Importer et recevoir des actifs en masse dans votre entrepôt dans le Espace de travail des actifs matériels

Recevez plusieurs actifs matériels et consommables dans votre entrepôt en important les enregistrements d’actifs à l’aide d’un modèle Excel dans le Espace de travail des actifs matériels.

Avant de commencer

Rôle requis : ham_admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Cette tâche vous permet de recevoir des actifs avec des enregistrements existants, ainsi que de nouveaux actifs, uniquement si vous avez fourni des détails d’actif valides dans le modèle.

Lorsque vous importez un modèle avec des détails d’actif, une validation approfondie est effectuée sur chaque ligne. Les enregistrements du modèle et les résultats de validation sont stockés dans la table Ligne d’importation d’actifs [sn_itam_cmn_import_asset_row].

Remarque :

La sn_itam_common.receive_assets_batch_size propriété système détermine le nombre d’enregistrements d’actifs traités à la fois lors de l’enregistrement des importations et de la réception des tâches. Par défaut, le système gère 1 000 enregistrements d’actifs par lot. Avec le rôle administrateur, vous pouvez ajuster ce nombre pour optimiser les performances du système et gérer un grand volume d’actifs. Cette propriété système prend en charge la séparation de domaine à l’aide de la propriété de l’application.

La validation des données d’actif prend en charge les points suivants :

• Les actifs enfants ne peuvent pas être reçus.
• Les actifs d’entreprise ne peuvent être reçus que si l’application Gestion des actifs d'entreprise est activée.
• Operational Technology Les actifs (OT) ne peuvent être reçus que si l’application Gestion des actifs OT est activée.
• Les actifs ne peuvent être reçus que si les conditions suivantes sont remplies :
  • Les champs obligatoires sont renseignés.
  • La quantité de l’actif est valide.
  • Le type de source et les détails du ticket source sont valides.
• Les actifs des lignes de bon de commande ne peuvent être reçus que dans les Zurich versions ultérieures.
• Les lots d’actifs ne peuvent pas être reçus.

Procédure

1. Accédez à la Espaces de travail > Espace de travail des actifs matériels > Inventaire.
2. Sélectionnez l’onglet Tous les entrepôts .
3. Sélectionnez l’entrepôt pour lequel vous souhaitez recevoir des actifs matériels ou consommables.
4. Sélectionnez Importer des actifs.
5. Préparez les données d’actif pour l’importation, puis procédez à l’importation.
   1. Téléchargez, mettez à jour et enregistrez le modèle d’importation d’actif.
      1. Sélectionnez Télécharger le modèle.
      2. Renseignez le modèle avec les détails des ressources que vous souhaitez importer et recevoir.
         Le modèle comporte les colonnes suivantes :

         • Balise d’actif et Numéro de série : ces champs sont utilisés pour déterminer si l’enregistrement d’actif existe dans votre ServiceNow instance ou non.
         • Catégorie de modèle, Nom de modèle et Numéro de modèle : les champs requis pour valider un enregistrement d’actif dépendent de la catégorie de modèle. Par exemple, un numéro de série est requis pour la catégorie de modèle Ordinateur, et vous pouvez recevoir des actifs de cette catégorie de modèle uniquement si le numéro de série est fourni. En outre, si aucun enregistrement d’actif n’est trouvé, les champs associés au modèle sont requis pour en créer un à l’aide des valeurs Balise d’actif et Numéro de série fournies dans le modèle.
         • Quantité : ce champ doit avoir une valeur de 1 pour les actifs matériels, et pour les consommables, il doit refléter le nombre d’actifs que vous recevez. Vous ne pouvez pas recevoir une quantité partielle de consommables.
         • Fabricant : fabricant de l’actif.
         • Type de source : le type de source est le workflow par lequel vous recevez l’actif. Vous devez saisir des valeurs qui correspondent aux workflows, par exemple :
           • Ligne TOL pour la ligne d’ordre de transfert
           • POL pour la ligne de bon de commande
           • RMAL pour Autorisation de retour de marchandise (RMA)
           Remarque :

           Ce champ est obligatoire pour un actif consommable afin que l’actif correct soit identifié et reçu.
         • Ticket source : le numéro de demande du workflow source associé à l’actif que vous souhaitez recevoir, tel que le numéro de ligne TO, le numéro de ligne de bon de commande ou le numéro de ligne RMA.
           Remarque :

           Ce champ est obligatoire pour un actif consommable afin que l’actif correct soit identifié et reçu.
         • Réservé pour
         • Actif parent
         • Adresse MAC et entité OT : ces champs sont nécessaires pour identifier et recevoir des actifs OT.
      3. Enregistrez le modèle.
   2. Renseignez les champs du formulaire Créer un actif d’importation.
      1. Dans le champ Nom , fournissez un nom pour l’enregistrement d’importation d’actif.
      2. Sélectionnez Joindre un fichier , puis sélectionnez le modèle d’importation de ressource que vous avez créé à l’étape a.
   3. Sélectionnez Importer.
      • L’onglet Importer les lignes de données d’actif s’affiche, affichant toutes les lignes d’enregistrement d’actif qui ont été importées via le modèle Excel.
        Remarque :

        Selon le nombre d’enregistrements traités, l’affichage des enregistrements d’actifs dans l’onglet Importer les lignes de données d’actif peut prendre un certain temps.
      • La colonne État indique si l’actif est prêt à être reçu. Voici les valeurs possibles :
        • Prêt à recevoir : cet état indique que les données d’actif sont valides et prêtes à être reçues dans votre entrepôt.
        • Erreur de réception (actif introuvable) : cette erreur indique qu’aucun enregistrement d’actif ne correspond aux détails que vous avez fournis dans le modèle. Toutefois, comme les détails sont valides, des enregistrements d’actifs sont créés lorsque vous poursuivez l’action Recevoir.
        • Erreur d’importation : cette erreur est due aux données d’actif non valides fournies dans le modèle d’importation d’actif, telles que des numéros de série en double ou une quantité non valide pour les actifs matériels.
      • La colonne Alerte fournit des détails sur toutes les erreurs et les étapes à suivre pour les résoudre et recevoir l’actif.

      Remarque :

      Vous pouvez procéder à la réception des actifs avec l’état Prêt à recevoir ou Erreur de réception.

      Pour les actifs dont l’état est Erreur d’importation, corrigez les problèmes de données dans votre modèle et créez un nouvel enregistrement d’importation pour importer le modèle corrigé. Vous pouvez ensuite recevoir les actifs.

6. Recevez les actifs dans votre entrepôt.
   1. Sélectionnez les lignes de données d’importation correspondant aux actifs que vous souhaitez recevoir.
   2. Sélectionnez Recevoir.
   Si vous avez reçu les actifs avec l’état Prêt à recevoir, les changements suivants se produisent :

   • L’état des actifs passe de En cours de transit à En stock, et le sous-état des actifs passe de Réservé à Disponible.
   • Le champ Entrepôt du formulaire d’actif est automatiquement mis à jour avec l’entrepôt dans lequel vous avez reçu les actifs.
   • Les tâches de réception dans les workflows sources associés aux actifs que vous avez reçus sont automatiquement fermées.

   Si vous avez reçu les actifs avec l’erreur Statut Recevoir, les changements suivants se produisent :

   • Les enregistrements d’actifs sont créés avec l’état En stock et le sous-état disponible.
   • Le champ Entrepôt du formulaire d’actif est automatiquement mis à jour avec l’entrepôt dans lequel vous avez reçu les actifs.
   • La tâche de réception dans le workflow source est automatiquement fermée uniquement si vous avez fourni le type de source et les détails du ticket source.