Importer des transactions financières

Importez une Microsoft feuille de calcul Excel contenant des données de transaction financière pour commencer à gérer les dépenses logicielles.

Avant de commencer

Rôle requis : sam_spend_import ou sam_admin

Remarque :

Les utilisateurs disposant du rôle sam_user peuvent créer manuellement des enregistrements de transactions en sélectionnant Nouveau en haut de la page Toutes les transactions importées.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vos données importées peuvent inclure toutes les données de transaction financière de votre entreprise. Software Spend Detection Détermine automatiquement si chaque transaction est un achat de logiciel. Avant d’importer des données, assurez-vous que les champs Nom du fournisseur, Description de la transaction et Compte GL ne contiennent aucune information identifiable comme le nom de l’entreprise ou de l’employé. Apportez les modifications nécessaires aux données avant d’importer. Tous les champs de données de transaction financière importées sont en lecture seule une fois chargés dans votre instance.

L’importation peut prendre plusieurs heures lors de l’importation d’un grand nombre de transactions.

Remarque :

Software Spend Detection prend actuellement en charge les données de transaction en anglais uniquement. Si vous souhaitez participer à la formation ServiceNow de l’intelligence artificielle à l’aide de données dans d’autres langues, contactez l’équipe ServiceNow produit Gestion des actifs IT.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Détection des dépenses logicielles > Administration > Transactions d'importation.
2. Sélectionnez Télécharger le fichier de modèle (.xlsx).
3. Copiez vos données financières dans le fichier de modèle.
   Les champs requis sont Date de transaction, Nom ou Description du fournisseur et Type. Renseignez autant de champs que possible pour obtenir les résultats les plus robustes.

   Tableau 1. Modèle d’importation de transactions de dépenses logicielles

   Champ	Description
   Date de transaction	Requis. Date des transactions.
   Nom du fournisseur	Société associée à la transaction. N’incluez pas d’informations identifiables telles que votre entreprise ou les noms de vos employés. Fournissez au moins un nom ou une description de fournisseur.
   Description	Description de l’achat. N’incluez pas d’informations identifiables telles que votre entreprise ou les noms de vos employés. Fournissez au moins un nom ou une description de fournisseur.
   Compte GL	Compte ou catégorie de dépenses du grand livre. N’incluez pas d’informations identifiables telles que votre entreprise ou les noms de vos employés. Facultatif.
   Montant	Montant de la transaction. Facultatif.
   Type	Requis. Sélectionnez Comptes fournisseurs ou Dépenses. Les transactions des comptes créditeurs proviennent d’un système de comptabilité ou d’approvisionnement. Les transactions de dépenses proviennent d’un système de dépense des employés ou d’un flux de carte de crédit.
   Emplacement	Emplacement. Facultatif.
   Centre de coûts	Centre de coûts. Facultatif.
   Département	Département Facultatif.
   Source	Nom du système d’où provient la transaction. Facultatif.
   Détail du type	Description du champ Type. Pour les comptes fournisseurs, les exemples sont la facture fournisseur ou le paiement de factures. Pour les dépenses, les exemples sont l’achat par carte de crédit ou le remboursement de l’employé. Facultatif.
   ID externe	ID de la transaction dans le système source. Facultatif.
   ID d'employé	ID d’employé. Facultatif.
   Nom de l'employé	Nom de l'employé. Facultatif.
   E-mail de l'employé	E-mail de l’employé. Facultatif.

4. Chargez le fichier complété.
5. Accédez à la Détection des dépenses logicielles > Administration > Résultats d'importation de transaction pour afficher des informations sur l’importation et résoudre les erreurs d’importation.
   Lorsque l’importation est terminée, Software Spend Detection commence à faire correspondre vos transactions aux éditeurs de logiciels et aux produits. Software Spend Detection attribue également une valeur de 0 à 1 aux champs Est probabilité de logiciel, Fiabilité du produit et Confiance de l’éditeur pour chaque transaction. Par exemple, une valeur de 0,85 pour la confiance de l’éditeur signifie qu’il Software Spend Detection est sûr à 85 % qu’il correspond à l’éditeur correct à la transaction. Lorsque le processus de rapprochement est terminé, vous pouvez afficher les données dans les modules Vue d’ensemble, Logiciels qui se chevauchent et Transactions de dépenses logicielles sous Software Spend Detection.

Que faire ensuite

Accédez à la Détection des dépenses logicielles > Transactions non normalisées pour afficher toutes les transactions qui Software Spend Detection n’ont pas pu correspondre à un éditeur de logiciel et à un produit. Vous pouvez mettre à jour manuellement ces transactions pour ajouter un éditeur et un produit. S’abonner au service de contenu afin d’améliorer la correspondance pour les importations futures.

Si nécessaire, vous pouvez supprimer en masse toutes les transactions d’une importation. Accédez à la Détection des dépenses logicielles > Administration > Résultats d'importation de transaction, sélectionnez l’enregistrement d’importation, puis sélectionnez Supprimer.