Verarbeitet eine Abbruchanforderung im Playbook

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Verwenden Sie das Beschaffungs-Playbook, um Abbruchanforderungen zu genehmigen oder abzulehnen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_spend_psd.admin, Service Desk-Mitarbeiter, Erfüller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeiter können Sie die Anforderungen anzeigen, Aufgaben über mehrere Workflow-Aktivitäten hinweg abschließen und komplexe Vorgänge in einem einheitlichen Playbook verwalten. Das Playbook bietet Service Desk-Mitarbeitern eine automatisierte Möglichkeit, den Gesamtprozess in einem aufgabenorientierten Format zu visualisieren.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Arbeitsbereich Beschaffung.
    2. Wählen Sie das Listensymbol (Listensymbol.) und dann Alle Teamarbeiten > Fälleaus.
    3. Wählen Sie zur weiteren Verarbeitung die Anforderungsnummer in der Liste aus.
      Hinweis:
      Mit ausgelöster Überarbeitungsanforderung wurde der Status für Einkaufsanforderung und Bestellanforderungsposition in „Ausstehender Abbruch“ geändert.
      Die Registerkarte Playbook wird mit dem Abschnitt Anforderung abbrechen geöffnet.
    4. Zeigen Sie alle zugehörigen Informationen auf den Registerkarten Details und Aufgaben-SLAs sowie Informationen zu Beschaffungsfallpositionen, Aufgaben und dem ursprünglichen Kauf im Bereich Zugehörige Fälle und Aufgaben an.
      Sie können eine E-Mail aus dem Datensatz verfassen, um mit der anfordernden Person oder anderen Beteiligten zu kommunizieren. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Editor mit Textbausteinen und Antwortvorlagen in Source-to-Pay-Arbeitsbereich. Sie können sogar in Agent Assist nach relevanten Ressourcen suchen und diese anzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Agent Assist in Source-to-Pay-Arbeitsbereich.
    5. Wählen Sie Aufnahme und Bewerten aus, um die Informationen über die Anforderung zu überprüfen und zu verarbeiten.
      1. Wählen Sie Beschaffungsfallposition suchen, um Informationen zu den Bestell- und Kaufanforderungspositionen zu erhalten.
      2. Überprüfen Sie die Anforderung unter Lieferanten kontaktieren, bestätigen oder lehnen Sie den Beschaffungsfall ab, und wählen Sie eine dieser Aktionen aus.
        • Bestätigen: Nachdem Sie überprüft haben, ob ein Abbruch möglich ist, bestätigen Sie die Anforderung. Nach der Bestätigung ändert sich der Status der Bestellung in „Geschlossen (abgebrochen)“.
        • Ablehnen: Wenn Sie ablehnen, müssen Sie den Lieferanten kontaktieren und bestätigen, ob die Bestellung abgelehnt werden kann. Wenn keine Abbruchoption verfügbar ist, ändert sich der Status der Anforderung in „Geschlossen (abgelehnt)“.
      3. Überprüfen Sie den Abschnitt Stornierung verarbeiten:
        • ERP mit Stornierung aktualisieren: Aktualisiert das ERP mit dem Abbruch.
        • ShoppingHub mit Stornierung aktualisieren: Aktualisiert den Fortschritt der Aufgabe.
      4. Führen Sie die Aufgaben aus, um die Stornierungsanforderung automatisch zu Schließen.
        • Bestätigungs-E-Mail an Geschäftsinhaber senden: Benachrichtigt den Geschäftsinhaber über die Stornierung. Wählen Sie E-Mail zum Aktualisieren senden.
          Hinweis:
          Sie können Betreff und Inhalt der E-Mail personalisieren.
        • sn_spend_sdc_service_request aktualisieren: Aktualisiert den Datensatz.

    Ergebnisse

    Nach der Bestätigung ist die Abbruchaufgabe abgeschlossen.
    Hinweis:
    Der Käufer wird benachrichtigt, wenn eine Stornierungsanforderung für einen Kauf ganz oder teilweise verarbeitet wird. Der Grund für den Abbruch wird sowohl im Header als auch im Aktivitätenstrom dieses Einkaufs oder dieser Position aufgeführt.