Genehmigungsregeltypen

Genehmigungsregeltypen bestimmen die Methoden, mit denen Genehmigungen während des Einkaufsanforderungsprozesses erstellt werden.

Als Beschaffungsadministrator können Sie eine Genehmigungsstrategie definieren und Genehmigungsregeln erstellen, um einen Kauf intern zu genehmigen, bevor er in eine Bestellung umgewandelt und an einen Lieferanten gesendet wird. Dies ist eine zentrale Konfiguration, die jede Art von Genehmigungsverfahren steuern kann, die Ihr Unternehmen möglicherweise benötigt.

Sie können die folgenden Genehmigungsregeltypen erstellen, um die Bedingungen zu bestimmen, unter denen Genehmigungspläne generiert und weitergeleitet werden:

Tabelle : 1. Genehmigungsregeltypen

Genehmigungsregeltyp	Beschreibung	Beispielszenario
Dynamische Anwender oder Gruppen	Genehmigungen werden dynamisch erstellt und an den angegebenen Benutzer oder die angegebene Gruppe gesendet. Genehmigungen werden auf Grundlage der Attribute des Einkaufsbenutzers ausgelöst. Die Genehmigungsweiterleitungsmethode kann Genehmigungen nur gleichzeitig versenden.	Wenn eine Genehmigung durch den Kostenstellenmanager des Einkaufsbenutzers erforderlich ist, überprüft die Regel zu dem Zeitpunkt, zu dem die Einkaufsanforderung an „Ausstehende Genehmigung“ gesendet wird, den Datensatz für den Benutzer im Feld Geschäftsinhaber, geht per Dot-Walk zur referenzierten Kostenstelle und sendet eine Genehmigung an den Benutzer, auf den im Feld Manager für die Kostenstelle verwiesen wird.
Managerhierarchie – Stellencode	Genehmigungen werden auf Grundlage der Stellencodes des Einkaufsbenutzers und des Managers ausgelöst. Die Genehmigungsweiterleitungsmethode kann „Parallel“ oder „Sequential“ (Nacheinander) sein und die Genehmigungsentscheidungsmethode kann „All Approvers“ (Alle Genehmiger) oder „Any Approver“ (Beliebiger Genehmiger) sein.	Wenn eine Genehmigung von allen Benutzern bis zu dem Benutzer mit einem autorisierten Code erforderlich ist, wird eine Genehmigung an alle Benutzer innerhalb einer Verwaltungshierarchie bis zu dem Benutzer mit einem autorisierten Stellencode für das genehmigte Einkaufslimit gesendet, das den Gesamtbetrag der Einkaufsanforderung abdeckt. Wenn eine Genehmigung vom untersten Benutzer mit einem autorisierten Code erforderlich ist, wird eine Genehmigung an den untersten Benutzer innerhalb einer Verwaltungshierarchie bis zu dem Benutzer mit einem autorisierten Stellencode für das genehmigte Einkaufslimit gesendet, das den Gesamtbetrag der Einkaufsanforderung abdeckt.
Managerhierarchie	Genehmigungen werden auf Grundlage der Hierarchie des Managers des Einkaufsbenutzers ausgelöst. Die Genehmigungsweiterleitungsmethode kann „Parallel“ oder „Sequential“ (Nacheinander) sein und die Genehmigungsentscheidungsmethode kann „All Approvers“ (Alle Genehmiger) oder „Any Approver“ (Beliebiger Genehmiger) sein.	Wenn eine Genehmigung von allen Managern in der Hierarchie erforderlich ist, wird eine Genehmigung an alle Benutzer in der Verwaltungshierarchie des Einkaufsbenutzers (Geschäftsinhabers) bis zu dem angegebenen Stellencode gesendet, sofern die Bedingungen für den Genehmigungsauslöser erfüllt sind. Wenn eine Genehmigung nur vom direkten Vorgesetzten erforderlich ist, wird eine Genehmigung an den Vorgesetzten des Benutzers in der Verwaltungshierarchie des Einkaufsbenutzers (Geschäftsinhabers) gesendet. Wenn eine Genehmigung vom obersten Manager erforderlich ist, wird eine Genehmigung an den obersten Manager in der Verwaltungshierarchie des Einkaufsbenutzers (Geschäftsinhabers) bis zu dem angegebenen Stellencode gesendet.
Angegebene Anwender oder Gruppen	Genehmigungen werden auf Grundlage der angegebenen Benutzer oder Gruppen ausgelöst. Die Genehmigungsweiterleitungsmethode kann Genehmigungen nur gleichzeitig versenden.
Kostenstellen-Manager	Genehmigungen werden nur für Bestellanforderungen von mehreren Kostenstellen-Managern ausgelöst. Die Methode zur Genehmigungsweiterleitung ist auf das parallele Senden von Genehmigungen beschränkt.	Wenn die Kosten einer Bestellanforderung auf viele Kostenstellen verteilt werden, werden Genehmigungen für den zu genehmigenden Kostenzuteilungsbetrag an jeden Kostenstellen-Manager gesendet. Wenn für einen einzelnen Artikel in der Bestellanforderung Kosten auf mehrere Kostenstellen verteilt sind, müssen alle Kostenstellen-Manager ihre Genehmigung erteilen, damit der Betrag dieses Artikels genehmigt wird. Die Bestellanforderung kann je nach Genehmigungsentscheidung teilweise oder vollständig genehmigt werden für jeden einzelnen Artikel oder jede Bestellanforderungsposition. Kostenstellen-Manager erhalten zur Genehmigung E-Mail-Benachrichtigungen mit Details zum Kauf und zum zugewiesenen Betrag, der genehmigt werden muss. Sie können ihre Genehmigung direkt aus der E-Mail bereitstellen oder ihre Genehmigung in Shopping-Hub, Mitarbeiter-Center, Virtual Agentoder Shopping-Hub für Mobilgeräteabschließen.

Selbstgenehmigte Einkäufe

Bei Anforderern, die über die richtige Einkaufsberechtigung oder den Stellencode verfügen oder zu Bezeichnungen gehören, die eine definierte Einkaufsgenehmigungsmatrix erfüllen, werden ihre Einkäufe selbst genehmigt. Ein Auditpfad wird zur Verfügung gestellt, wenn ein Genehmigungsplan vom Genehmigungstyp „Self Approved“ (Selbst genehmigt) und im Status „Geschlossen – vollständig“ erstellt wird, obwohl keine tatsächlichen Genehmigungsaufgaben erstellt werden.

Diese anfordernden Personen können bei entsprechender Konfiguration auch Genehmigungsaufgaben abschließen und Genehmigungen für Rechnungen von Lieferanten erteilen, die zur Zahlung weitergeleitet werden. Im Formular „Genehmigungsregeln“ kann ein Administrator über die Kennzeichnung Automatische Genehmigung zulassen konfigurieren, dass eine anfordernde Person eine explizite Genehmigungsentscheidung trifft. Standardmäßig ist diese Kennzeichnung aktiviert oder auf „true“ festgelegt, wodurch die Selbstgenehmigungsfunktion aktiviert wird, bei der die anfordernde Person über die genehmigende Autorität verfügt. Wenn die Kennzeichnung jedoch gelöscht oder auf „false“ gesetzt ist, wird die anfordernde Person als aktiver Genehmiger in die von der Genehmigungs-Engine generierte Genehmigungsliste aufgenommen. Dadurch wird die standardmäßige Selbstgenehmigungsfunktion überschrieben. Die anfordernde Person muss jetzt eine explizite Genehmigungsentscheidung bereitstellen, indem sie eine Genehmigungsaufgabe abschließt.

Hinweis:

Stellen Sie bei Problemen, dass Genehmigungen nicht wie erwartet erstellt werden, sicher, dass die Kennzeichnung für die Regel den richtigen Status aufweist und die Regelbedingungen erfüllt sind.