Traiter une demande d’annulation dans le playbook

Utilisez le playbook Procurement pour approuver ou rejeter des demandes d'annulation.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_spend_psd.admin, agents, prestataires

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

En tant qu'agent, vous pouvez afficher les demandes, effectuer des tâches sur plusieurs activités de workflow et gérer des opérations complexes à partir d'un playbook unifié. Le playbook fournit aux agents un moyen automatisé de visualiser le processus global dans un format axé sur les tâches.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Procurement Case Management > Espace de travail Procurement.
2. Sélectionnez l’icône Liste (), puis Tout le travail d’équipe > les tickets.
3. Sélectionnez le numéro de demande dans la liste pour son traitement.
   Remarque :

   La demande de révision étant déclenchée, l'état est devenu Annulation en attente pour la demande d'achat et la ligne d'achat.
   L’onglet Playbook s’ouvre avec la section Annuler la demande .
4. Affichez toutes les informations associées dans les onglets Détails et SLA de tâche , ainsi que des informations sur les lignes de ticket Procurement, les tâches et l’achat initial dans le volet Tickets et tâches connexes .
   Vous pouvez composer un e-mail à partir de l’enregistrement pour communiquer avec le demandeur ou d’autres personnes concernées. Pour plus d'informations, consultez Compositeur d’e-mail avec des messages rapides et des modèles de réponse dans Espace de travail de Source-to-Pay. Vous pouvez même rechercher et afficher des ressources pertinentes à partir de l’assistant d’agent. Pour plus d'informations, consultez Assistant d'agent dans Espace de travail de Source-to-Pay.
5. Sélectionnez Évaluation et admission pour vérifier et traiter les informations sur la demande.
   1. Sélectionnez Rechercher la ligne de ticket de procurement pour obtenir des informations sur les éléments de ligne de demande et de demande d’achat.
   2. Examinez la demande à partir de Contactez le fournisseur et confirmez ou rejetez le ticket Procurement et sélectionnez l’une de ces actions.
      • Confirmer : après avoir vérifié que l’annulation est possible, confirmez la demande. Une fois confirmée, le PO passe à l'état Fermé annulé.
      • Rejeter : lorsque vous rejetez la demande, vous devez contacter le fournisseur et confirmer que la commande peut être rejetée. Lorsqu'une option d'annulation n'est pas disponible, la demande passe à l'état Fermé rejeté.
   3. Vérifiez la section Annulation du traitement :
      • Mettre à jour ERP avec l'annulation : met à jour l'ERP avec l'annulation.
      • Mettre à jour ShoppingHub avec l'annulation : met à jour la progression de la tâche.
   4. Effectuez les tâches pour fermer automatiquement la demande d'annulation.
      • Envoyer un e-mail de confirmation au propriétaire commercial : informe le propriétaire de l'entreprise de l'annulation. Sélectionnez Envoyer un e-mail pour effectuer la mise à jour.
        Remarque :

        Vous pouvez personnaliser l'objet et le contenu de l'e-mail.
      • Mettre à jour sn_spend_sdc_service_request : met à jour l'enregistrement.

Résultats

Lors de la confirmation, la tâche d'annulation est terminée.

Remarque :

L'acheteur est informé lorsqu'une demande d'annulation d'achat, en partie ou complètement, est traitée. Le motif de l'annulation est répertorié dans l'en-tête ainsi que dans le flux d'activité de cet achat ou de cette ligne.

Concepts associés

• Flux de révision d'achats
• Rôles et responsabilités de révision des achats

Information associée

• Playbooks