Créer un quartier pour les utilisateurs du lieu de travail

Créez un quartier et affectez-lui des utilisateurs aux espaces disponibles dans celui-ci. Ajoutez ou supprimez des utilisateurs en bloc et allouez des espaces voisins disponibles aux utilisateurs d’un département, d’un centre de coûts ou d’un groupe.

Avant de commencer

Remarque :

Assurez-vous que cette option Cœur du lieu de travail est installée pour configurer et gérer les quartiers.

Rôle requis : sn_wsd_spcmgmt.admin, sn_wsd_spcmgmt.space_planner

Procédure

1. Accédez à la Tous > Cœur du lieu de travail > Quartier > Créer.
   Vous pouvez également créer un quartier ou mettre à jour un quartier existant en accédant à Tous > Cœur du lieu de travail > Quartier.
2. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire Voisinage

   Champ	Description
   Nom	Nom du quartier.
   Actif	État de l’emplacement du lieu de travail du quartier. La disponibilité d'un emplacement du lieu de travail pour toutes les activités liées au lieu de travail est déterminée en fonction de l'état défini. Pour plus d'informations, consultez Modifier l'état d'un emplacement du lieu de travail.
   Restreint	Un quartier privé ou restreint. Si un employé est affecté au quartier par la règle d’affectation d’utilisateur ou s’il est ajouté manuellement (de manière ad hoc), l’employé peut réserver un espace dans le quartier. Sinon, les employés ne verront pas les quartiers. reportez-vous à la section Paramètres de confidentialité de l’emplacement et impact.

3. Cliquez sur Envoyer.
   Un quartier est créé avec quelques espaces qui lui sont alloués.
4. Pour afficher les quartiers existants avec des espaces affectés et l’allocation d’utilisateur, accédez à Tous > Cœur du lieu de travail > Quartier > Tous.
5. Pour ajouter des espaces à partir d’un groupe, d’un centre de coûts ou d’un département, sélectionnez l’onglet Affecter des espaces .
6. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 2. Formulaire de tâche sur le lieu de travail

   Champ	Description
   Quartier	Nom du quartier auquel vous affectez des espaces.
   Table	Par défaut, les tables suivantes sont disponibles. Centre/département de coûts [sn_wsd_spcmgmt_location_cc_dept_map] Chambre [sn_wsd_core_room] Chambre [sn_wsd_core_room]
   Filtre	Filtrez pour afficher le nombre d’enregistrements correspondants qui correspondent aux conditions du créateur de condition. Le planificateur d’espace peut affecter des espaces dans un quartier en fonction du département, de l’unité business, du centre de coûts ou du groupe. Pour plus d’informations, consultez Créateur de condition de filtre.
   État	L’état de la demande d’affectation d’espace passe de Ouvert à Travail en cours , puis lorsque des espaces sont affectés, l’état passe à Fermé.
   Type de sous-tâche sur le lieu de travail	Ajouter : ajouter cet espace à une liste existante d’espaces dans un quartier. Supprimer tout et remplacer : les espaces disponibles sont supprimés (espaces déjà disponibles dans l’onglet Espaces ) d’un quartier. Ajoutez de nouveaux espaces qui correspondent au créateur de condition de filtre.

7. Cliquez sur Envoyer.
   L’onglet Tâches d’affectation d’espace affiche l’espace qui vient d’être affecté.
8. Pour le modifier, sélectionnez un espace, modifiez les détails requis, puis cliquez sur Mettre à jour.
9. Après avoir apporté les modifications requises, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
10. Pour affecter des utilisateurs à des espaces, sélectionnez l’onglet Règles d’affectation d’utilisateur .
    Vous pouvez également sélectionner Tous > Quartier > Affecter des employés Pour affecter un utilisateur de l’espace de travail à un département, un groupe ou un centre de coûts.
11. Cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle tâche d’affectation d’utilisateur.
    Renseignez les champs du formulaire.

    Tableau 3. Formulaire Règle d’affectation d’utilisateur pour quartier

    Champ	Description
    Nom	Nom de la règle d’affectation d’utilisateur.
    Quartier	Champ Quartier. Sélectionnez un quartier à l’aide de l’icône de liste de recherche ( ) pour rechercher des quartiers disponibles.
    Bâtiment	Bâtiment auquel l’utilisateur est affecté dans un quartier. Seuls les bâtiments faisant partie d’un quartier sélectionné peuvent être sélectionnés.
    Étage	Étages d’un bâtiment sélectionné.
    Table	Par défaut, la table sys_user est sélectionnée. Les critères d’utilisateur font référence à divers champs d’utilisateur (issus de la table Utilisateur [sys_user]), tels que le département, le centre de coûts et le groupe.
    Filtre	Ajoutez des conditions de filtre à l’aide du créateur de condition pour affecter des utilisateurs à un centre de coûts ou à un département. Par exemple : le centre de coûts est Finances.
    Actif	Option permettant d’activer les utilisateurs dans un quartier.

12. Cliquez sur Envoyer.
    L’employé est ajouté (affecté automatiquement) à un quartier sélectionné. Les employés appartenant à une hiérarchie indiquée (affectés automatiquement) ou les employés ajoutés manuellement (ad hoc) peuvent interagir avec un quartier.
13. Sélectionnez l’onglet Exécuter les affectations d’utilisateur pour déclencher toutes les règles d’affectation (utilisateurs à qui ajouter ou supprimer l’allocation d’espace) directement dans ce quartier.

    Figure 1. Quartier affichant les espaces alloués et les utilisateurs

    

    Par défaut, la tâche planifiée s’exécute Execute User Assignment quotidiennement ou hebdomadairement sur une instance. Il est possible que vous souhaitiez l’exécuter directement pour la première fois. Lorsque vous exécutez la tâche planifiée pour chaque utilisateur, un enregistrement de profil du lieu de travail est créé (s’il ne se trouve pas déjà dans votre instance) et le quartier est affecté à ce profil de lieu de travail.

    • Lorsqu’un employé est affecté à un quartier, un profil de lieu de travail est créé.
    • Les espaces voisins sont affectés à un profil d’espace de travail, même si un employé a plusieurs profils d’espace de travail. Toutes les affectations de quartier sont effectuées sur un seul profil de lieu de travail.
    • Un employé peut être affecté à plusieurs quartiers. Chaque affectation est un enregistrement distinct dans la liste connexe disponible sur le formulaire de profil du lieu de travail.
    • Les changements sont capturés dans la table des détails de l’exécution et les changements sont mentionnés comme type Allocation.
    • Si de nouveaux espaces sont affectés à un quartier, les espaces sont mis à jour dans l’enregistrement de quartier.
    • Si des espaces sont supprimés d’un quartier, l’enregistrement de quartier est mis à jour lorsque vous exécutez la tâche d’exécution de l’affectation d’utilisateur.

      Les enregistrements de profil du lieu de travail sont mis à jour, ajoutés ou supprimés. Une tâche de déplacement est lancée pour les employés qui disposent d’une nouvelle allocation d’espace et qui sont déplacés d’un étage à un autre.

14. Pour créer et gérer un voisinage dans un scénario, reportez-vous à Workplace Central la section Créer un scénario et ajouter des espaces voisins.
15. Pour afficher et réserver des espaces dans un quartier à l’aide du portail de gestion des réservations, reportez-vous à Créer des réservations de quartier.
16. Facultatif : Sélectionnez l’onglet Affectations d’utilisateurs pour ajouter ou supprimer des utilisateurs d’un quartier.
    1. Cliquez sur Modifier pour ajouter ou supprimer des membres des utilisateurs d’un quartier.
    2. Déplacez un seul utilisateur ou des utilisateurs en bloc (plusieurs utilisateurs à la fois) de la liste Collection et ajoutez des utilisateurs à la liste Affectations d’utilisateurs pour un quartier.
       La liste Collection répertorie les utilisateurs qui peuvent être affectés à un espace pour un quartier. Pour supprimer des utilisateurs d’un quartier, déplacez-les de la liste Affectation d’utilisateur vers la liste Collection.
    3. Cliquez sur Enregistrer.

       Figure 2. Affectation utilisateur du quartier

       

       Les utilisateurs sélectionnés sont ajoutés à un quartier et l’onglet Affectations d’utilisateurs affiche la source comme ad hoc (ajoutée manuellement). Si un utilisateur fait déjà partie du quartier proposé, un message s’affiche indiquant qu’il fait déjà partie du quartier.