Configurer la configuration de l’approbation dynamique sur un enregistrement de politique
Une politique est un ensemble de directives et de règles établies par une organisation commerciale pour régir ses opérations. La création d’un enregistrement de configuration de l’approbation pour une politique vous permet de définir un ou plusieurs niveaux d’approbation et règles d’approbation basés sur diverses conditions dynamiques.
À partir de la mise en production, vous pouvez configurer une Zurich configuration d’approbation dynamique sur un enregistrement de politique. La table de politiques contient les enregistrements de politiques qui régissent l’état des politiques. Avant de mettre en œuvre une politique, elle passe par un processus d’examen et d’approbation.
La configuration de l’approbation dynamique sur un enregistrement de politique vous permet de définir plusieurs niveaux d’approbations en fonction de diverses conditions dynamiques telles que le type de politique, l’état et le propriétaire, qui sont liées aux champs de politique. Lorsque vous configurez une configuration d’approbation dynamique sur un enregistrement de politique, les approbateurs d’une politique sont ajoutés dynamiquement à l’enregistrement de politique.
Limitations de l’ajout manuel des approbateurs
- Le processus de configuration de l’approbation utilise un seul niveau d’approbation. Si plusieurs niveaux d’approbation ne sont pas utilisés, cela augmente la possibilité d’introduire des erreurs et des oublis dans le processus d’approbation.
- Les approbateurs d’une politique ne peuvent pas être modifiés en fonction des conditions dynamiques ou changeantes du processus d’approbation.
- Les approbateurs sont ajoutés manuellement à l’enregistrement. Le processus peut prendre du temps, en particulier dans les grandes organisations ou les structures décisionnelles complexes.
- L’ajout manuel des approbateurs peut entraîner des retards importants. Attendre de recevoir toutes les approbations peut ralentir le processus de prise de décision et diminuer la productivité.
Avantages de la configuration dynamique de l’approbation
- Les organisations sont souvent confrontées à des environnements dynamiques et changeants. La possibilité de modifier les approbateurs permet au processus d’approbation de s’adapter à l’évolution des circonstances. Il permet de s’assurer que les personnes les plus appropriées participent au processus d’approbation à un moment donné.
- Pour les décisions complexes ou à enjeux élevés, la configuration de plusieurs niveaux d’approbation permet aux réviseurs d’effectuer un examen complet des facteurs pertinents. Il garantit que les décisions ne sont pas précipitées et que les impacts potentiels sont soigneusement évalués pour différents scénarios.
- La modification dynamique des approbateurs peut rationaliser le processus d’approbation et réduire les frais administratifs, ce qui permet d’économiser du temps et des ressources.
Cas d’utilisation pour demander plusieurs niveaux d’approbations
La configuration de l’approbation peut aider à créer des niveaux d’approbation complexes sans avoir à ajouter manuellement des approbateurs pour chaque politique. Dans certains cas, un propriétaire de politique peut vouloir effectuer plusieurs niveaux d’approbations pour une politique. Par exemple, une politique est liée au domaine RH. L’équipe de conformité, l’équipe juridique et l’équipe RH souhaitent l’examiner et l’approuver. Le propriétaire de la politique peut affecter l’équipe RH en tant qu’approbateurs de niveau 1 de la politique.
Lorsque l’équipe RH approuve la politique, elle est affectée à l’équipe de conformité pour approbation de niveau 2. Elle est ensuite affectée à l’équipe juridique pour approbation de niveau 3 de la politique. En outre, le propriétaire de la politique peut souhaiter sélectionner les approbateurs dynamiquement en fonction de certaines règles qui correspondent à la politique.
Ce cas d’utilisation souligne l’importance d’intégrer la configuration d’approbation dynamique à une politique et de configurer les règles d’approbation de politique avec le configurateur d’approbation.
Configurateur d’approbation
Pour utiliser la configuration de l’approbation, la méthode d’approbation sur la politique doit être sélectionnée comme suit : Utiliser la règle d’approbation , comme indiqué dans l’exemple suivant.
La configuration de l’approbation doit être créée pour la politique et des règles d’approbation valides doivent être configurées pour les utilisateurs.
Utilisez le module Règles d’approbation des politiques pour configurer les règles d’approbation.
Configurer des règles d’approbation de politique à l’aide du configurateur d’approbation
- Configurez des règles d’approbation à plusieurs niveaux basées sur des conditions dynamiques.
- Envoyez des approbations à un utilisateur ou à un groupe d’utilisateurs sélectionnés dans un champ de l’enregistrement source ou sélectionnez manuellement l’utilisateur ou les groupes.
- Définissez une seule approbation ou toutes les approbations en tant qu’approbations requises.
- Pour configurer un enregistrement de configuration de l’approbation, reportez-vous à la section Configurer un enregistrement de configuration de l’approbation.
- Pour affecter un niveau d’approbation à l’enregistrement de configuration de l’approbation, reportez-vous à la section Affecter un niveau d’approbation à l’enregistrement de configuration de l’approbation.
- Pour définir une règle d’approbation pour le niveau d’approbation dans l’enregistrement de configuration de l’approbation, reportez-vous à la section Configurer une règle d’approbation pour le niveau d’approbation.
Pour plus d’informations sur les rôles de l’application GRC : Approver Configurator , reportez-vous à la section .
Rôles requis pour créer des règles d’approbation de politique
- Un utilisateur disposant du rôle sn_compliance.manager peut créer des règles d’approbation de politique avec le rôle sn_grc_appr.admin.
- Les utilisateurs disposant des rôles sn_grc.business_user et sn_grc.business_user_lite et supérieurs peuvent afficher une politique.
- Un utilisateur doit avoir mp_document_user avec le rôle sn_grc.business_user ou sn_grc.business_user_lite pour accéder au document lorsque l’annotation est activée.
Workflow de configuration de la configuration de l’approbation
Lorsque vous configurez la configuration de l’approbation sur un enregistrement de politique, le workflow contient les étapes suivantes.
- Lorsqu’une approbation est demandée pour un enregistrement de politique, l’état de la politique passe à l’état En attente d’approbation .
- Si la méthode d’approbation est sélectionnée sur Utiliser des approbateurs, elle utilise les approbateurs mentionnés dans l’enregistrement de politique.
- Si la méthode d’approbation est sélectionnée comme Utiliser une règle d’approbation, elle vérifie que la configuration est valide et adaptée à l’enregistrement de politique. La configuration de l’approbation dynamique recherche l’enregistrement de configuration de l’approbation associé à la politique.
- La configuration d’approbation dynamique récupère ensuite les approbateurs de chaque enregistrement de niveau d’approbation et envoie une demande d’approbation pour chaque niveau.
- Si aucune configuration valide n’est trouvée, un message d’erreur s’affiche indiquant qu’il n’existe aucune configuration valide pour la politique.
Les étapes du workflow sont illustrées dans l’exemple suivant.
Si vous êtes le propriétaire de la politique, vous pouvez sélectionner les approbateurs de la politique dans le champ Approbateurs du formulaire Politique. Les approbateurs sont généralement les utilisateurs disposant du rôle d’utilisateur Compliance. Si vous n’avez pas l’accès approprié, vous ne pouvez pas accéder à l’enregistrement de politique. Pour demander l’accès à l’enregistrement de politique, vous devez contacter l’administrateur de conformité.
Intégration d’une configuration d’approbation dynamique à une politique
Pour intégrer une configuration d’approbation dynamique à un enregistrement de politique, vous pouvez configurer plusieurs niveaux d’approbation et, pour chaque niveau, vous pouvez configurer les règles d’approbation. En fonction des niveaux d’approbation et de la configuration des règles, les approbations sont déclenchées automatiquement. Lorsqu’un niveau est approuvé, l’enregistrement de politique est soumis au niveau d’approbation suivant.
Le workflow d’intégration de la configuration de l’approbation dynamique à une politique est illustré dans l’exemple et les étapes suivants.
- Lorsqu’une approbation est demandée pour la politique, l’état de la politique passe à l’état En attente d’approbation .
- La configuration de l’approbation dynamique recherche l’enregistrement de configuration de l’approbation adapté à la politique actuelle.
- Si la configuration de l’approbation dynamique n’est pas configurée sur un enregistrement de politique ou, même si elle est configurée, elle ne s’applique pas à cet enregistrement de politique particulier, un message d’erreur s’affiche indiquant qu’aucune configuration valide n’a été trouvée pour l’enregistrement de politique et l’enregistrement est abandonné. Les utilisateurs doivent revenir à votre enregistrement de politique et sélectionner les approbateurs ou créer une configuration valide pour l’enregistrement de politique.
- Si la configuration d’approbation dynamique est configurée, les approbateurs, les niveaux d’approbation et les règles sont ajoutés en fonction de la configuration de l’enregistrement de configuration d’approbation.
L’exemple suivant illustre l’ensemble du workflow.
Composants utilisés pour la configuration de l’approbation dynamique
- Le module Règles d’approbation des politiques crée ou vérifie les configurations d’approbation avec la table source comme politique.
- La table d’approbation de politique stocke les approbateurs de chaque niveau de la configuration de l’approbation. Il peut être utilisé pour suivre l’état des niveaux d’approbation.
- En fonction de la décision de niveau actuel, la politique est transmise au niveau d’approbation suivant ou, si elle est rejetée, elle est réinitialisée à l’état de brouillon . Si tous les niveaux sont approuvés, la politique passe à l’état Publié .