Définir les états et les sous-états des actifs

Utilisez les états et sous-états des actifs pour suivre les actifs avec précision et de façon détaillée.

Avant de commencer

Rôle requis : asset

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

De bonnes informations sur les actifs vous aident au reporting, contrôler les actifs et réduire les coûts. Par exemple, l'enregistrement précis des éléments manquants à l'aide des champs État et Sous-état vous permet d'exécuter des rapports et d'analyser les informations. Vous pouvez utiliser ces informations pour réduire les coûts.

Conseil :

vous ne devez pas modifier les valeurs d'état. Si les valeurs de l'état sont prises en charge et définies par le processus, vous pouvez modifier les sous-états.

Certaines des valeurs de sous-état sont disponibles avec plusieurs états. Par exemple, le sous-état Mise au rebut en attente est disponible avec les états En stock, En cours de transit et Hors service. La combinaison des champs État et Sous-état fournit les informations correctes de suivi des actifs. Par exemple, un actif en stock et en attente de mise au rebut indique qu’il n’est plus utilisé et qu’il se trouve dans l’entrepôt en attente de mise au rebut.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Actif > Portefeuilles > Tous les actifs.
2. Sélectionnez un actif.
3. Modifiez les champs État et Sous-état.

   Tableau 1. Définitions des états et sous-états d'actifs

   État	Sous-états disponibles	Notes
   Sur commande	Aucun	L'actif est commandé, mais n'est pas encore reçu.
   En stock	Disponible : l’actif peut être utilisé. Réservé : l’actif est réservé pour un utilisateur qui l’a demandé via une demande d’approvisionnement. Défectueux : l’actif est défectueux ou ne fonctionne pas. Réparation en attente : l’actif défectueux est marqué pour réparation par le fournisseur. Installation en attente : l’actif doit encore être installé. Don en attente : l’actif est marqué pour don, car il n’est plus nécessaire dans votre entrepôt. Mise au rebut en attente : l’actif est marqué pour mise au rebut, car il n’est plus nécessaire dans l’entrepôt. Transfert en attente : l’actif est planifié pour être transféré via un ordre de transfert. Préalloué : l’actif est prêt à être alloué, mais n’est pas un passif financier tant qu’il n’est pas alloué à un utilisateur. En suspens : l’actif n’est pas prêt à être utilisé, car il est en attente d’une action. Par exemple, la documentation nécessaire est en attente. Conservation légale : l’actif est maintenu en suspens pour des raisons juridiques. Quarantaine : l’actif est maintenu en isolement dans l’entrepôt. Certificat en attente : l’actif est en attente d’un certificat pour la mise au rebut. Retour en attente : l’actif loué doit encore être restitué. Test : l’actif est en phase de test et n’est pas encore opérationnel. Revente en attente : l’actif est en attente de revente. Évaluation en attente : l’actif doit encore être évalué pour confirmer s’il peut être utilisé.	L'actif est stocké dans un entrepôt. Le sous-état indique si l'actif peut être utilisé.
   En cours de transit	Disponible : l’actif peut être utilisé. Réservé : l’actif est réservé pour un utilisateur qui l’a demandé via une demande d’approvisionnement. Défectueux : l’actif est défectueux ou ne fonctionne pas. Installation en attente : l’actif doit encore être installé. Mise au rebut en attente : l’actif est marqué pour mise au rebut, car il n’est plus nécessaire dans votre entrepôt. Don en attente : l’actif est marqué pour don, car il n’est plus nécessaire dans votre entrepôt. Préalloué : l’actif est prêt à être alloué, mais n’est pas un passif financier tant qu’il n’est pas alloué à un utilisateur. Revente en attente : l’actif est en attente de revente.	Les actifs sont en cours de transport.
   En cours d'utilisation	En attente d'exécution : l'actif est fonctionnel, mais attend des conditions business telles que la facturation et la signature. Fin de support : aucun service de support n’est fourni à l’actif via des incidents ou des contrats. En attente de mise hors service : l’actif est marqué pour mise hors service, car il n’est plus en service. L’actif a atteint sa fin de vie et peut être vendu, mis au rebut ou donné. Aucun	L'actif est utilisé actuellement. Cette option est uniquement disponible pour les actifs non consommables.
   En cours de maintenance	Aucun	L'actif est en cours de réparation ou en cours de maintenance.
   Mis hors service	Mis au rebut : l’actif est mis au rebut, car il a atteint sa fin de vie. Mise au rebut en attente : l’actif est marqué pour mise au rebut, car il approche de sa fin de vie. Vendu : l’actif est vendu. Donné : L’actif est donné à une organisation caritative par le biais d’ordres de don d’actifs. Crédit fournisseur : l’ancien actif défectueux est renvoyé au fournisseur contre un actif de remplacement via l’autorisation de retour de marchandise (RMA). Retour de bail : l’actif matériel loué est retourné avant l’expiration du contrat. Obsolète : l’actif est obsolète et doit être mis au rebut. RMA : l’actif défectueux est renvoyé au fournisseur ou remplacé par le fournisseur via l’autorisation de retour de marchandise (RMA). Acheter : l’actif matériel loué est acheté avant l’expiration du contrat. Revente en attente : l’actif est en attente de revente.	Passez l'actif à l'état Mis hors service lorsque l'actif a atteint la fin de sa vie. Supprimez uniquement les enregistrements d'actif qui ont été créés à tort.
   Manquant	Perdu Volé	Un actif qui manque ou qui est perdu.
   Version	Aucun	L'actif est en cours de préparation. Cet état est utilisé lors de la création d'un lot d'actifs. Remarque : Le matériel et les consommables n'ont pas d'état de version.

Tâches associées

• Créer une classe d'actifs
• Créer des actifs de licence
• Ajouter la dépréciation à un actif