Exemple de définition d’activité : Envoyer un e-mail

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 7 minutes de lecture

    • Voici un exemple de définition d’activité Envoyer un e-mail.

    Élémentaire

    Les détails de base capturent le nom (étiquette), l’application, la description, la table et toutes les applications à partir desquelles elle est accessible.

    Ajoutez le plan d’automatisation, l’expérience d’activité et soumettez. Après l’envoi, modifiez le document pour ajouter plus de détails sur chaque onglet.

    Plan d'automatisation

    Le plan d’automatisation associe l’action back-end ou les flux secondaires créés à l’aide de Flow Designer. Cet exemple utilise le flux secondaire Envoyer un e-mail - Activité ESCM .

    Ce flux secondaire permet d’envoyer un e-mail. Il a la logique de base pour envoyer un e-mail. Tous les champs d’entrée et de sortie sont définis.

    Tous les champs d’entrée sont affichés dans la section du plan d’automatisation. Chaque champ d’entrée peut être activé pour être visible uniquement par l’administrateur, dans le modal standard, dans le modal standard et le panneau de configuration :

    • Visibilité administrateur uniquement : lorsqu’elle est définie sur administrateur, seul l’administrateur peut la voir.
    • Inclure dans le modèle standard : lorsqu’il est défini sur Afficher dans le modal standard, il apparaît uniquement dans le modal Propriétés.
    • Inclure dans le modèle standard et le panneau de configuration : lorsqu’il est défini sur Afficher dans le modal standard et le panneau de configuration, il apparaît dans le panneau de configuration PAD ainsi que dans le modal des propriétés. Pour plus d’informations, consultez Définitions d’activité

    Vous pouvez définir les champs d’entrée au moment de la définition de l’activité elle-même, à condition que vous n’ayez pas besoin de modifier ces valeurs au moment de la configuration. Cela permet au propriétaire du processus business de gagner du temps lors de la configuration d’une activité au sein d’un processus.

    Expérience de l'activité

    L’onglet Expérience d’activité définit le rendu de la carte d’activité lors de l’exécution. Le système de base propose les types d’expériences suivants :

    • Approbation
    • Élément de catalogue
    • Créer un enregistrement
    • Instructif
    • Connaissances
    • Liste
    • Notification
    • Enregistrement

    En fonction du type d’expérience que vous sélectionnez, les champs supplémentaires sont renseignés. Pour plus d’informations, consultez la documentation Now Platform.

    Dans cet exemple, Type d’enregistrement est sélectionné.
    Remarque :
    Par exemple, si vous souhaitez afficher une table, vous pouvez choisir Liste comme type d’expérience.

    Enregistrement associé

    Utilisez cet enregistrement pour stocker les données associées relatives à l’activité actuelle. Cela capturerait les données de temps d’exécution, ainsi que l’état de l’expérience.
    • Table associée : données de flux
    • Enregistrement associé : VL
    • Table de l’état de l’expérience : données de flux
    • Enregistrement de l’état de l’expérience : VL
    Dans cet exemple, la table de données de flux est utilisée pour capturer les données d’exécution. Les données de temps d’exécution peuvent varier en fonction du cas d’utilisation. Dans cet exemple, les données de temps d’exécution sont des champs tels que À, cc, Objet et corps. Pour chaque cas d’utilisation, une définition de données de flux doit être créée afin de définir le type de données d’exécution.
    1. Accédez au volet gauche et saisissez sys_flow_data_definition.list. Il affiche la liste des définitions créées pour la table de données de flux.
      Figure 1. Associer l'enregistrement
      Il s’agit d’un enregistrement associé.
    2. Ouvrez E-mail - Définition SCM pour afficher la définition associée à cet exemple.
      Figure 2. E-mail : définition SCM
      E-mail : définition SCM
      Cette définition des données de flux doit être utilisée par le flux secondaire ou l’action associée à cette définition d’activité (Consulter le plan d’automatisation) pour capturer les données de temps d’exécution.
      Figure 3. Définitions d'activités
      Plan d'automatisation
    3. Dans cet exemple, ouvrez le flux secondaire : Envoyer un e-mail - Activité ESCM. Sous l’étape Créer des données de flux , la définition des données de flux que vous avez créée est mappée par rapport au champ Définition . Cet enregistrement de données de flux est utilisé dans l’ensemble du flux secondaire. Dans cet exemple, l’état de la carte d’activité (état de l’expérience) est capturé dans la table de données de flux.
      Figure 4. Envoyer un e-mail : activité ESCM
      Créer des données de flux
    Remarque :
    Si vous souhaitez capturer les données d’exécution dans un enregistrement de table différent de la table de données de flux, par exemple dans une tâche de réponse. Vous pouvez sélectionner la table associée comme table de tâche de réponse. L’enregistrement associé doit être défini sur l’enregistrement de tâche de réponse créé par le flux secondaire.

    De même, la table de l’état de l’expérience capture l’état de la carte d’activité. Dans le système de base, le champ État de la table de données de flux est mappé à l’état de la carte d’activité. Ainsi, lorsque la table de données de flux est utilisée pour capturer l’état de l’expérience, elle met automatiquement à jour l’état de la carte d’activité. Vous pouvez également utiliser une autre table que la table de données de flux pour capturer l’état de l’expérience.

    Par exemple, si vous souhaitez mapper l’état de la tâche de réponse à l’état de la carte d’activité, c’est possible. Pour ce faire, procédez comme suit :
    1. Accédez à la Tous > Expériences Playbook.
      Figure 5. Expériences Playbook
      Expériences Playbook
    2. Ouvrez l’expérience Playbook SIR.
    3. Ouvrez la liste connexe Mappage d’état .
      Figure 6. Expérience Playbook
      Expérience Playbook SIR
    4. Saisissez le champ Tâche de réponse par rapport à la table de l’état de l’expérience.
    5. Entrez le champ État par rapport à l’état de l’expérience.
      Figure 7. État de l’expérience
      Mappage du statut de l’expérience de playbook
    6. Cliquez sur Envoyer. L’enregistrement est créé.
      Figure 8. Mappage de l'état d'Expérience de playbook
      État de l’expérience à l’état d’activité
    7. Sous État de l’expérience à l’état d’activité, mappez les états de la tâche de réponse à l’état de la carte d’activité.
    8. Le côté gauche affiche les états de la tâche de réponse et le côté droit montre l’état de la carte d’activité.
      Figure 9. Mappage de l'état d'Expérience de playbook
    9. Le mappage peut être bidirectionnel. Sous la liste connexe État de l’activité à Expérience également, mappez correctement les états. Cette étape est l’inverse de l’étape précédente. Dans ce cas, le côté gauche affiche l’état de la carte d’activité et le côté droit affiche l’état de la tâche de réponse.
      Figure 10. Mappage de l'état d'Expérience de playbook
      Mappage de l’état de l’activité de l’expérience de playbook à l’état d’expérience

    Détails

    • Slogan : Envoyer un e-mail
    • Icône : contour de l’enveloppe (non affiché dans l’interface utilisateur)
    • Titre: Activité > Instance d’activité > Étiquette. Ici, nous avons sélectionné l’étiquette de l’instance d’activité. Cette remontée pas à pas remplacera dynamiquement la valeur d’étiquette en tant que titre au moment de l’exécution.
    • Description : Activité > Instance d’activité > Description. Ici, nous avons sélectionné la description de l’instance d’activité. Cette remontée pas à pas remplacera dynamiquement la valeur d’étiquette en tant que titre au moment de l’exécution.
    • Titre de l’état en attente : envoyer une notification par e-mail. Il s’agit du titre lorsque l’activité est dans l’état En attente.
    • Description de l’état en attente : demande de confirmer l’objet et le corps de l’e-mail avant l’envoi. Il s’agit de la description de la carte d’activité lorsque l’état est En attente Champs d’enregistrement : certains champs d’enregistrement sont sélectionnés dans cet exemple.

      Les champs d’enregistrement sont une liste de noms de champs séparés par des virgules à afficher pour l’enregistrement associé dans une liste de paires nom-valeur. Les données sont pré-extraites sur le serveur, la remontée pas à pas est prise en charge et les permissions canRead() sont évaluées sur chaque champ.

    • Pied de page : aucun pied de page n’est défini pour cet exemple.

      Le pied de page est un texte dans une zone grise du pied de page de la carte. Vous pouvez ajouter n’importe quelle information significative à afficher.

      Figure 11. Définition de l’activité : envoyer un e-mail
      Définition d’activité : page Envoyer un e-mail

    Formulaire

    • Vue du formulaire : collect_data
    • Champs de formulaire :
    Cet exemple utilise collect_data vue pour afficher les champs qui doivent être présentés à l’utilisateur pour saisir des entrées. Collect_data vue est une vue fournie par la plateforme correspondant à la table de données de flux. Vous pouvez également laisser la vue de formulaire vide et sélectionner Variables dans la liste des valeurs disponibles par rapport aux champs de formulaire. (cliquez sur l’icône de verrou pour ouvrir la liste des valeurs disponibles).
    Figure 12. Vue du formulaire
    Formulaire

    Pièces jointes

    Dans cet exemple :
    • La source de la pièce jointe est vide.
    • Pièce jointe en lecture seule non sélectionnée.
    1. Source de la pièce jointe : liste déroulante. Les pièces jointes à afficher sur la carte : celles qui sont jointes à l’enregistrement parent, à l’enregistrement associé ou aucune.
    2. Pièce jointe en lecture seule : vrai ou faux. Empêchez l’utilisateur de renommer ou de supprimer les pièces jointes existantes.
    Figure 13. Définition de l’activité : envoyer un e-mail
    Définition d’activité : page Envoyer un e-mail

    Fonctionnalités

    Dans cet exemple,
    • Afficher le SLA : effacé
    • Afficher la liste de vérification : effacée
    • Est automatisé - Effacé
    Afficher SLA : Vrai/Faux. Affiche un minuteur SLA dans l’en-tête de la carte pour l’enregistrement associé. Le SLA est choisi en fonction de l’enregistrement de configuration SLA spécifié dans la configuration Playbook.
    1. Afficher la liste de vérification : Vrai ou Faux. Affiche toute liste de vérification jointe à l’enregistrement associé. La liste de vérification est modifiable et les changements sont enregistrés sans nécessiter d’action déclarative.
    2. Est automatisé : vrai ou faux. Si vrai, la ligne de base et l’icône seront remplacées par le texte Tâche automatisée et une icône automatisée.
    Figure 14. Définition d’activité : formulaire d’envoi d’e-mail
    Définition d’activité : page Envoyer un formulaire d’e-mail

    Actions Playbook dans la définition d’activité

    Cette section contient les actions qui seront affichées sur la carte d’activité. Dans cet exemple, les actions Ignorer et Envoyer un e-mail sont sélectionnées.
    Pour ajouter une nouvelle action à la carte d’activité, vous devez créer un enregistrement dans la liste connexe Actions Playbook présente en bas de la page.
    Figure 15. Actions Playbook
    Actions Playbook
    1. Cliquez sur Nouveau.
    2. Sélectionnez l’action d’activité existante par rapport au champ Affectation d’action.
    3. Sélectionnez Expérience de playbook SIR par rapport au champ Expérience de playbook.