Workflow für Pauschalbestellungen

Wenn ein Käufer während des Bezahlvorgangs die Option Ich bin mir nicht sicher für den Liefertermin auswählt, erstellt er eine Einkaufsanforderung des Typs „Rahmenauftrag“, was zur Erstellung einer Pauschalbestellung führt.

Kaufberechtigungen definieren die Liste der Benutzer, Gruppen, Kostenstellen und Abteilungen, die mit der Pauschalbestellung ohne Genehmigung einkaufen dürfen. Da Belege und Rechnungen für Pauschalbestellungen nicht gelten, werden diese zugehörigen Listen in der Bestellformularansicht nicht angezeigt.

Einzelheiten zu den verschiedenen Feldern und zugehörigen Listen, die für eine Pauschalbestellung ausgefüllt werden, finden Sie unter Bestellung.

Standardkäufe für eine Pauschalbestellung

Eine Standardbestellfreigabe wird erstellt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Der Benutzer, der den Kauf angefordert hat, ist unter der zugehörigen Einkaufsgenehmigung der Pauschalbestellung definiert.

  Der Geschäftsinhaber, der die ursprüngliche Pauschalbestellung angefordert hat, kann immer Freigaben für die Pauschalbestellung erteilen, auch wenn dies nicht explizit in der Einkaufsgenehmigung definiert ist.

• Das Erstellungsdatum der Standardbestellposition liegt in dem durch das Start- und Enddatum der Pauschalbestellung definierten Bereich.
• Das erworbene Lieferantenprodukt ist in der Pauschalbestellung als Lieferantenprodukt definiert.
• Es muss eine Finanzierung für die Pauschalbestellung verfügbar sein. Der Wert des Felds Freigegebener Betrag in der Pauschalbestellung muss kleiner sein als der Wert im Feld Gesamtbetrag.

Die Standardbestellungsfreigabe enthält einen Verweis auf die Pauschalbestellung und wird unter der zugehörigen Liste „Bestellfreigaben“ in der Pauschalbestellung angezeigt.

In der Pauschalbestellung wird im Feld Freigegebener Betrag des Abschnitts „Zusammenfassungsdetails“ die Summe des Gesamtbetrags aller freigegebenen Bestellungen aktualisiert. Wenn der Wert im Feld Freigegebener Betrag mit dem Wert im Feld Gesamtbetrag übereinstimmt, ändert sich der Status der Pauschalbestellung in Abgeschlossen.

Wenn der Freigabebetrag einer Bestellung dazu führt, dass der Betrag der Pauschalbestellung überschritten wird, wird für den Delta-Betrag eine Genehmigung an den Geschäftsinhaber der entsprechenden Standardbestellfreigabe ausgelöst.

Dies gilt, wenn z. B. eine Pauschalbestellung mit einem zugehörigen Einkaufsvertrag mit Gültigkeit vom 1. Januar 2019 bis zum 31. Dezember 2019 vorhanden ist. Die Betragsgrenze der Pauschalbestellung beträgt 1.000 USD und der aktuell freigegebene Betrag beträgt 800 USD. Die nächste standardmäßige Bestellfreigabe für die Pauschalbestellung beträgt 500 USD. Daher ist für das Delta von 300 USD eine Genehmigung erforderlich.

So überprüfen Sie, ob eine Anforderung als Freigabe für eine vorhandene Pauschalbestellung betrachtet werden soll:

• Bei Waren gleichen Sie das Erstellungsdatum der Kaufanforderung mit dem Start- und Enddatum der entsprechenden Position der Pauschalbestellung ab.
• Bei Services gleichen Sie das Start- und Enddatum der Anforderung mit dem Start- und Enddatum der entsprechenden Position der Pauschalbestellung ab.