzliche Formularabschnitte, Felder und Zuordnungstabellen erstellt.
    • Bei der erfolgreichen Erstellung einer Bestellung im ERP-System werden eine ERP-Nummer der Bestellung und eine ERP-Nummer der Bestellposition zurückgegeben und mit dem entsprechenden Datensatz in S2P synchronisiert.
    • Wenn eine Kapitalisierungsrichtlinie erfüllt ist, werden im ERP-System feste Assets erstellt, und die ERP-Nummer wird zurück mit S2P synchronisiert.
    • Überarbeitungen von Bestellungen in S2P führen nicht zur Erstellung neuer Bestellungen im ERP-System. Die vorhandene Bestellung wird anhand der überarbeiteten Informationen aktualisiert. Die Schaltflächen zum Aktualisieren einer Bestellung sind deaktiviert, wenn der Integrationsstatus in der Bereitstellungstabelle „Ausgehende Bestellung“ [sn_spend_intg_outbound_purchase_order] Neu oder In Bearbeitung lautet.
    • Der Abbruch einer Bestellung in S2P ändert den Status der Bestellung in Ausstehende Übermittlung. Wenn die Integration in das ERP-System erfolgreich ist, wird die Bestellung storniert.
    • Pauschalbestellungen werden nicht im ERP-System erstellt, da es sich um eine vorab genehmigte Liste von Benutzern handelt, die den Genehmigungsprozess nicht durchlaufen müssen, wenn sie gegen den Rahmenauftrag kaufen. Außerdem gibt es in S2P keine Finanzdokumente, die Pauschalbestellungen zugeordnet sind.
    • Bestellfreigaben werden im ERP-System erstellt.
    • Rechnungen und Belege werden anhand der Standardbestellungsfreigaben in S2P erstellt und daher auch als Standardbestellungen im ERP-System erstellt.

    Szenario Bestellpositionsaufteilung

    Aus einer einzigen Bestellposition werden mehrere Bestellpositionen erstellt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
    • Der Einkauf ist in das ERP-System integriert
    • Die Kaufmenge beträgt 100 oder mehr.
    • Der Kauf wird kapitalisiert, beispielsweise werden für den Kauf Anlagegüter erstellt.

    Wenn mehrere Bestellpositionen erstellt werden müssen, darf die erste Bestellposition eine maximale Kaufmenge von 99 haben. Der Rest muss in die nächste(n) Bestellposition(en) gehen, wobei in keiner die Kaufmenge von 99 überschritten werden darf. Sie können beliebig viele Bestellpositionen erstellen, um die Menge der gekauften Produkte abzudecken.

    Wenn eine Bestellanforderungsmenge beispielsweise 250 beträgt (kapitalisiert und in das ERP-System integriert), werden die Bestellpositionen wie folgt aufgeteilt:
    • POL1001: Kaufmenge = 99
    • POL1002: Kaufmenge = 99
    • POL1003: Kaufmenge = 52
    Hinweis:
    Jede hier erstellte Bestellposition muss auf dieselbe Bestellposition verweisen und die erstellten Anlagegüter müssen auf die entsprechende Bestellposition verweisen.