Geführte Experience für die Beschaffungsaufnahme mit Playbooks

Als Beschaffungsmanager können Sie die Playbooks für Beschaffungsaufnahme und Verhandlungs-Setup verwenden, um sich durch den komplexen Prozess der Anforderungsaufnahme führen zu lassen, sodass Sie sich auf die tatsächliche produktive Arbeit konzentrieren können, z. B. das Verhandeln von Einsparungen mit Lieferanten.

Das Playbook für die Beschaffungsaufnahme und das Playbook für das Verhandlungs-Setup, die als Flow in das Playbook für die Beschaffungsaufnahme eingebettet sind, führen Sie mit klaren Schritten durch diese Aktionen, um Ihren Fortschritt anzuzeigen​.

Hier finden Sie eine kurze Aufgliederung der Playbooks und der zugehörigen Aufgaben.

Playbook für Beschaffungsaufnahme

Mit dem Playbook für Beschaffungsanforderungen, auch bekannt als Beschaffungsaufnahme-Playbook, können Sie:

• Überprüfen Sie die Anforderungen eines Mitarbeiters oder einer anfordernden Person, die Details zur Beschaffungsaufnahme, Bestellpositionen und Genehmigungen enthalten.
• Fordern Sie bei Bedarf Klarstellungen oder weitere Informationen von der anfordernden Person an.
• Arbeiten Sie mit funktionsübergreifenden Teams zusammen, und erstellen Sie bei Bedarf andere Arbeiten wie Aufgaben und Fälle für sie.​

  Weitere Informationen zum Ausführen dieser Aktionen im Beschaffungsaufnahme-Playbook finden Sie unter Überprüfen Sie Details, und fordern Sie Klärungen zu einer Beschaffungsanforderung im Playbook an.

• Entscheiden Sie, ob Sie in einem Verhandlungsereignis verhandeln möchten oder nicht.

  Hier können Sie als Beschaffungsmanager einen Beschaffungsansatz für die Beschaffung mit ähnlichen Mitarbeiteranfragen auswählen. Sie können entscheiden, ob Sie sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt an Verhandlungen mit Lieferanten arbeiten möchten. Im ersteren Fall müssen Sie die Beschaffungsanforderung einem neuen oder vorhandenen Verhandlungsereignis hinzufügen, um fortzufahren.

  Weitere Informationen zum Ausführen dieser Aktionen im Beschaffungsaufnahme-Playbook finden Sie unter Wählen Sie im Playbook einen Beschaffungsansatz aus.

  Hinweis:

  Wenn Sie in dieser Phase Verhandlungen übersprungen haben, können Sie nach Abschluss der Qualifizierung an den Verhandlungen arbeiten. Sie können die Beschaffungsanforderung einem bestehenden Verhandlungsereignis hinzufügen oder nach Bedarf ein neues Verhandlungsereignis erstellen, bevor Sie mit dem Verhandlungsereignis arbeiten.

Playbook zur Verhandlungseinrichtung

Mit dem Playbook für Verhandlungsereignisse, auch bekannt als Playbook für das Verhandlungs-Setup, können Sie:

• Überprüfen und fügen Sie bei Bedarf Beschaffungsanforderungen und Bestellpositionen hinzu.
• Überprüfen und fügen Sie bei Bedarf Lieferanten hinzu.
• Qualifizierungsarbeit verwalten.

  Weitere Informationen finden Sie unter Richten Sie Verhandlungen mit Lieferanten ein, und verwalten Sie Qualifizierungen im Playbook.

  Hinweis:

  Diese Aktion ist in beiden Playbooks verfügbar, je nachdem, wann Sie mit der Verwaltung der Qualifizierungsarbeit beginnen möchten.

Konfigurationen

Die Playbook-Phasen und Aktivitäten von Beschaffungsanforderungen und Verhandlungsereignissen können vom Kunden in Playbooksgeändert werden. ​Deklarative Aktionen können im Abschnitt „Aktivitätsdefinition“ bearbeitet oder neu erstellt und ihre Zuordnungen geändert werden. Das Erscheinungsbild der Aktivitäten kann auch über die Aktivitäts-Experience im Abschnitt „Aktivitätsdefinition“ konfiguriert werden.​

Einzelheiten dazu, wie Administratoren, Service Desk-Mitarbeiter und Erfüller Playbooks konfigurieren können, finden Sie unter Running playbooks. Weitere Informationen zu Phasen und Aktivitäten [ Playbooks finden Sie unter Stages and activities.

Problembehandlung

Wenn Ihre Playbook-Aktivitäten nicht wie erwartet funktionieren, führen Sie die folgenden Aktionen aus.

1. Navigieren Sie zum entsprechenden Prozess in Playbooks. Für Beschaffungsanforderungen und Verhandlungsereignisse lauten die Prozesse „Beschaffungsaufnahme“ bzw. „Verhandlungssetup“.​
2. Wechseln Sie innerhalb des Prozesses zur entsprechenden Aktivität, die nicht wie erwartet funktioniert.​ Beispiel: Beschaffungsansatz, der die zweite Phase des Playbooks ist:
   • Wenn Phase 2.1 übersprungen wird, sollte sie zum Qualifizierungs-Workflow übergehen.​
   • Wenn Phase 2.1 abgeschlossen ist, sollte es an den Workflow Zu vorhandener Verhandlung hinzufügen übergehen.​
   • Wenn Phase 2.1 abgebrochen wird, sollte sie zum Workflow „Neues Verhandlungsereignis erstellen“ übergehen.​
3. Navigieren Sie auf der Registerkarte Automatisierung zum entsprechenden Subflow in Workflow-Studio.
4. Öffnen Sie die Ausführungen des Subflows, und überprüfen Sie sie weiter.​
5. Um die Aktivitäts-Experiences zu überprüfen, wechseln Sie zur Tabelle „sys_pd_process_definition“, und überprüfen Sie die Prozesskonfigurationen. Diese Tabelle enthält alle Konfigurationen von Aktivitätsdefinitionen und Aktionszuordnungen für deklarative Aktionen.​

• Überprüfen Sie Details, und fordern Sie Klärungen zu einer Beschaffungsanforderung im Playbook an
  Verschaffen Sie sich Klarheit über eine Beschaffungsanforderung, indem Sie die Aufnahmedetails, Bestellpositionen und Genehmigungen überprüfen und bei Bedarf eine Klärung für die Anforderung anfordern. Sie können diese Aktionen im Abschnitt „Anforderungsdetails“ des Playbooks für die Beschaffungsaufnahme ausführen.
• Wählen Sie im Playbook einen Beschaffungsansatz aus
  Entscheiden Sie, ob Sie sofort mit Lieferanten verhandeln oder diesen Schritt überspringen und stattdessen mit der Qualifizierung der Beschaffungsanforderung beginnen möchten. Sie können diese Aktionen im Abschnitt „Beschaffungsansatz“ des Playbooks für die Beschaffungsaufnahme ausführen.
• Richten Sie Verhandlungen mit Lieferanten ein, und verwalten Sie Qualifizierungen im Playbook
  Arbeiten Sie an einem Playbook für das Verhandlungssetup, um die Qualifizierungsarbeit zu verwalten und die Beschaffungsanforderungen, Lieferanten und Bestellpositionen zu überprüfen – alles innerhalb der Räumlichkeiten eines Verhandlungsereignisses.