Créer une évaluation externe : processus hérité

Créez une évaluation et lancez le cycle de vie des évaluations des risques de tiers. Une évaluation externe spécifie les détails concernant le tiers ou l’engagement et définit le plan d’achèvement de l’évaluation.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_vdr_risk_asmt.vendor_risk_manager ou sn_vdr_risk_asmt.vendor_assessor

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les évaluations peuvent être créées sur demande ou se répéter selon un calendrier spécifié. Lors de la création d’une évaluation externe sur demande, les gestionnaires de TPR sélectionnent le modèle de questionnaire ou le modèle de demande de document et le tiers. Les gestionnaires de TPR peuvent sélectionner plusieurs tiers à la fois et déclencher automatiquement des évaluations.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Gestion des risques liés aux tiers > Évaluations des risques externes > Toutes les évaluations.
2. Sélectionnez Nouveau , puis renseignez les champs.
   

   Tableau 1. Formulaire d’évaluation des risques du fournisseur

   Champ	Description
   Nom	Nom qui identifie l’évaluation des risques de tiers sur tous les formulaires et listes.
   Description	Une explication plus détaillée du problème.
   Numéro	Pour chaque évaluation des risques externe, le système attribue automatiquement un numéro d’ID unique commençant par le texte VRA. L’ID unique est utilisé dans toutes les références à l’élément. Vous pouvez utiliser l’ID pour rechercher ou filtrer l’élément sur lequel vous souhaitez travailler.
   Concerne	Entité à laquelle l’évaluation s’applique : Tiers ou Engagement.
   Fournisseur	Le tiers évalué. Remarque : Vous pouvez réactiver un tiers dont l’état est Résilié . Si une telle demande est acceptée et fermée, l’état du tiers passe à Actif.
   Engagement	Sélectionnez l’engagement à évaluer. Le champ n’est visible que si vous avez sélectionné Engagement dans le champ S’applique à .
   Évaluation récurrente	L’évaluation utilisée pour créer l’évaluation actuelle. Remarque : Vous pouvez créer des évaluations récurrentes si vous utilisez le moteur d’évaluation classique. Vous pouvez configurer des règles qui génèrent et envoient automatiquement des questionnaires et des demandes de documents aux engagements et aux tiers à l’aide de la fonction Gestion pilotée par les événements si vous utilisez le Moteur d'évaluation intelligent. Pour plus d'informations, consultez Configurer une évaluation des risques pour qu’elle se répète sur un calendrier et Gestion pilotée par événement : automatiser les processus d’évaluation.
   Modèle d'évaluation	Sélectionnez un modèle d’évaluation pour créer des questionnaires ou des demandes de documents pour cette évaluation. Pour utiliser plusieurs modèles afin de créer plusieurs questionnaires ou demandes de documents pour l’évaluation, laissez le champ vide.
   Propriétaire	Personne qui est propriétaire d’une évaluation à des fins d’audit et qui surveille et gère l’ensemble des processus d’évaluation. Le propriétaire est responsable de confirmer que l’évaluation est effectuée en temps opportun par le tiers, d’examiner ses réponses et de créer et résoudre les problèmes. Pour mener l’évaluation jusqu’à son achèvement, ils sont informés lorsqu’une évaluation atteint un jalon particulier. Ils doivent avoir le rôle de gestionnaire TPR ou d’évaluateur TPR. Pour les nouvelles demandes, si le champ Propriétaire est vide, l’action suivante se produit : Le système envoie une notification par e-mail à tous les utilisateurs du groupe spécifié dans le groupe d’affectation. Le message indique que la demande a été reçue et qu’elle est dans l’état Nouveau . Le message comprend également un lien vers la page des détails de la demande. Voir Ajouter des utilisateurs aux groupes en fonction des responsabilités. Remarque : Si le champ Propriétaire est vide et que vous sélectionnez Démarrer le processus IRQ, vous devenez le propriétaire.
   Groupe d'affectation	Pour les nouvelles demandes, le groupe d’affectation est défini sur Assignateurs de demandes de diligence raisonnable. Le système envoie une notification par e-mail à tous les utilisateurs du groupe spécifié dans le groupe d’affectation. Le message indique que la demande a été reçue et qu’elle est dans l’état Nouveau . Le message comprend également un lien vers la page des détails de la demande. Sur le formulaire de demande de diligence raisonnable : N’importe quel membre du groupe peut sélectionner Me l’affecter ou définir le champ Propriétaire sur n’importe quel autre membre du groupe. Un gestionnaire TPR ou un évaluateur TPR peut effacer le champ Groupe d’affectation ou modifier la valeur pour sélectionner parmi différents évaluateurs TPR dans la liste de sélection des propriétaires .
   État	Le processus de collecte des données d’évaluation auprès d’un tiers passe par plusieurs états. Consultez la section États du cycle de vie d’une évaluation externe pour les descriptions détaillées.
   Cote de risque	La cote de risque globale pour le tiers. Critique Élevée Modérée Faible Mineur Remarque : La cote de risque est déterminée en trouvant une plage d’échelle de cote de risque dans laquelle le score de risque se situe. Il définit la manière dont une plage minimale et maximale de scores d’évaluation est mappée à un score de risque qualitatif.
   Fin de validité de la cote de risque	Date d’expiration de la cote de risque. La date doit être postérieure à la date de fin de validité de la cote de risque sur les questionnaires ou demandes de documents associés.
   Déclencher par niveau de risque	Cochez cette case pour lancer l’évaluation lorsque le niveau de risque change pour le tiers.
   Liste de surveillance	Ajoutez les utilisateurs qui doivent être informés lorsque cet enregistrement est modifié.
   Score Risk Remarque : Les évaluations des risques sont calculées et affichées après réception des réponses à l’évaluation.
   Cote de risque calculée	Moyenne des cotes de risque du domaine de risque du tiers.
   Remplacer l'évaluation de risque	Cochez cette case pour remplacer la cote de risque calculée pour le tiers. Si cette option est sélectionnée, les modifications futures apportées à la cote de risque de l’évaluation n’affecteront que la cote de risque calculée, et non la cote de risque. Remarque : Si vous décochez une case sélectionnée, la cote de risque calculée est copiée dans l’évaluation.
   Évaluation de risque remplacée	Si vous avez sélectionné Remplacer la cote de risque, entrez la nouvelle cote de risque.
   Justification	Si vous avez sélectionné Remplacer la cote de risque, vous devez saisir un motif pour le remplacement.
   Cote de risque du problème	Cote de risque pour les problèmes associés aux tiers évalués. La cote de risque du problème est basée sur la priorité des problèmes fermés et la façon dont ils ont été résolus. Si le problème a été fermé et terminé, cela indique qu’il a été résolu. Si le problème a été Fermé incomplet, cela indique que le tiers n’a pas réussi à répondre aux questions associées. Si le problème a été Fermé annulé, cela indique qu’il n’a pas eu besoin d’être résolu. Si le problème est fermé et que l’état de l’évaluation n’est ni fermé ni annulé, la cote de risque du problème est recalculée et affichée. Remarque : La cote de risque calculée n’est pas affectée par ce calcul.
   Remplacer l'évaluation de risque	Option permettant de remplacer la cote de risque calculée pour le tiers. Lorsque cette option est sélectionnée, tout changement futur apporté à la cote de risque de l’évaluation n’affectera que la cote de risque calculée, et non la cote de risque. Remarque : Si la case est cochée, puis désélectionnée, la cote de risque calculée est utilisée.
   Évaluation de risque remplacée	Si vous avez sélectionné Remplacer la cote de risque, entrez la nouvelle cote de risque.
   Justification	Si vous avez sélectionné Remplacer la cote de risque, vous devez saisir un motif pour le remplacement.
   Calendrier de l'évaluation
   Durée prévue (jours)	Durée estimée de l’évaluation
   Date de début prévue/Date de fin prévue	Dates et heures de début et de fin planifiées du travail sur l’évaluation.
   Créé par	Utilisateur qui a créé cet enregistrement.
   Créées	Date/heure de création de l’enregistrement.
   Durée réelle	Durée de l’évaluation des risques de tiers. Ce champ est calculé à l’aide de la date d’état réel et de la date de fin réelle.
   Date de début effective	Date et heure auxquelles le travail sur l’évaluation a commencé.
   Date de fin effective	Date et heure d’achèvement de l’évaluation.
   Mis à jour	Date/heure de dernière mise à jour de l’enregistrement.
   Calendrier du questionnaire
   Durée prévue (jours)	Durée accordée au tiers pour terminer l’évaluation. La valeur est calculée à l’aide de la date d’état planifiée et de la date de fin planifiée.
   Durée de revue (jours)	Temps alloué au client pour examiner tous les questionnaires.
   Date d'échéance	Date limite à laquelle le tiers doit répondre et renvoyer tous les questionnaires.
   Date d'achèvement	Date réelle à laquelle le tiers a terminé tous les questionnaires.
   Soumis à un tiers	Date de livraison des questionnaires de tiers.
   Nouvelle soumission à un tiers	Date à laquelle les questionnaires sont renvoyés au tiers.
   Réponses attendues par	Date à laquelle votre organisation s’attend à ce que les réponses soient renvoyées par le contact de tiers.
   Remarques et commentaires
   Notes de travail	Informations sur l’évaluation. Les notes de travail sont visibles par les utilisateurs affectés au problème.
   Commentaires supplémentaires (visible par le client)	Informations publiques sur l’évaluation.

3. Enregistrez l'enregistrement.

   D’autres listes connexes s’affichent. Si vous avez laissé le champ Modèle d’évaluation vide et que vous souhaitez utiliser des modèles d’évaluation pour associer plusieurs questionnaires et/ou demandes de documents à cette évaluation, utilisez les listes connexes Questionnaires ou Demandes de documents.

   
   
   
4. Pour associer des questionnaires et/ou des demandes de documents existants à l’évaluation, procédez comme suit.
   1. Ouvrez la liste connexe Questionnaires ou demandes de documents.
   2. Sélectionnez Modifier, sélectionnez les questionnaires ou demandes de documents à utiliser, puis sélectionnez Enregistrer.
   3. Répétez l’opération pour l’autre type de questions, si nécessaire.
5. Pour créer de nouveaux modèles de questionnaire et/ou de demande de document et les associer à l’évaluation, reportez-vous à la section Créer un questionnaire ou un modèle de demande de document.
   Important :

   À l’étape suivante, vous pouvez choisir de soumettre le questionnaire au tiers. Pour préremplir le questionnaire avec les réponses de la dernière évaluation fermée, vous devez sélectionner l’option Inclure les réponses précédentes avant de la soumettre au tiers. Le paramètre ne peut pas être modifié après l’envoi du questionnaire au tiers. Consultez Créer un questionnaire ou un modèle de demande de document.
6. Sélectionnez Soumettre à un tiers.
   • L’état de l’évaluation devient Soumis à un tiers.
   • Les modèles que vous avez sélectionnés génèrent des questionnaires et/ou des demandes de documents.
   • Si l’option Inclure les réponses précédentes est sélectionnée pour un questionnaire, les réponses précédentes sont copiées et ajoutées au questionnaire sortant. La notification dans le portail du tiers inclut le numéro, le nom et la date de clôture de l’évaluation qui a fourni les réponses. La notification comprend également un lien vers l’évaluation.
   • Le contact de tiers principal reçoit une notification par e-mail qui inclut un lien vers l’évaluation dans le portail du tiers.
     Remarque :

     Lorsque vous utilisez l’option Inclure les réponses précédentes , les réponses sont copiées une seule fois de l’évaluation A vers l’évaluation B. Les modifications que vous apporterez à l’évaluation A par la suite ne seront pas reflétées dans l’évaluation B. Les deux évaluations restent distinctes.
7. Lorsque le contact du tiers est prêt à répondre à l’évaluation, il ouvre l’évaluation dans le portail du tiers.
   
   
   

   Remarque :

   Dans l’exemple, l’un des questionnaires nécessite une signature. Le tiers ou l’examinateur doit enregistrer et signer électroniquement le questionnaire ou la demande de document avant qu’il puisse être soumis. Pour plus d'informations, consultez Signatures électroniques sur les questionnaires ou demandes de documents.
8. L’évaluateur TPR déplace l’état de l’évaluation vers Génération d’observations.

   Pendant ce temps, l’évaluateur TPR peut sélectionner le lien Afficher la réponse dans la liste connexe Demandes de documents ou Questionnaires pour afficher la réponse et fournir des commentaires ou modifier les réponses, si nécessaire.

   Pour tout problème survenu, l’évaluateur TPR crée un problème afin de suivre le processus de rattrapage (Finalisation avec un tiers).

9. L’évaluateur TPR passe l’évaluation à l’état Fermé .

Que faire ensuite

L’évaluateur TPR travaille via le portail du tiers avec le tiers pour fermer l’évaluation.