Préparer, déployer et récupérer les actifs prêtés dans l’espace de travail des actifs d’entreprise

Sélectionnez et préparez l’actif ou le consommable prêté pour le déploiement et la réclamation à l’aide des tâches d’actif prêté. Déployez l’actif ou le consommable prêté pour une période spécifique et récupérez-le à la date de retour.

Avant de commencer

Pour utiliser un actif en tant qu’actif prêté ou consommable, accédez à l’enregistrement de l’actif et définissez le champ Fonction d’actif sur Prêté. Ces actifs sont réservés pour être utilisés comme actifs de prêt. Vous ne pouvez pas utiliser un actif dont le champ Fonction d’actif est défini sur autre chose que Prêt.

L’onglet Commandes d’actifs prêtés de la vue Inventaire affiche toutes les commandes de prêt que l’actif a servies dans le passé et actuellement. Dans le cas des consommables, si le consommable ne se trouve pas dans un entrepôt, il affiche uniquement la commande d’actifs prêtés en cours qu’il sert actuellement.

Rôle requis : inventory_user

Procédure

1. Accédez à la Espace de travail des actifs de l'entreprise > Inventaire > Commandes d'actifs prêtés.
2. Ouvrez une commande d’actifs prêtés d’entreprise.
3. Sélectionnez l’onglet Tâches d’actif prêté .
4. Sélectionnez la tâche de préparation et renseignez les détails.

   Tableau 1. Préparer un formulaire de tâche

   Champs	Descriptions
   Actif	Actif utilisé pour répondre à la demande d’actif prêté.
   État	État de la tâche.
   Affecté à	Personne à qui la tâche est affectée de l’accomplissement de la tâche de déploiement.

5. Après avoir saisi les détails nécessaires, sélectionnez Fermer la tâche pour fermer la tâche de préparation.
   Une fois la tâche de préparation terminée, une tâche de déploiement est créée sous la liste connexe Tâches d’actifs prêtés. Les changements suivants se produisent dans la table Enregistrement d’actif [alm_asset] :

   • L’état de l’actif prêté devient En stock.
   • Le champ Réservé pour est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel l’actif prêté a été demandé.
   • Le sous-état devient Installation en attente.
6. Ouvrez la tâche de déploiement et renseignez les détails dans le formulaire.

   Tableau 2. Déployer le formulaire de tâche

   Champs	Descriptions
   État	État de la tâche.
   Affecté à	Personne à qui la tâche est affectée de l’accomplissement de la tâche de déploiement.

7. Sélectionnez Fermer la tâche pour fermer la tâche de déploiement.
   Les changements suivants se produisent dans la table Enregistrement d’actif [alm_asset] :

   • L’état de l’actif prêté devient En cours d’utilisation.
   • Le champ Entrepôt devient Null.
   • Le champ Affecté à est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel la ressource a été demandée.
   • Si vous avez demandé l’actif prêté pour un fournisseur tiers, le champ Géré par est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel l’actif a été demandé.

   En cas de consommable, l’état devient Utilisé.

   Deux jours avant la date de retour, les utilisateurs qui ont ouvert ou demandé l’actif recevront une notification par e-mail concernant la récupération. Un jour avant la date de retour, une tâche de récupération est créée sous l’onglet Tâches d’actifs prêtés.

8. Ouvrez la tâche de récupération.
9. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 3. Formulaire de tâche de récupération

   Champ	Description
   Entrepôt	Entrepôt dans lequel l’actif renvoyé sera stocké. Si vous êtes entré dans un entrepôt différent de celui où vous avez reçu l’actif prêté, un message d’avertissement s’affiche indiquant que les commandes de prêt existantes de l’entrepôt initial peuvent être affectées.
   Retourné le	Date réelle à laquelle l’actif a été retourné.
   État	État de la tâche.
   Affecté à	Personne à qui la tâche est affectée de l’exécution de la tâche de récupération.
   Actif renvoyé	Option permettant de marquer l’actif comme renvoyé. La tâche de récupération ne peut pas être fermée si l’actif n’est pas restitué.
   Actif fonctionnel	État fonctionnel de l’actif prêté une fois récupéré.

   Si la ressource n’est pas fonctionnelle, l’état de la ressource passe à En stock et le sous-état passe à Réparation en attente.
10. Pour fermer la tâche de récupération, sélectionnez Fermer la tâche.
11. Si un utilisateur renvoie l’actif avant la date de retour, procédez comme suit :
    1. Sélectionnez Récupérer.
    2. Sur le formulaire Récupérer l’actif, mettez à jour les champs.
    3. Fermez la tâche de récupération.
    Les changements suivants se produisent dans la table Enregistrement d’actif [alm_asset] :

    • L’état de l’actif prêté devient En stock.
    • Le sous-état devient Disponible.
    • Le champ Entrepôt est automatiquement défini sur la valeur sélectionnée dans le formulaire de tâche de récupération.
    • Si l’actif est affecté à une commande de prêt future, le sous-état bascule sur Réservé et reflète les détails de la commande de prêt.