Gestion des réservations de lieu de travail pour les employés
Réservez des zones ou espaces de travail disponibles pour vos employés et examinez les demandes de réservation en attente dans Cœur du lieu de travail, afin de garantir le respect des mesures de distanciation physique lors de leur retour sur leur lieu de travail. Une fois les réservations effectuées, les employés sont informés des endroits auxquels ils ont accès. La Prestation de services sur le lieu de travail offre également des options de réservation des lieux de travail plus avancées dans l'application Gestion des réservations du lieu de travail.
Création de réservations d'espace de travail pour les employés
- Réserver des espaces de travail
En tant que gestionnaire de l'espace de travail, vous pouvez effectuer des réservations pour les employés pour les zones situées dans les étages de vos bâtiments de bureau. Lorsque des employés retournent au bureau, ils peuvent travailler dans n'importe quel espace inclus dans la zone réservée. Le nombre de réservations d'employés que vous pouvez effectuer pour une zone de votre espace de travail dépend de la capacité définie pour cette zone. Si le champ Capacité d'une zone est défini sur 0 ou laissé vide, aucune réservation ne peut pas être effectuée pour cette zone.
- Création d'une réservation d'espace unique
- À l'aide des changements que vous avez définis, vous pouvez créer une réservation d'espace pour un employé pendant un seul jour ou plusieurs jours.
- Création de réservations d'espace en bloc
Vous pouvez générer en une seule action des réservations pour plusieurs employés affectés à un équipe pour une plage de dates spécifique. Par exemple, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour créer des réservations pour les employés d'un département spécifique qui seraient tous affectés à la même équipe.
- Enregistrements de réservation enfants pour les réservations d'espace des employés
Lorsque vous réservez un espace de travail pour un employé, la réservation génère des enregistrements enfants pour chaque jour ouvrable applicable de la période définie. Les jours applicables sont déterminés par les calendriers d'équipe sélectionnés pour cette réservation. La réservation créée à l'origine joue le rôle d'enregistrement de réservation parent.
Si une réservation enfant entre en conflit avec une réservation existante pour quelque jour que ce soit au cours de la période spécifiée, cette réservation enfant ne sera pas créée ce jour-là. Vous pouvez créer manuellement une réservation pour un autre espace de travail ce jour-là.
Prenons un exemple : vous créez une réservation pour l'espace de travail 2CN1612 au nom de Mark Andrews, employé de l'équipe de l'après-midi, du 01-06-2020 au 10-06-2020. Huit enregistrements de réservation enfant seront alors créés pour chaque jour ouvrable entre le 01-06-2020 et le 10-06-2020 au nom de Mark Andrews pour l'espace de travail 2CN1612. En revanche, si une réservation au nom d'un autre employé, Jane Doe, existe déjà pour le 2CN1612 le 08-06-2020, alors la réservation enfant au nom de Mark Andrews ne sera pas créée. Vous pouvez créer manuellement une réservation au nom de Mark Andrews pour un autre espace de travail le 08-06-2020.
Lorsque vous mettez ultérieurement à jour les informations d'une réservation parente, toutes ses réservations enfants, à l'exception de celles étant déjà révolues, sont également mises à jour.
Utilisation des demandes de réservation d'espace des employés
Après qu'un employé a demandé un espace de travail pour une plage de dates donnée et que le gestionnaire a approuvé la demande, l'application vérifie la disponibilité de l'espace demandé. Si l'espace de travail n'est pas disponible pour un ou tous les jours de la période spécifiée, la demande passe à l'état En attente. En tant que gestionnaire du lieu de travail, vous pouvez examiner ces demandes de réservation en attente et allouer un autre espace de travail à l'employé pour terminer la demande.