Créer une configuration de document de fournisseur

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 5 minutes de lecture

    • Créez une configuration de document de fournisseur pour définir quand exécuter la configuration, qui peut consulter la demande de chargement et charger les documents, et s’il faut envoyer des notifications lorsque des documents sont chargés ou ont expiré.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_slm.manager ou sn_slm.admin

    Procédure

    1. Effectuez l'une des opérations suivantes.
      ÀEffectuez les actions suivantes
      Créer une configuration de document à partir de l’interface utilisateur de la plateforme Accédez à la Tous > Opérations de cycle de vie du fournisseur > Administration > Configuration de document
      Créer une configuration de document à partir de Espace de travail de Source-to-Pay
      1. Accédez à la Tous > Opérations de cycle de vie du fournisseur > Espace de travail de Source-to-Pay.
      2. Sélectionnez l’icône Liste (icône Liste.)et accédez à Listes > Administration > Configuration de document.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Configuration de document du fournisseur
      Champ Description
      Nom Nom que vous attribuez à la configuration.
      Application Application contenant cet enregistrement. Dans ce cas, il affiche l’application par défaut, à savoir Supplier Collaboration Portal.
      Commande Ordre dans lequel vous souhaitez afficher la configuration. Affectez une valeur numérique en multiples de 100.
      Actif Option permettant de décider si cette configuration est utilisée.
      Description Brève description de la configuration.
    4. Sélectionnez l’onglet Condition d’exécution et renseignez les champs.
      Tableau 2. Formulaire Condition d’exécution
      Champ Description
      Quand exécuter Lorsque vous souhaitez que la configuration s’exécute. Les choix possibles sont les suivants :
      • Sur demande : la configuration s’exécute lorsque vous sélectionnez Exécuter maintenant sur le formulaire de configuration du document fournisseur.

        Vous pouvez utiliser cette option pour exécuter la configuration immédiatement sans attendre que les autres conditions d’exécution soient remplies. Pour plus d'informations, consultez Exécuter manuellement une configuration de document de fournisseur.

      • Lorsque l’enregistrement de fournisseur est inséré : la configuration s’exécute lorsqu’un nouvel enregistrement de fournisseur est créé.
      • Lorsque l’enregistrement du fournisseur est mis à jour : la configuration s’exécute lorsqu’un enregistrement de fournisseur existant est mis à jour.
      • Lorsque l’enregistrement du fournisseur est inséré/mis à jour : la configuration s’exécute lorsqu’un nouvel enregistrement est créé ou qu’un enregistrement de fournisseur existant est mis à jour.
      Condition de fournisseur Indiquez quand la configuration doit s’exécuter lorsque des conditions spécifiques sont remplies.
      Avancé Option permettant d’utiliser un script pour spécifier quand la configuration est exécutée.
    5. Sélectionnez l’onglet Préférences de chargement et renseignez les champs.
      Tableau 3. Formulaire Préférences de chargement
      Champ Description
      Requis par Indiquez qui doit télécharger le document. Les choix possibles sont les suivants :
      • Tout le monde : nécessite que l’un des contacts du fournisseur télécharge le document requis. Avec cette option, le contact du fournisseur peut charger un document à partir du widget Document sur la page Ma société de .Supplier Collaboration Portal

        Pour plus d'informations, consultez Gérer les documents à partir de Supplier Collaboration Portal.

      • Tout le monde : nécessite que chaque contact de fournisseur télécharge le document requis.

        Le champ Générer une tâche pour devient disponible si vous sélectionnez Tout le monde dans le champ Requis à partir de . Sélectionnez Oui dans le champ Générer une tâche pour générer la tâche de téléchargement de document pour chaque contact de fournisseur.

        Avec cette option, le contact du fournisseur peut charger le document à partir de l’un de ces emplacements dans :Supplier Collaboration Portal
    6. Sélectionnez l’onglet Gérer l’accès et remplissez les champs.
      Tableau 4. Formulaire Gérer l’accès
      Champ Description
      Afficher l'accès Les utilisateurs disposant de cet accès peuvent uniquement lire le document.
      Charger/mettre à jour l'accès Les utilisateurs disposant de cet accès peuvent mettre à jour et charger le document.
      Accès administrateur Les utilisateurs disposant de cet accès peuvent lire, mettre à jour et charger le document.
      Remarque :
      Dans l’onglet Gérer l’accès , affectez l’accès à des utilisateurs ou à des groupes d’utilisateurs en fonction des autorisations des critères d’utilisateur.
    7. Sélectionnez l’onglet Notification et renseignez les champs.
      Tableau 5. Formulaire de notification
      Champ Description
      Notifier au chargement Contrôle si une notification est envoyée lorsqu’un document est téléchargé. Les options sont les suivantes :
      • Oui
      • Non
      Personne à notifier au chargement L’utilisateur que vous souhaitez notifier lorsque le document est téléchargé.

      Ce champ n’est disponible que si vous sélectionnez Oui dans le champ Notifier au chargement .
      Notifier à l'expiration Contrôle si une notification est envoyée lorsqu’un document expire. Les options sont les suivantes :
      • Oui
      • Non
      Personne à notifier à l'expiration L’utilisateur que vous souhaitez notifier lorsque le document expire.

      Ce champ n’est disponible que si vous sélectionnez Oui dans le champ Notifier à l’expiration .
    8. Sélectionnez Enregistrer pour rester sur le formulaire de configuration de document du fournisseur.
      Remarque :
      La liste connexe Fournisseurs affiche tous les fournisseurs pour lesquels la configuration du document de fournisseur est applicable.
    9. Dans la liste connexe Types de documents du fournisseur, sélectionnez Nouveau.
      Remarque :
      Si vous souhaitez créer un type de document de fournisseur à partir de , Espace de travail de Source-to-Payprocédez comme suit :
      1. Accédez à la Tous > Opérations de cycle de vie du fournisseur > Espace de travail de Source-to-Pay.
      2. Sélectionnez l’icône Liste (icône Liste.)et accédez à Listes > Administration > Configuration de document.
      3. Ouvrez une configuration de document de fournisseur, sélectionnez l’onglet Types de documents de fournisseur , puis sélectionnez Nouveau.
    10. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 6. Formulaire Type de document du fournisseur
      Champ Description
      Nom Le nom du type de document.
      Type Type du document. Les choix possibles sont les suivants :
      • Politique
      • Directive
      • Procédure
      • Contrat
      Configuration de document La configuration du document à laquelle vous souhaitez associer le type de document.
      Commande Ordre dans lequel vous souhaitez afficher la configuration. Affectez une valeur numérique en multiples de 100.
      Jours avant l'expiration Nombre de jours avant l’expiration du document.
      Remarque :
      Une fois le document expiré, une notification est envoyée aux utilisateurs indiquant que le document a expiré et qu’une nouvelle version du document doit être téléchargée.

      La notification n’est envoyée que si le champ Notifier à l’expiration est défini sur Oui. La notification est envoyée aux utilisateurs que vous spécifiez dans le champ Personne à notifier à l’expiration .

      Une fois qu’un document a expiré, il est marqué comme expiré dans le widget Documents du Supplier Collaboration Portal. Le marquage Expiré est supprimé lorsque vous chargez une version mise à jour de ce document.
      Modèle Option qui vous permet de joindre un modèle qui spécifie le format attendu du document à charger.

      Sélectionnez l’icône Gérer les pièces jointes ( icône Ajouter des pièces jointes.)pour joindre un modèle.
      Description Une brève description du type de document.
    11. Dans les onglets Préférences de chargement, Gérer l’accès et Notification , spécifiez les valeurs que vous souhaitez que le type de document utilise.
      Remarque :
      Les valeurs de champ que vous définissez dans ces onglets remplacent les valeurs de champ que vous définissez dans les onglets correspondants pour la configuration de document à laquelle vous associez ce type de document.
    12. Sélectionnez Envoyer.