【HRSD】従業員の主務、兼務情報の管理について

[akira_a_yamaguc]

現在担当しているHRSDの導入PJで、従業員の主務、兼務を管理したいという要件があります。

主務、兼務情報を利用してやりたいことは以下です。
①ナレッジ記事の閲覧制限（ユーザークライテリア利用を想定）で主務、兼務先それぞれの会社の記事を閲覧させたい。
②申請ワークフローで主務、兼務それぞれの人格で申請したい（承認者が所属先の上司など）

現状、従業員の属性をHRプロファイルで管理する想定です。
ただしHRプロファイルは１ユーザーに対して１レコードしか保持できない認識です。
また、ユーザー情報はADから連携されているが、主務レコードしか連携されていないという状況です。

上記のような状況で兼務情報をどのように管理するのがよいか、ServiceNowでのベストプラクティス、事例があれば共有いただけると幸いです。

[t_sadahisa]

こんにちは。
不勉強で申し訳ないのですがHRSDの経験がなく、ご要望を満たすためにはどのようなカスタマイズが良いかという観点で回答させていただきます。

求められているベストプラクティスや事例には該当しませんが、なにか御役に立てれば幸いです。

◆主務、兼務の管理
”会社”とのことなので、グループ会社等複数の会社に所属される方と推測します。
User（sys_user）の会社（company)の項目は単一のReferenceのため、
ご認識の通りOOTBでは主務、兼務の管理は難しいと思われます。

カスタマイズするとしたら方法は以下の３つが考えられます。
1. sys_userのテーブルに兼務先会社情報を追加する（要件に応じて単一かリスト形式のReferenceを選ぶ）
2. sys_userとcore_companyのm2mテーブルを作成して管理する
3. Group(sys_user_group)で管理する

個人的には2が良いかなと思います。
理由は、関連リストとして表示可能であることと、m2mテーブルはカスタムテーブルに含まれないためです。

◆ナレッジ記事の閲覧権限
ユーザークライテリアで制御とのことなのでDomain Separationが無い環境と想定して回答します。

主務、兼務の管理を1の方法で行う場合は、User Criteriaの拡張をして、直接記載してください。
https://docs.servicenow.com/bundle/sandiego-servicenow-platform/page/product/service-catalog-management/task/t_ExtendUserCriteria.html

主務、兼務の管理を2の方法で行う場合は、user_idとcompanyでm2mテーブルを検索し、レコードが取得できるかをチェックします。

主務、兼務の管理を3の方法で行う場合は、直接記載してください。

◆申請ワークフローを切り替える
主務、兼務だけではなく、それぞれの所属先での上司の管理が必要そうです。
あとは、申請カタログにCompanyを含めておけば、FlowあるいはWorkflow側で検索して、切り替えられます。

以上です。
ご不明な点ございましたらご質問ください。